(P) Smarthuts, software-ul care îți organizează activitatea echipelor de lucru pe teren

Înființată în 2008 de un director IT de multinațională, compania Netlinx Systems a venit la momentul respectiv ca răspuns la nevoile din piață de servicii IT profesioniste. Pe o piață încă în dezvoltare, s-a remarcat prin abordări diferite, cu influențe nord-americane, și s-a regăsit ca furnizor foarte potrivit pentru corporațiile sosite în România în căutare de personal calificat tehnic și responsabil. „Ne place să fim la curent cu cele mai noi soluții tehnice, să le înțelegem și să vedem cum pot ele să ajute businessul să funcționeze mai ușor. Am început să fim căutați atunci când alte companii, deși aveau departamente de IT, nu reușeau să rezolve o problemă tehnică complexă”, declară Cristi Dragomir, CEO al
Smarthuts.com.

La fel ca alte companii românești, compania și-a diversificat serviciile astfel încât să răspundă cât mai multor nevoi ale clienților săi. Odată cu digitalizarea afacerilor, a apărut inevitabil nevoia înființării unui departament de dezvoltare software, care a venit și ca un răspuns al nevoilor interne ale companiei – nevoi de coordonare, organizarea activității, project management, ticketing, evidența activităților și facturare. „Cu unii clienți colaborăm mai ușor și cu alții mai dificil. La fel, noi, intern, aveam o serie de activități pe care le realizam cu ușurință, altele în care ne împotmoleam. Ne-am întrebat de ce se întâmplă acest lucru și ce putem face să ușurăm munca noastră și a clienților noștri”, spune Cristi Dragomir. Răspunsul la întrebare a venit din analiza interacțiunii dintre ei și client, din a observa concret ce se întâmplă în momentul în care clientul solicită un anumit serviciu. Au observat că se putea colabora mult mai ușor cu acei clienți care foloseau diverse tool-uri software de organizare internă. Sistemele de ticketing, sistemele de răspuns în timp real, sistemele de colaborare în timp real, sistemele de project management erau cele care făceau diferența.
Concidența face ca în acea perioadă unul dintre clienții Netlinx să vină către ei cu cerința de dezvoltare a unui software de property management. În faza de documentare pentru această soluție, prin studierea altor softuri din domeniu sau adiacente, au observat impactul unui software dezvoltat inteligent și ușor de utilizat asupra unei afaceri care îl folosește. 
„Problemele pe care le-a ridicat clientul respectiv pe partea de management al echipelor de mentenanță și reparații, al programării acestor activități  au început să fie observate și la mulți alți clienți ai noștri. Până la urmă, «când ai un ciocan în mână toată lucrurile în jur ți se păr cuie».”  
În anul 2016 a fost dezvoltat MVP-ul SmartHuts iar Soluția SmartHuts conține the best of many worlds. Tot în 2016, chiar dacă era în stadiul de concept, a obținut recunoaștere, câștigând Techub Bucharest Demo Night și Start-up Sauna.

Goana după bani
„Înainte să pleci la drum îți faci calcule.” Costurile pentru devoltarea soluției la capacitățile proiectate și la scalabilitatea dorită de Netlinx se ridicau conform previziunilor la 500.000 de euro. S-au analizat posibilitățile de finanțare disponibile la acel moment în România și, bazându-se pe originalitatea soluției SmatHuts și aplicabilitatea în mai multe a altor sectoare economice, cea mai bună opțiune în acel moment a fost aplicarea pentru fonduri europene. 
Smarthuts a obținut finanțarea solicitată în cadrul Axei „POC: Acțiunea 2.2.1 – Sprijinirea creșterii valorii adăugate generate de sectorul TIC și a inovării în domeniul prin dezvoltarea de clustere 2014-2020” și pentru ei acest lucru a venit ca o recunoaștere a viabilității proiectului. „Odată cu primirea finanțării a început adevărata muncă. Au contat foarte mult oamenii și am ținut multe interviuri astfel încât să îi alegem pe cei mai buni. Nu sunt ușor de convins; a trebuit să îi facem să vadă și să înțeleagă viziunea noastră, să rezoneze cu produsul și să își dorească să creeze, să facă parte dintr-un proiect ce urmă să fie făcut de noi de la zero. Și nu a fost doar atât. Echipa a trebuit să realizeze și să mențină un echilibru între nevoile complexe ale partenerilor care au adus know-how-ul și crearea unei aplicații extrem de ușor de utilizat. Au urmat zile și nopți de definit fluxuri, brainstorming în timpul și după program, incremente nenumărate în interfața aplicației. Munca noastră începuse să prindă contur și nu ezitam să ne și bucurăm când finalizam câte un modul.”   

