Ștefania Ivanciu, Director de Marketing DocProcess: Cum poate fi implementată transformarea digitală de către orice companie?

În studiul „The CEO Imperative in Romania“ realizat în 2021, Ernst&Young arată că pentru a avea succes în noul context postpandemic, companiile trebuie să-și reimagineze fiecare aspect al afacerilor lor – design de produse și servicii, modele de afaceri, model de operare și multe altele – și să-l reproiecteze pentru inovație și agilitate. COVID-19 a accelerat schimbarea și a arătat clar că adaptarea ad-hoc nu mai este durabilă, iar investițiile în creștere și transformare digitală ar trebui să facă parte dintr-un proiect intenționat. Tot de aici aflăm că 97% dintre companiile românești și-au accelerat agenda de transformare ca răspuns la schimbările generate de pandemie și că 84% dintre directorii executivi din România văd accelerarea tehnologiei și inovarea digitală ca fiind cea mai importantă tendință care le afectează compania. Pentru ca transformarea digitală să aibă succes, schimbările trebuie să înceapă la nivelul culturii și proceselor organizaționale, înainte de a fi implementate noi instrumente. Transformarea digitală nu mai trebuie privită ca un subiect tabu de către companii. Majoritatea tehnologiilor digitale oferă posibilități de creștere a eficienței. Dar cea mai mare problemă cu care companiile se confruntă în implementarea cu succes a transformării digitale este teama că tehnologia va înlocui oamenii. Prin urmare, angajații tind să respingă, în mod conștient sau nu, transformarea digitală. Este esențial ca liderii organizației să recunoască aceste temeri și să evidențieze că procesul de transformare digitală este de fapt o oportunitate pentru angajați de a-și adapta expertiza la cerințele pieței muncii din viitor. Dacă oamenii sunt rezistenți la schimbare, iar practicile curente ale organizației sunt defectuoase, transformarea digitală va amplifica și mai mult acele defecte.

Compania aflată în procesul de transformare digitală trebuie să identifice un partener cu o experiență substanțială în acest domeniu, care va sprijini comunicarea cu angajații. În următoarea etapă acest partener va elabora un plan de gestionare a schimbărilor necesare. Călătoria spre transformarea digitală începe întotdeauna cu revizuirea proceselor interne și externe și apoi cu adaptarea resurselor digitale.

Unul dintre domeniile potențiale ale transformării digitale cu cea mai mare rentabilitate a investiției este automatizarea procesului Procure-to-Pay (procesul de achiziție, procesare a facturilor și plată). Iată doar o parte din beneficiile pe care companiile le pot accesa prin automatizarea acestuia:

 Accelerarea proceselor operaționale prin automatizare. Astfel, datele sunt procesate mai rapid, fără erori, iar echipa, în loc să efectueze sarcini repetitive, cum ar fi introducerea detaliilor unor facturi, se poate concentra pe activități cu valoare adăugată. De exemplu, clientul nostru Saint-Gobain România, a reușit să economisească 200 de ore în fiecare lună pentru verificarea facturilor și concilierea documentelor, datorită automatizării. În total, valoarea facturilor digitalizate a ajuns la 10 milioane de euro.

De partea noastră, câștigurile sunt multiple: viteza, eficiența, precizia, fiabilitatea, conformitatea și securitatea procesării tranzacțiilor. Din partea furnizorilor noștri, soluția le oferă vizibilitate deplină asupra procesării facturii lor: de la primire, la validare și plată. Această transparență îmbunătățește considerabil relațiile noastre. În cele din urmă, timpul de procesare fiind scurtat, am economisit câteva zile de reverse factoring !” Ciprian Stoica, Chief Financial Officer, Saint-Gobain Glass România

 Îmbunătățirea procesului de luare a deciziilor datorită accesului la date de calitate. Companiile care au trecut printr-o transformare digitală au acces 24/7 la date în timp real, fapt care le poate ajuta să ia decizii de afaceri mai bune. Prin automatizarea procesării facturilor, clienții noștri ating o rată de eroare a documentelor de sub 0,1%, iar fiecare parte implicată într-o tranzacție primește notificări în timp real despre situația fiecărui document și despre orice discrepanțe apărute cu privire la datele existente. Acest lucru permite, de asemenea, utilizatorilor să monitorizeze în timp real și cu exactitate respectarea termenilor conveniți contractual.

