OPINIE - Prof. Martina Huemann, Professional MBA Project Management în cadrul WU Executive Academy: „Ghid de managementul crizei: Ce ar trebui să știe managerii de proiect"

În perioadele grele precum cea actuală, caracterizată de limitări drastice determinate de producția întreruptă, lucrările de scurtă durată și restricțiile impuse de autorități, un management de criză eficient al proiectelor este foarte important. Acesta implică profesioniști cu o expertiză solidă, experiență de leadership și cu o mentalitate corectă.
Indiferent de tipul, domeniul de aplicare și complexitate, numeroase proiecte din practic toate industriile sunt afectate de criza prezentă. Acest lucru se întâmplă din cauză că multe organizații nu dispun de resursele necesare pentru a face față problemelor neprevăzute. Primul pas care ar trebui făcut este o evaluare cuprinzătoare a situației. În opinia mea, există trei căi de acțiune posibile pentru a aborda provocările de care se lovesc proiectele în desfășurare.

1. Căutarea alternativelor
Există alte opțiuni disponibile? Dacă da, de ce resurse suplimentare, atât în termeni de personal, cât și de finanțări este nevoie pentru a le realiza? Rezultatul așteptat justifică cheltuielile extra?

2. Oprirea proiectului
Uneori, are mai mult sens să îți reduci pierderile și să pui capăt unui proiect. Acesta este un pas pe care îl recomand atunci când modelul de afaceri din spatele proiectului nu mai este unul potrivit. Cu alte cuvinte: dacă un proiect nu mai poate obține beneficiile estimate, managerii săi ar trebui să îl anuleze, deoarece continuarea acestuia ar fi mai scumpă decât oprirea sa. Aceasta este, cu siguranță, o decizie greu de luat. De aceea experiența de leadership în project manangement este crucială. 
3. Amânarea proiectului
A treia opțiune este cea mai populară în acest moment și din motive bine întemeiate. Nu ar trebui să renunțăm la fiecare proiect; acest lucru ar îngreuna viața ulterior. Prin întreruperea proiectului, resursele și echipa sa pot fi reactivate rapid într-o nouă fază, când economia este relativ redresată. Ceea ce este esențial, însă, este să aveți o despărțire „curată” și să comunicați acest lucru în mod transparent tuturor celor implicați. De exemplu, părțile interesate trebuie să fie informate că proiectul va lua o pauză, dar că există un plan concret care să includă toate detaliile și calendarul pentru continuarea ulterioară a acestuia. Acest lucru înseamnă, de asemenea, că managerii de proiect trebuie să înregistreze detaliat rezultatele deja obținute pentru a putea relua lucrul cu echipa cât mai repede posibil după pauză.

Cum se pot adapta managerii de proiect
Care este cea mai bună metodă pentru managerii de proiect să facă față situației actuale? Cu toate că unele proiecte sunt acum întrerupte, multe companii investesc în modele de afaceri alternative. Un exemplu este cel al segmentului nostru: educația continuă. Practic peste noapte a trebuit să părăsim sălile noastre de curs și să ne adapăm toate ofertele de învățare online, cât mai repede posibil. O astfel de schimbare implică un efort imens și este nevoie de un proiect pentru a-l duce la capăt.
Pentru ca un proiect să aibă succes, este nevoie de o mentalitate „get it done”, care poate fi găsită la numeroși manageri experimentați. Este vorba despre voința de a obține rezultate cu adevărat performante într-un timp scurt. Aceast lucru necesită motivație intrinsecă, viteză, priorități și obiective clare, structuri transparente și deadlineuri perfect coordonate pentru a sprijini echipa în organizare, deoarece într-o astfel de situație trebuie ca toți cei implicați să fie uniți cu adevărat.
Și cu toate acestea, există o limită la cât de repede se pot realiza lucrurile. Gândiți-vă la industria construcțiilor, de exemplu: unele lucrări pur și simplu nu pot fi accelerate dincolo de un anumit punct. Totuși, este benefic întotdeauna ca un proiect să fie structurat în etape distinctive, fără a pierde din vedere imaginea de ansamblu. Un stil de lucru agil și o comunicare perfectă cu clientul vor ajuta la obținerea rapidă a rezultatelor intermediare. Astfel, progresul devine vizibil, iar efect psihologic pe care acesta îl are nu trebuie subestimat. Este nevoie de curaj pentru a încerca o abordare nouă și uneori neconvențională, iar acest lucru presupune o mentalitate potrivită.

Competențele de care au nevoie managerii de proiect
Mulți manageri își pun întrebarea dacă actuala criză și urmările sale vor necesita abilități și expertize diferite în gestionarea proiectelor. Nu aș spune că este vorba despre abilități fundamental diferite. Criza a pus în lumină competențele care sunt deosebit de importante: leadershipul adevărat, comunicarea solidă și capacitatea de a lăsa echipa să se autoorganizeze, în timp ce tu ghidezi cursul acțiunii. Abilitățile de autoorganizare permit deciziile rapide și o colaborare țintită, ceea ce, la rândul său, va produce rapid rezultatele dorite. Managementul de proiect în perioade de criză se referă și la reziliență: managerii trebuie să poată face față oricărei situații neprevăzute. O abordare de tip trial-and-error este utilă – de exemplu prototiparea rapidă sau la învățarea de tip double loop – pentru a testa opțiunile disponibile, a le elimina rapid pe cele care produc rezultate slabe și a le alege pe cele care livrează. 

Continuarea proiectelor care stimulează relansarea economică
După criză va trebui să ne concentrăm pe redresarea economiei, este clar. Va fi momentul să continuăm cu noile idei și modele de afaceri care au fost dezvoltate. Proiectele nu sunt utile doar pentru a ghida o transformare pe termen scurt, ci pot fi implementate și pentru a construi ceva pe o perioadă mai lungă de timp. Dacă doriți ca o companie să se transforme cu adevărat în loc să se adapteze doar puțin, aveți nevoie de un proces structurat de schimbare. Un exemplu este cel al întoarcerii la birou după perioada de lucrat de acasă. Condițiile create pentru revenirea la modul de lucru normal vor avea un impact durabil, dincolo de sfârșitul crizei.

Cererea de manageri de proiect, în continuă creștere
În perioadele dificile, există o cerere crescută pentru managerii de proiect. Experții care pot aduce structura într-o situație haotică și care cunosc metodele de a introduce și susține schimbarea sunt o resursă umană foarte căutată. Managementul profesional al proiectelor poate servi ca o linie de salvare pentru orice criză; poate fi o busolă pentru organizație și angajații săi în momentele dificile. Astfel, schimbarea sau o nouă strategie pot fi împărțite în obiective concrete, pe care personalul ulterior le poate îndeplini. Proiectele concepute inteligent ne vor ajuta să creăm un viitor pozitiv, pentru toată lumea.
WU Executive Academy organizează pe plan local programul Executive MBA Bucharest, la care se înscriu anual circa 30 de manageri și antreprenori.