STUDIU DE CAZ: Cum să reduci cheltuielile pentru e-mail la jumătate și să salvezi 150.000 de euro

CONTEXTUL: Conceptul de cloud computing intră în atenția tot mai multor companii, inclusiv din România. Tendința mondială de migrare de la aplicațiile instalate pe computere și achiziția și operarea propriei infrastructuri IT la închirierea acestei infrastructuri și utilizarea online a aplicațiilor prin cloud începe să prindă teren și pe plan local.

DECIZIA: Provident Financial România implementează soluția de cloud computing Office 365 a Microsoft. Este cel mai mare astfel de contract semnat până acum de Microsoft pe plan local – aproximativ 750 de utilizatori, angajați ai comerciantului de credite de mică valoare, folosesc soluția Office 365.

EFECTELE: Dincolo de creșterea productivității angajaților și a mobilității forței de vânzări sau de reducerea costurilor de administrare a departamentului IT, cheltuielile cu soluția de e-mail pentru angajați sunt estimate să se reducă la jumătate de la implementarea din 2011 și până în 2016. Mai mult, potrivit calculelor Provident, o infrastructură IT internă similară cu Office 365 ar fi costat 150.000 de euro, cheltuieli care sunt astfel economisite.

SOLUȚIILE DE TIP CLOUD COMPUTING, PRIN CARE O COMPANIE EXTERNALIZEAZĂ INFRASTRUCTURA ȘI SERVICIILE IT ȘI FOLOSEȘTE APLICAȚII SOFTWARE ONLINE, fără să le mai instaleze pe computere, par să fi rămas rezervate mai degrabă companiilor mici și mijlocii cu cel mult câteva zeci de angajați decât corporațiilor. În 2011 însă, Microsoft a semnat cel mai mare contract pentru implementarea soluției Office 365, la acel moment pentru un număr de aproximativ 300 de utilizatori din rândul angajaților companiei, anume Provident Financial România.

În prezent, toți cei peste 750 de angajați folosesc soluții cloud. Astfel, aceștia au acces la toate funcțiile suitei de aplicații Office, fără ca acestea să fie instalate pe computerele din companie, ci accesate de la distanță prin internet. Asemenea tuturor soluțiilor de tip cloud disponibile pe piața locală, Office 365 vine la pachet cu servicii de suport și este vândut ca un abonament lunar pentru fiecare utilizator în parte, cu tarife diferite în funcție de numărul de servicii incluse, de la câțiva euro și până la sume de ordinul zecilor de euro pe lună pentru un angajat.

IDEEA IMPLEMENTĂRII CLOUD COMPUTINGULUI ÎN PROVIDENT A APĂRUT DIN DOUĂ MOTIVE: pe de-o parte, soluția de e-mail folosită era găzduită și administrată de o sucursală din cadrul grupului britanic, ceea ce însemna costuri destul de ridicate, iar pe de altă parte, compania avea nevoie de un sistem de lucru colaborativ, cu funcționalități de videoconferință, dar și management al documentelor, așa încât să eficientizeze activitatea și să diminueze cheltuielile cu deplasările. În prima parte din 2011, compania a derulat un proiect pilot de migrare în nori pentru 60 dintre angajați, iar apoi a decis extinderea soluției pentru un număr mai mare de oameni, mai cu seamă că o analiză efectuată de departamentul IT a arătat că pentru o infrastructură și servicii similare Office 365 deținute la nivel intern ar fi fost necesară o investiție în hardware, software și servicii de peste 150.000 de euro.

Proiectul de implementare s-a derulat în mai mule etape, în urma unor analize la nivel de funcționalități și compatibilități și apoi analize ale infrastructurii în vederea migrării. În final, cei 300 de utilizatori inițiali, cifră extinsă ulterior la 750, s-au mutat în nori, cu planuri diferite de licențiere în funcție de necesitățile de lucru – Exchange Online pentru angajații care au nevoie doar de e-mail, planul E1 care include Lync și SharePoint Online pentru utilizatorii mobili și planul E3 care oferă suplimentar și Office Professional Plus. Iar pentru echipa de management au fost incluse și smartphone-uri Windows Phone 7.5 pentru integrarea nativă cu Office 365.

VALOAREA CONTRACTULUI NU A FOST FĂCUTĂ PUBLICĂ, însă o estimare pe baza tipului de servicii Office 365 selectate și a numărului de utilizatori se învârte în jurul a câtorva mii de euro, plată efectuată lunar fără alte investiții în echipamente și aplicații.
Cele mai evidente efecte ale migrării în cloud sunt faptul că în decurs de cinci ani de la implementare, costurile soluției de e-mail vor fi scăzut cu 50%. Apoi, investiția este mai mică decât dacă s-ar fi făcut o investiție în infrastructură și servicii IT proprii – cheltuiala inițială de peste 150.000 de euro în acest sens va fi plătită astfel în cel puțin patru ani, pe când infrastructura IT internă necesită îmbunătățiri și noi inves-tiții mai repede decât atât.

Mai mult, angajații companiei dispun de aceleași funcționalități nu numai pe desktop, ci și pe dispozitivele mobile precum tablete sau telefoane mobile inteligente fără costuri suplimentare, pe când soluția de e-mail mobil folosită anterior impunea plata unei licențe pentru fiecare dispozitiv de aproximativ 20 de euro pe lună. Apoi, compania a sesizat o creștere a productivității, precum și o diminuare a cheltuielilor cu transportul aferente călă-to-riilor periodice pentru ședințe la nivel de grup ale managementului și mai multor mem-bri din echipa de vânzări.

Și, nu în ultimul rând, s-au optimizat costurile inclusiv cu administrarea departamentului de IT al Provident, întrucât soluția Office 365 este administrată direct de către Microsoft, pe când o soluție proprie ar fi presupus ges-tio-narea internă a serverelor, actualizarea solu-țiilor software și responsabilitatea securității datelor. Ceea ce, în final, ar fi însemnat angajați în plus.