Ž Agilitate crescută, flexibilitate și scalabilitate. Companiile care folosesc tehnologia și care au procese automatizate își pot extinde numărul de clienți, parteneri sau furnizori fără a fi nevoie să angajeze personal nou. DocProcess oferă integrarea și gestionarea completă a ecosistemului de afaceri al clienților noștri (clienți, furnizori și alți parteneri), indiferent de dimensiunea, industria și capacitatea lor tehnică. Cora România a reușit să integreze 93% dintre furnizorii săi în mai puțin de 18 luni. Prin această integrare, DocProcess permite companiilor să interacționeze 100% digital cu ecosistemul lor încă din prima zi și pe întreg parcursul evoluției lor.

„Am fost cu adevărat impresionat de eficiența implementării oferite de echipa DocProcess. Ei au reușit să ne înroleze furnizorii cu viteza luminii. Platforma DocProcess este flexibilă și scalabilă pentru a ne acomoda toate nevoile de business și pentru a ne sprijini toate procesele financiare.“ Bertrand Gregory, Director Financiar și Administrativ, România Hypermarché.

 Schimb de documente sigur și conform. Schimbul de documente nesecurizat, precum facturile prin e-mail, crește riscul de fraudă. Un raport al companiei Abnormal Security indică faptul că incidența fraudelor cu factura sau plata prin Business Email Compromise (BEC) a crescut cu 112% între T1 și T2 din 2020 și 155% între T2 și T3. BEC este o fraudă complexă ce vizează companiile care lucrează cu furnizori sau clienți străini și efectuează des plăți prin transfer bancar. Schimbul electronic de date printr-o platformă sigură care oferă, de asemenea, corelarea mai multor documente (N-Way matching) asociate unei tranzacții, face mai ușoară identificarea facturilor reale. În cele din urmă, cu stocarea într-o arhivă electronică sigură, companiile pot controla și monitoriza accesul și activitatea pentru fiecare document.

 Conectivitate oricând și de oriunde – transformarea digitală permite o muncă demnă de secolul XXI, oferind un mediu de colaborare care poate fi accesat de oriunde din lume, atât timp cât există o conexiune la internet. De exemplu, arhiva electronică DocProcess permite oricăror utilizatori autorizați să își încarce, descarce, partajeze și stocheze documentele, oricând și oriunde s-ar afla – în siguranță și în deplină conformitate legală.

‘ Economii de numerar – transformarea digitală se traduce în lucru mai rapid, fără erori și, de asemenea, mai eficient. Carrefour, după implementarea soluției DocProcess, a reușit să reducă la cinci minute timpul de procesare a facturilor. Rata de eroare la documente s-a redus la sub 0,1%, rezultând o scădere cu 90% a timpului de procesare a facturilor.

„Platforma DocProcess ne ajută să facem economii semnificative prin automatizarea procesării facturilor, eliminarea documentelor pe hârtie, asigurarea acurateții facturilor, automatizarea gestionării excepțiilor și prin soluționarea îmbunătățită a litigiilor. Scopul nostru strategic este să ne digitalizăm procesele de afaceri, îmbunătățind în același timp conformitatea și controlul legislativ. Atât noi cat și furnizorii noștri beneficiază acum de o platformă multidirecțională care ne acoperă 100% din facturi și asigură respectarea regulilor fiscale și de afaceri.“ Adela Florean, fost Director Consolidare și Raportare Contabilitate, Carrefour.

Ceea ce am putut observa de-a lungul timpului este că atunci când o companie prinde gustul transformării, nu se mai oprește. Perspectivele care se deschid atunci când ne transformăm în intern și ne dăm seama că astfel putem să lucrăm cu cei din jur, sunt surprinzătoare. Când digitalizarea este gândită la nivel de ecosistem, prin integrarea tuturor actorilor implicați în proces, apar noi idei de business și noi oportunități de dezvoltare. Transformarea digitală nu este o revoluție tehnologică, ci o revoluție de organizare, de înțelegere și de inovație a proceselor de business.