Șerban Patriciu, avocat asociat, Patriciu SCA: „Există standarde de piață la închirierea spațiilor de birouri din România?“

Din păcate, piața închirierii de birouri din România nu a atins încă un grad suficient de maturizare pentru a putea vorbi de adevărate standarde de piață conturate în mod neechivoc și acceptate ca atare de către jucătorii de pe piață. Piața este într-o zonă gri, între începutul preluat ca atare din țările civilizate, la pachet cu modelele de contracte de sute de pagini, specifice dreptului anglo-saxon, și perioada de așezare pe o linie proprie.
Existența unor standarde de piață acceptate general ar facilita acest business și ar aduce beneficii atât proprietarilor de clădiri de birouri cât și chiriașilor acestora, multe deal-uri fiind ratate din cauza unor așteptări nerezonabile ale părților.
Până atunci însă, vă prezint câteva dintre reperele ce pot fi luate în calcul de proprietarii sau potențialii chiriași ai spațiilor de birouri ce par să se fi cristalizat pe piață până în acest moment:

Acordul
Ca procedură, prima etapă după contactul inițial cu reprezentanții proprietarului clădirii de birouri este semnarea unui acord preliminar neangajant prin care se agreează principalii termeni comerciali (suprafață, chirie, durată, facilitați etc.). După această etapă, chiriașii mai sofisticați analizează titlul de proprietate asupra imobilului, existența certificatului de performanță energetică și a autorizațiilor necesare conform legii (securitate la incendiu, protecție civilă, funcționare – după caz și ISCIR pentru lifturi și cazane).

Contractul
Urmează negocierea și semnarea contractului de închiriere. Chiriașul notează apoi contractul de închiriere în cartea funciară a imobilului, se fac măsurarea și predarea spațiului închiriat, chiriașul elaborează planurile de arhitectură și instalații pentru amenajarea spațiului închiriat și obține, după caz, autorizația de construire pentru partiționările interioare, precum și autorizația de securitate la incendiu, dacă este necesar.
Reperele comerciale și legale ale unui asemenea contract de închiriere sunt următoarele:
• Spațiul: spațiul închiriabil este format din spațiul net de birouri la care se adaugă o cotă din spațiile comune ale clădirii. Această cotă, denumită add-on factor, este calculată ca raport între spațiile comune ale clădirii și spațiul total al clădirii și variază, de obicei, între 5 si 25%. Se închiriază complementar spații de parcare și spații de depozitare.
• Chiria: este exprimată în mod normal în euro (de regulă între 5 și 25 euro pe metru pătrat de spațiu închiriabil), plata fiind făcută lunar, în avans, la cursul de schimb comunicat de către Banca Națională a României pentru data plății. În plus față de chirie, se datorează o taxă pe servicii, exprimată de asemenea în euro (între 3 și 5) pe metru pătrat de spațiu închiriabil, taxă care cuprinde toate cheltuielile comune ale clădirii (inclusiv asigurarea și taxele locale aferente clădirii), împărțite pro-rata între chiriași și plătibile la fel și odată cu chiria. Taxa pe servicii se regularizează anual pe baza cheltuielilor efective, chiriașii având dreptul să verifice anual calculele proprietarului (sistem open book). De asemenea, chiriașul va suporta costul utilităților consumate în spațiu care sunt contorizate individual (de obicei electricitate și apă).
• Garanția: chiriașul constituie o garanție în favoarea proprietarului, sub forma unei scrisori de garanție bancară sau a unui depozit, valoarea garanției fiind în mod uzual la nivelul a trei luni de chirie și taxă de servicii.
• Facilități: chiriașul beneficiază în mod normal de două tipuri de facilități din partea proprietarului: o contribuție pentru lucrările de amenajare (exprimată în euro pe metru pătrat de spațiu închiriabil, de obicei între 50 și 150) și o perioadă de scutire de la plata chiriei (de obicei între 3 și 9 luni, împărțite pe perioada contractuală).
• Termen: termenul închirierii este de obicei un termen ferm de minimum 5 ani, chiriașul având uneori posibilitatea de a denunța contractul (break option) la/după o anumită perioadă (de obicei minimum 3 ani). Predarea spațiului către chiriaș se face cu o perioadă (de obicei minimum o lună) înainte de data începerii termenului pentru a permite chiriașului să amenajeze spațiul închiriat. Pentru această perioadă nu se datorează chirie, dar se plătesc taxa pe servicii și utilitățile consumate în spațiu.
• Penalități: termenul ferm se traduce prin existența unor penalități datorate proprietarului de către chiriaș în cazul încetării contractului anterior împlinirii termenului (exceptând încetarea din culpa proprietarului), respectiv chiria și taxa de servicii pe întreg termenul rămas (sau până la prima dată la care chiriașul putea denunța contractul). Chiriașul poate rezilia contractul doar în situații strict limitate (de exemplu în cazul în care utilitățile sunt întrerupte pentru mai mult de două săptămâni sau spațiul este neutilizabil într-un procent de minimum 50% pentru mai mult de o lună).
• Extindere: uneori, chiriașul beneficiază de un drept de preferință la închirierea spațiilor adiacente,
dar acesta se exercită ținând seama de alte drepturi similare prealabile acordate altor chiriași (care au prioritate).
• Prelungire: prelungirea termenului de închiriere inițial se face, de obicei, în condițiile de piață de la momentul respectiv și nu în aceiași termeni comerciali.
• Restituire: restituirea spațiului închiriat către proprietar se face în mod uzual după înlăturarea amenajării chiriașului și curățarea/repararea spațiului, proprietarul urmând să predea spațiul open space noului chiriaș. Costul demolării amenajării chiriașului și al efectuării curățeniei și a reparațiilor necesare se ridică în mod normal la jumătate din costul realizării acelor amenajări. Noul chiriaș poate prelua amenajările chiriașului anterior (de obicei fără vreun cost), preluând în acest mod și obligația de a aduce spațiul la starea inițială (open space) la sfârșitul termenului închirierii.
Piața închirierii spațiilor de birouri se maturizează într-un ritm accelerat, cele de mai sus fiind deja cunoscute și acceptate de către jucătorii din domeniu. Alte aspecte generează încă discuții aprinse, dar tendința este una pozitivă, piața devenind din ce în ce mai matură.