O companie din România a „angajat" un chatbot în echipa de Resurse Umane. Câte solicitări poate rezolva programul de Inteligență Artificială implementat de ei

În contextul digitalizării proceselor departamentului de resurse umane și al distanțării fizice, Chatbotul Timea devine colega virtuală de la HR ce rezolvă peste 70% din solicitările angajaților.

Descrierea inovației:

TotalSoft s-a axat pe digitalizarea proceselor din departamentele de resurse umane care au fost supuse unor presiuni foarte mari din cauza crizei pandemice. Mai exact, specialiștii HR trebuie să pună la dispoziția angajaților toate documentele de care au nevoie, să răspundă rapid la solicitările acestora, să poată continua procesele de recrutare și angajare, să editeze contracte de muncă și să le depună electronic la ITM, toate acestea fără interacțiune față în față, respectând cerințele de distanțare socială. Reprezentanții companiei punctează că proiectul de digitalizare a resurselor umane are o istorie foarte lungă și a început cu dezvoltarea unei soluții pentru managementul resurselor umane prin care să se administreze, într-o bază unică de date, toate informațiile cu privire la angajați, inclusiv salarizare, pontaj, evaluare performanță, training, beneficii, portal de SelfService etc. Această soluție a fost validată de peste 300 de clienți, firme de top din România, care își digitalizează  la momentul actual procesele de HR prin Charisma HCM. În 2020, compania s-a concentrat pe implementarea unor soluții adiționale, integrate nativ cu aplicația Charisma HCM, prin care să ofere suport 24/7 angajaților care lucrează remote și nu numai. Chatbotul Timea a fost abordat în urma analizei tendințelor globale în materie de comunicare, respectiv preferința oamenilor de a comunica prin mesaje text. Timea poate susține o conversație de tip text, prin care să răspundă cerințelor venite din partea angajaților către departamentul de resurse umane. În același timp, înregistrează în sistem toate datele, trimite spre aprobare cerințele angajaților și documentele necesare.

Elementul de noutate:

Soluția este ușor de folosit și poate fi adoptată rapid de orice angajat, whitecollar sau bluecollar. Astfel, se pretează tuturor angajaților dintr-o organizație, indiferent de obiectul de activitate sau mărimea acesteia.

Efectele inovației:

Printre beneficiile imediate pe care le aduce Timea se numără reducerea costurilor cu peste 40% a timpilor dedicați taskurilor repetitive (generare adeverințe, concedii de odihnă sau medicale) și  faptul că răspunde la peste 70% dintre cerințele primare de HR ale angajaților, aceștia nefiind obligați să se deplaseze la sediu pentru rezolvarea lor. De asemenea, chatbotul Timea este disponibil online și poate fi contactat oricând folosind cele mai accesate platforme de comunicare: Facebook Messenger, Teams, WhatsApp. Ca exemplu concret, la unul dintre clienții TotalSoft din domeniul Oil&Gas cu 3500 de angajați de tip whitecollar și bluecollar, în prima lună de la lansarea chatbotului s-au înregistrat peste 7.000 de interacțiuni dintre Timea și angajați. Dacă luăm în calcul faptul că orice solicitare din partea angajaților ar necesita un minimum de 3 minute din partea specialistului de HR, o estimare de altfel foarte optimistă, ar rezulta că s-au salvat 21.000 minute, respectiv 350 de ore de muncă, într-o singură lună. În plus, angajații nu trebuie să  se mai deplaseze la sediu pentru fiecare solicitare și răspunsul e imediat, oferit la orice oră. Cu siguranță, în următoarele luni, gradul de interacțiune cu Timea va crește și orele salvate vor fi și mai multe.

Acest proiect a apărut în ediția specială Business MAGAZIN – Cele mai inovatoare companii din România. 

Metodologie: Business MAGAZIN vă prezintă anual, din 2014, o colecție de inovații realizate de companiile din România. Colecția proiectelor inovatoare din acest an a fost realizată în baza unui chestionar publicat pe site-ul businessmagazin.ro în care am solicitat date despre proiecte inovatoare puse în practică în companii active pe piața locală. Am solicitat o descriere a inovației, o fișă care să cuprindă, succint, domeniul inovației (tehnic, de business, de marketing, resurse umane etc.), efectele inovației (asupra oamenilor, partenerilor de afaceri, societății în ansamblu), precum și elementul de noutate al acestora.

În selecție am luat în calcul și dacă aceste inovații au fost realizate și concepute în România, iar în situația multinaționalelor, am avut în vedere ca inovația menționată să fi fost aplicată în filiala din România în același timp cu implementarea la nivel mondial sau ca piața locală să fi fost printre primele unde aceasta a fost implementată. Nu am luat în calcul inovațiile mai vechi de trei ani. De asemenea, nu ne asumăm că am fi surprins în întregime plaja proiectelor inovatoare din piața locală – lista este una deschisă, pe care ne-am propus să o completăm an de an, în funcție de propunerile primite de la reprezentanții companiilor din România.