Viitorul sună tot mai rău pentu angajați. Mai multe companii vor să folosească un sistem în care să își monitorizeze tot timpul angajații, chiar și când lucrează de acasă

De câte ori vă opriți pentru o gustare, pentru a vă plăti facturile sau, poate, într-o zi mai relaxată, să urmăriți ultimul episod din serialul preferat pot fi informații la îndemâna oricărui angajator. În Marea Britanie se vorbește deja despre tehnologii de recunoaștere facială care să identifice orice moment în care angajatul nu se află în fața laptopului, dar nici șefii din România nu sunt în totalitate „relaxați” când vine vorba de munca la domiciliu a colegilor lor. 

Firma de consultanță și audit PwC a stârnit critici în presa internațională din cauza dezvoltării unui software de monitorizare a angajaților din City-ul londonez care lucrează de acasă. Potrivit The Times, patru bănci de investiții și o companie de administrare de active discută cu firma în legătură cu adoptarea noii aplicații, care, prin intermediul tehnologiei de recunoaștere facilă, ar putea să monitorizeze câte pauze de gustări – sau chiar și de toaletă – își iau angajații.

Aplicația, descrisă inițial în publicația Financial News, ar avea ca scop întrunirea standardelor de compliance referitoare la angajații care lucrează de acasă. Totuși, criticile stârnite de aceasta se leagă de intruziunea în viața privată a angajaților – această tehnologie fiind asociată cu un Big Brother al vremurilor moderne.
PwC esta una dintre cele mai mari companii de consultanță și audit – așa numitele „Big Four” – iar pașii făcuți de aceasta ar putea genera o adevărată revoluție în direcția monitorizării angajaților care lucrează în regim remote.
Cum stau lucrurile în România?

Potrivit informațiilor acordate anterior într-un interviu publicat în varianta digitală a Business MAGAZIN de avocații Alexandra Dunăreanu și Alexandru Moraru, care lucrează pentru casa de avocatură Filip&Company, în România angajatorii au atât dreptul, cât și obligația de a monitoriza activitatea salariaților care lucrează de acasă în această perioadă. Potrivit legii, fiecare angajator trebuie să țină o evidență a orelor de muncă prestate zilnic de către salariați, pentru a o pune la dispoziția inspectorilor de muncă în eventualitatea unui control. Omisiunea de a ține această evidență poate atrage amendarea angajatorului cu până la 3.000 de lei.

„În contextul actual, în care majoritatea angajaților lucrează de acasă, devine incidentă legislația privind telemunca, situație în care o monitorizare legală va avea de asemenea în vedere și dreptul angajatorilor de a verifica activitatea salariaților (i.e., telesalariaților), în condițiile stabilite prin contractul individual de muncă, contractul colectiv de muncă sau regulamentul intern”, spuneau avocații în perioda stării de urgență.

Monitorizarea angajaților poate fi văzută și ca o activitate aflată în strânsă legătură cu îndeplinirea obligației angajatorilor de a verifica și întreține echipamentele de muncă necesare telemuncii (de exemplu, laptopurile puse la dispoziția angajaților), dar și a verificării respectării de către angajați a anumitor reguli existente la nivelul companiei. În acest context, monitorizarea ar putea viza inclusiv activitatea efectuată de telesalariați prin intermediul acestor echipamente și modalitatea de îndeplinire a atribuțiilor de serviciu, observau ei.

Pe de altă parte, monitorizarea telesalariaților trebuie privită și din perspectiva protecției datelor cu caracter personal, fiind susceptibilă a atrage responsabilități și provocări suplimentare pentru angajatori, deoarece poate genera riscuri semnificative privind confidențialitatea telesalariaților dacă activitățile de monitorizare sunt excesive în raport de drepturile și libertățile lor sau nu sunt susținute de existența unui interes de afaceri legitim, echilibrat, motivat și proporțional.

„Angajatorii trebuie să respecte principiile cheie prevăzute de regulamentul general privind protecția datelor (RGPD) referitoare la prelucrarea datelor salariaților în mod legal, echitabil și transparent cu asigurarea integrității, exactității și confidențialității datelor, precum și colectarea acestora cu respectarea principiilor limitării legate de scop, stocare și reducerii la minimum a datelor, cu respectarea dreptului salariaților la viață privată și de familie. Anterior desfășurării activităților de prelucrare, angajatorii  va trebui să efectueze un test de echilibru prin care să documenteze faptul că respectivele prelucrări se află în echilibru cu drepturile și libertățile angajaților și că nu sunt în măsură a reprezenta o încălcare a acestora”, precizează avocații.

Silviu Stahie, specialist în securitate informatică la Bitdefender, observă și el că angajații pot fi monitorizați de companii, iar acest lucru este perfect legal.
Cum se face însă, mai exact, monitorizarea angajaților prin dispozitivele de serviciu?

