OPINIE Liviu Apolozan, VP strategie & fondator DocProcess: Încercați automatizarea... sunt sigur că o să vă placă

Multe dintre toate aceste neajunsuri și mult din munca de remediere a erorilor pe care trebuia să o depună departamentele financiare s-au redus sau s-au eliminat cu totul pentru companiile care au ajuns să folosească majoritar sau exclusiv facturarea electronică în relațiile lor comerciale. Online, totul e mai simplu, spunea până nu de mult un mare retailer și, în acest caz, avea mare dreptate. Facturarea electronică, eliminarea nevoii de semnătură fizică și de ștampilă au redus costuri și au eliminat nenumărate întârzieri. Și totuși, pentru noi, acesta e doar începutul drumului. Al doilea pas, la fel de important ca primul și la fel de productiv în generarea de economii, este standardizarea care duce la interoperabilitatea sistemelor și a proceselor de business. Pe scurt, eliminarea multor dureri de cap și ușurarea derulării relațiilor comerciale la nivel de piață europeană ca piață unică. Practic orice ERP „discută” cu orice alt ERP fără dezvoltări costisitoare sau de lungă durată.
Pentru a încuraja digitalizarea, Uniunea Europeană a introdus din 2014 Directiva 2014/55/EU, care subliniază, chiar din primul paragraf, nevoia de interoperabilitate și necesitatea utilizării unui standard european de facturare electronică în schimburile comerciale dintre companii și instituțiile publice. Această directivă este deja adoptată la nivel legislativ în majoritatea țărilor Uniunii Europene, iar unele dintre acestea deja fac proiecte de lege prin care să impună același mod de lucru tuturor tranzacțiilor B2B.
La DocProcess, am testat pe propria noastră piele beneficiile standardizării și ale interoperabilității, acestea două fiind principiile pe care le-am avut, de altfel, la bază, când ne-am creat un model de business care ne-a ajutat să ajungem rapid la mii de clienți.
Folosind standardul UBL (Universal Business Language) pentru documente de business electronice, standard unanim adoptat de Uniunea Europeană, am putut înrola aproape toți furnizorii clienților noștri principali și am ajuns în scurt timp la automatizarea proceselor de facturare pentru mii de companii, de diverse dimensiuni, românești sau internaționale. În lipsa unui standard, ar fi trebuit stabilite platforme de conversie separate pentru fiecare sistem în parte, ceea ce pentru un client mare din retail, de exemplu, ar fi însemnat înlocuirea unui vis urât cu un coșmar. Standardizarea, care poate fi, din proprie experiență, pusă în practică rapid și cu beneficii imediate, ne dă posibilitatea de a ne crea un ecosistem de business, un model concentric de dezvoltare care poate automatiza întregul ciclu de viață al unei tranzacții comerciale și al documentelor implicate.
Pe lângă toate acestea, faptul că la un moment dat vom fi oricum obligați să ne conformăm Directivei 2014/55/EU aproape că nu mai are atâta importanță. E ca și cum cineva ți-ar spune că ai o problemă de sănătate pe care trebuie să o tratezi cu tort de ciocolată. Mulțumesc, tăiați-mi o felie generoasă.
Adoptarea în avans și din proprie inițiativă a standardelor europene a adus deja sumedenie de beneficii celor peste
3.200 de clienți ai noștri, și asta de ani buni. Și da, ca orice legislație europeană, directiva se va extinde curând de la sistemele de achiziții publice și asupra mediului de afaceri. În această idee, Franța și-a propus să adopte facturarea electronică obligatorie în tranzacțiile de tip B2B începând din 1 ianuarie 2023.