Ce este Smarthuts
Este o aplicație software online, în cloud, accesibilă de oriunde. Pentru companiile mari există și varianta on premise. Software-ul stochează informații despre operațiunile de mentenanță și reparații ale unei organizații și despre echipele din teren (angajați tehnici și contractori) și optimizeză activitatea folosind instrumente și metode moderne. Pe românește, este o unealtă software pentru managementul mentenanței.

Ce este managementul mentenanței?
„Orice ființă și lucru din lumea asta are nevoie de mentenanță. Mentenanța este de două tipuri: preventivă si corectivă. Făcând o paralelă cu oamenii, faptul că mergi o dată la șase luni la dentist pentru detartraj înseamnă că faci o mentenanță preventivă. Când te duci la 3 dimineața cu o durere sfâșietoare la cabinetul de urgență și îți scoate nervul, înseamnă că faci o mentenanță corectivă”, explică Cristi Dragomir.
Mentenanața din perspectiva echipamentelor și aparatelor, dacă nu este făcută la timp și corect, poate aduce de la costuri crescute de reparație până la întreruperea fluxului de business (vending machines, linii de producție, roboți etc).
Printre problemele pe care echipa Smarthuts le-a observat la clienții săi se numărau: faptul că angajații lor nu erau suficient de responsabili astfel încât să treacă prin toți pașii necesari într-un proces de mentenanță, mențineau cu greu evidența consumabilelor, pieselor de schimb și a uneltelor utilizate în operațiuni, nu aveau o viziune clară asupra timpului și duratei mentenanței și încărcăturii muncii. Echipele din teren nu aveau mereu obiceiul confirmării și comunicării a ceea ce s-a întâmplat, pierdeau șirul lucrărilor. Nu exista o metodă facilă prin care clienții clienților puteau să comunice apariția unei probleme (portal sau aplicație mobilă).  Exista un haos în documentația tehnică și documentația de intervenție și multe altele care de fapt se traduc în costuri de timp și bani pentru companii. 