„Angajatorii pot folosi metode proprii de monitorizare a angajaților, precum aplicațiile software dedicate sau chiar prin corelarea activității cu orele de program – de exemplu, când s-au conectat calculatoarele la serverul VPN al companiei, când s-au trimis e-mailuri sau când și cum au fost folosite aplicațiile de business.”

De cele mai multe ori, conectarea la rețeaua companiei se face printr-un serviciu VPN aprobat și agreat. O astfel de soluție de VPN oferă acces la resursele companiei, dar e posibil ca nu tot traficul generat să fie rutat prin rețeaua companiei.  „Este de reținut că un serviciu VPN nu anonimizează traficul între angajat și companie, ci doar asigură un coridor sigur de comunicare între cei doi. În general, în funcție de profilul companiei, o problemă mult mai stresantă decât timpul petrecut de angajați lucrând de acasă sau activitatea lor efectivă este securitatea infrastructurii”, crede specialistul în securitate informatică.

Componenta de securitate a datelor e abordată în general prin instalarea unor instrumente specifice, gestionate de la distanță de echipele de IT. Soluțiile de securitate pentru mediul business protejează laptopurile companiilor de atacuri malware, de spam și phishing. Soluțiile de protecție a datelor și soluțiile de criptare protejează informațiile companiei în eventualitatea distrugerii sau pierderii sistemului. „Un exemplu simplu ilustrează riscurile la care își supun companiile angajații. După ce o persoană își termină activitatea profesională, folosește laptopul de la serviciu pentru a verifica e-mailul propriu și deschide un mesaj cu malware care infectează sistemul. Acum, potențialii atacatori pot folosi sistemul compromis pentru infiltrarea în rețeaua companiei”, explică el un scenariu prin care datele companiei pot fi puse în pericol.

Adrian Dinu, fondator al firmei axate pe pontaj electronic, control acces wireless și monitorizare de active la distanță Creasoft, oferea într-un interviu anterior exemplul firmelor de IT, în care era o practică obișnuită ca angajații să lucreze acasă o zi pe săptămână chiar și înainte de contextul pandemic. În cadrul acestui program, verificarea angajaților care lucrau de acasă se făcea prin sondaj: „Șeful unui departament îi suna prin sondaj pe angajați, organiza conferințe audio sau la anumite ore, în încercarea de a afla dacă angajații sunt măcar acasă și implicit dacă măcar pe perioada conferinței/apelului deschid proiectele la care lucrau ca să prezinte date despre evoluția muncii lor”.

De asemenea, în situația unora dintre ei, se cereau și rapoarte de activitate, în care angajatul completa ceea ce a lucrat. „Cam acesta erau mijloacele de control, limitate la timpul managerului, care mai avea și el și alte sarcini.
Au existat însă și companii care implementau altfel de modalități de monitorizare: „Au existat și companii care implementau programe de monitorizare de activitate pe PC, fără pontaj, mai degrabă de semispionaj, în sensul că se instalau aceste aplicații de către administratorii de rețea pe PC-urile angajatorilor, de obicei fără să fie informați angajații. Acest tip de aplicații de monitorizare se intercalau între aplicațiile care pornesc odată cu PC-ul și se efectua un transfer de date netransparent la o bază de date, din care rezultau anumite rapoarte legate de ce a scris sau ce a butonat angajatul, pe ce site-uri a navigat, la ce film s-a uitat, dacă a copiat vreun fișier, dacă a trimis pe e-mail vreun fișier de pe un black list etc.”, observă Adrian Dinu.

Creasoft a dezvoltat o aplicație de monitorizare care permite angajatului să știe când este monitorizat de angajator. „Transparența este dată și de faptul că angajatorul face cunoscut angajatului care sunt acele activități pe PC (de divertisment de exemplu) care nu vor intra în calculul orelor pontate. Scopul nu este de a-l prinde pe angajat cu lecția neînvățată. Rezultatul muncii este însă cel care contează pentru fiecare angajator, așa că cei care nu performau înainte de această schimbare nu vor fi cei care vor aduce cele mai multe rezultate nici acum, indiferent de cât de multe ore vor ponta, dar vor fi forțați să lucreze un minim necesar. Cum, de altfel, există angajați care sunt performanți într-un timp mult mai scurt și apoi se pot uita la Netflix”, descrie el rațiunea aplicației companiei sale.

În ceea ce privește bugetele direcționate de companie în acest tip de produse, Adrian Dinu spune că prețurile pentru licența software în condițiile situației de urgență în care ne aflăm sunt de 0,5 euro/lună/angajat timp de minimum două luni sau până la încheierea stării de urgență. Or, bugetul alocat de companii în această direcție nu este unul consistent: la un număr mediu de 200 de angajați/companie, efortul financiar al unei companii va fi de
100 de euro/lună, sumă care include și TVA.