Time management eficient: 7 metode prin care un lider își poate conduce echipa spre succes

Numărul de ore pe care le avem la dispoziție într-o zi nu poate fi mărit, însă ceea ce poate schimba fiecare este modul în care își gestionează timpul astfel încât să impună o disciplină și o implicare mai mari atât la nivel personal, cât și în rândul echipei.

Sufocați de prea multe sarcini și responsabilități la birou, mulți dintre noi obișnuim să spunem că timpul este cel mai mare dușman al nostru. Specialiștii în resurse umane ne demonstrează că ni-l putem transforma în cel mai bun prieten dacă aplicăm câteva metode simple de time management.

1. Află de ce tu și angajații tăi pierdeți timpul: Primul pas în eficientizarea timpului petrecut la birou este găsirea cauzei pentru care managerul și echipa sa risipesc din orele de lucru. Pentru că toată lumea recunoaște că pierde timpul la birou, mai mult sau mai puțin. În cazul angajaților, acest lucru poate fi cauzat de surfingul pe internet, bârfitul alături de colegi sau de navigarea pe rețelele sociale. Dar managerii trebuie să găsească motivele concrete pentru care angajații pierd vremea pe internet. Un soft de pontaj, care permite monitorizarea atentă a timpului petrecut de angajați la serviciu, le poate fi de mare ajutor managerilor și antreprenorilor. 

2. Generează obiective de management: Folosirea unui program pontaj nu înseamnă că poți face rost de mai mult timp – ziua tot 24 de ore are – însă te ajută să-ți schimbi comportamentul astfel încât să renunți la timpii morți pentru a te canaliza pe ceea ce este cu adevărat important să faci. Iar acest lucru nu se poate realiza fără să-ți stabilești niște ținte zilnice, săptămânale și/sau lunare și pe care să le ți îndeplinești. Munca haotică, fără un plan prestabilit favorizează cel mai mult pierderea timpului.

3. Folosește instrumente eficiente de time management: Pe lângă softurile de pontaj și de monitorizare a timpului, există multe alte instrumente prin care poți să-ți programezi taskuri împreună cu echipa și să-ți gestionezi mai bine timpul. Un program ca Outlook, de exemplu, pe care îl are toată lumea instalat pe calculatoare, te poate ajuta să-ți programezi ședințe, întâlniri, evenimente și te anunță din vreme de ele astfel încât să-ți poți gestiona cât mai bine agenda profesională.

4. Prioritizează fără milă: Toți avem tendința să facem cât mai multe lucruri și de cele mai multe ori stăm ore întregi peste program pentru a termina tot ce este de făcut. Acest stil haotic de a munci nu face decât să erodeze puterea de muncă și productivitatea. În timp. De aceea, tot ce nu este important trebuie dat la o parte, pentru a face loc priorităților. Poate că într-o zi ai în agendă trecute 20 de taskuri de îndeplinit, însă un program de time management te poate ajuta să te ocupi mai întâi de urgențe.

5. Învață să delegi: Fiecare manager sau antreprenor are tendința să creadă că nimeni nu face lucrurile mai bine decât el și are, de asemenea, tendința să facă totul de unul singur. Delegarea atribuțiilor este un gest destul de greu de acceptat de către un lider care consideră că jobul lui este să le facă el pe toate. Astfel de situații nu pot funcționa la infinit și vine inevitabil momentul în care fie nu mai are timp fizic să facă totul, fie este epuizat. De aceea, delegarea sarcinilor este obligatorie, mai ales într-o poziție de management, în care responsabilitatea este foarte mare și taskurile sunt multe.

6. Găsește-ți momentul de maxim randament: Unii dintre noi suntem mai productivi la 5.00 dimineața, înainte ca toți ceilalți să se trezească. Alții, abia după ce își beau cafeaua și intră în rutina zilnică, iar alții nu se pot concentra până spre după-amiază și preferă să stea la birou seara până mai târziu. De aceea, un program flexibil, în care fiecare vine la birou atunci când are cel mai bun randament este preferabil unui program fix, prestabilit, în care nu toată lumea are productivitate maximă.

7. Elimină timpii morți din programul tău:  De la întâlnirile cu clienții și până la programările la dentist sau ambuteiajele din trafic, există perioade în decursul unei zile când trebuie să aștepți. Dar asta nu înseamnă că acesta trebuie să fie un timp pierdut. Tehnologia zilelor noastre ne permite să ne îndeplinim obiectivele oriunde ne-am afla. Așadar, în timp ce ești blocat în trafic sau aștepți un client, telefonul, laptopul sau tableta pot fi de mare ajutor, chiar dacă nu ești la birou.

În consecință, toate metodele prezentate mai sus pot ajuta un manager să-ți eficientizeze timpul și să-l eficientizeze și pe cel al angajaților săi. Pentru că timpul pe care îl muncim ne aparține și-l putem organiza astfel încât să obținem maximum de rezultate. Împreună cu echipa.

Articol cu continut publicitar