Ce face Smart Huts
Rezolvă toate problemele de mai sus și multe altele. Împărțită în 19 module, surprinzător de ușor de utilizat, având și o aplicație nativă mobile Android, eficientizează comunicarea, reduce timpul și pune ordine în documente. „Dacă înainte îți lua o săptămână și o armată de oameni să îți faci un forecast la stocurile de piese și consumabile, acum îți ia 3 minute, dacă ai aplicația SmartHuts. Dacă înainte oamenii din echipele tale trebuia să își aducă aminte ce consumabile au folosit la intervenții, acum  trebuie doar să verifici în aplicație”, spune Dragomir. 
SmartHuts e un loc în care îți poți defini  locațiile (clădirile tale sau ale clienților, puncte în care ai aparate instalate etc.), ca apoi să îți poți plasa în locațiile respective echipamentele sau aparatele. Poți adăuga apoi nomenclatoare de piese de schimb, unelte și consumabile cu caracteristici, cantități și alte elemente. La toate cele menționate mai sus poți adăuga informații de proveniență, costuri, calendar, documentație, stocuri, alerte și multe altele.
În modulele de angajați și subcontractori îți poți adaugă angajații tehnici și contractorii. Aceste persoane sunt cele cărora le vei aloca ordine de lucru și alte sarcini. Prin aceste elemente poți urmări eficiența și timpul lor de răspuns.
Clienții tăi pot plasa cereri de intervenție (exemplu: „S-a stricat aparatul de aer condiționat”) accesând portalul online sau aplicația mobilă dedicată clienților. Aceste cereri sunt transmise în timp real echipei de intervenție sau cui este nevoie. Poți monitoriza astfel timpul de răspuns al echipelor tale sau ale subcontractorilor.
Modulul de Ordine de lucru (Work Order) este unul optimizat astfel încât să fie nevoie de un minim de informație introdusă pentru a menține ușurința și viteza în utilizarea soluției.
Modulele de Venituri și Cheltuieli (Income and Expenses) sunt dedicate unei utilizări avansate, permit introducerea manuală sau importul de date și oferă o viziune globală asupra eficienței clienților tăi, a angajaților și subcontractorilor. 
Modulul de Raportare și Forecast este integrat cu algoritmi de machine learning și furnizează informații, alerte și prognoze în timp real pe baza informațiilor existente. 
Normal, toate informațiile necesare în Smarthuts pot fi importate direct din fișiere Excel sau alte formate, nefiind nevoie să le introduci manual. 

​Pentru un cont de trial încercați smarthuts.com

Beneficiile utilizării Smarthuts
●  Scade cu peste 80% durata medie de remediere a unei probleme apărute în teren
●  Permite administrarea din punctul de vedere al mentenanței a zeci de mii de echipamente și aparate într-un singur loc
●  Face mai simplă administrarea stocurilor de consumabile și piese de schimb 
●  Facilitează administrarea activității echipelor din teren
●  Generează automat documentede intervenție și le stochează în cloud
●  Eficientizează colaborarea și monitorizarea contractorilor
●  Permite echipamentelor inteligente să trimită alerte și mesaje direct către echipele tale
●  Îți economisește timp prin preluarea cererilor de service și distribuirea lor automată către echipele potrivite 

2008 – Înființarea Netlinx Systems SRL 
2011 – Înființarea departamentului dezvoltare software
2016 – Dezvoltare MVP Smarthuts & câștigare „TechHub Bucharest Demo Night” și „Startup Sauna Bucuresti” 
2017 – Smarthuts obține finanțare nerabursabila prin fonduri europene POC: Acțiunea 2.2.1 – Sprijinirea creșterii valorii adăugate generate de sectorul TIC și a inovării în domeniu prin dezvoltarea de clustere 2014-2020
2019 – Lansare Smarthuts.com în România
2020 – Lansare Smarthuts în Europa  

Costuri
Avantajele unei soluții SaaS online din perspectiva costului de achiziție și implementare sunt net superioare altor tipuri de aplicații. Nu necesită infrastructură IT și personal IT calificat, costul inițial de achiziție nu există. Pe scurt, abonamentele încep de la
100 de euro lunar și variază în funcție de complexitatea afacerii. Pentru testare sau acomodare există posibilitatea creării unui cont de trial, cu toate modulele incluse, de 60 de zile.
Parteneri
Know-how-ul a fost foarte important și a fost oferit de:
●  2 hoteluri de 5 stele
●  4 multinaționale cu peste 1.000 de angajati fiecare
●  2 firme de facility management
●  3 clădiri de birouri
●  2 parcuri logistice
●  o companie antreprenorială românească cu activități în zona de producție alimentară, retail și închiriere de spații comerciale

Dezvoltarea aplicației SMARTHUT – soluție software-hardware care integrează echipamente pentru facilitarea managementului clădirilor
Proiect cofinanțat din Fondul European de Dezvoltare Regională prin Programul Operațional Competitivitate 2014 – 2020
NETLINX SYSTEMS SRL
27.05.2019
Conținutul acestui material nu reprezintă în mod obligatoriu poziția oficială a Uniunii Europene sau a Guvernului României