Noua eră a afacerilor a venit mai repede decât crede toată lumea și asta doar pentru că pandemia i-a obligat pe toți să își digitalizeze businessurile pentru a supraviețui

„Transformarea digitală” a fost fără îndoială expresia cea mai des utilizată în toate organizațiile din România pe parcursul anului 2020. Ne punem întrebarea dacă am asistat la o transformare digitală în masă? Răspunsul este simplu: nu chiar.

Perioada de „lockdown” cauzată de pandemia de COVID-19 a condus la implementarea muncii de acasă (telemunca) pentru unele companii, iar acestea au fost nevoite să se adapteze rapid și să pună mai mult accentul pe tehnologie pentru a putea continua desfășurarea activităților de zi cu zi. În cazul multor afaceri din România a fost pentru prima dată când echipele lor au fost nevoite să lucreze de la distanță, iar comunicarea și accesarea informațiilor necesare a trebuit să fie efectuată exclusiv prin folosirea unor instrumente digitale.

Terminologia folosită cu preponderență în spațiul public în ultima perioadă a fost inconsistentă, fenomenul de „transformare digitală” fiind utilizat în mod eronat ca sinonim pentru „digitalizare” sau „digitizare”. Fiecare termen descrie un proces distinct de adoptare a tehnologiei în cadrul unei companii. Folosirea incorectă, implicit necunoașterea diferențelor dintre cei doi termeni de către conducerea unei organizații atrage după sine și pierderea unor oportunități legate de așteptările clienților și angajaților, evoluția întreprinderii respective, agilitatea acesteia în desfășurarea activității, precum și obținerea unui avantaj competitiv.

Primul pas spre digitalizare se realizează, în general, cu ajutorul digitizării. Digitizarea se referă la colectarea unor informații analogice, disponibile pe hârtie și transpunerea acestora într-un format digital, astfel încât să poată fi stocate, procesate și transmise pe un computer. Procesul de transformare a mai multor tipuri de documente analogice în format digital poate fi, de asemenea, denumit dematerializare, acesta fiind, de cele mai multe ori, pasul către procesele complet digitalizate. Procesul de digitizare este realizat printr-o serie de acțiuni precum: primirea documentului, sortarea și indexarea acestuia, scanare, OCR – Recunoașterea Optică a Caracterelor (o tehnologie prin care textul scanat este transformat in imagine, care la rândul ei este analizată în mod automatizat pentru recunoașterea de caractere), validări fiscale și personalizate, exportul către aplicațiile de business sau arhiva electronică.

Digitizarea reprezintă un prim pas, dar unul temporar. Informațiile disponibile doar pe hârtie vor crea întotdeauna probleme; prin urmare, organizațiile moderne ar trebui să aibă în vedere renunțarea definitivă la hârtie. Trecerea la digitizare este de obicei primul pas spre procesul complet electronic. Acest aspect este vizibil în special la companiile care primesc și validează facturile în câteva minute de la emiterea acestora. Datorită acestei continuități a datelor electronice, companiile pot vizualiza în timp real procesele lor financiare – toate aceste lucruri nu ar fi posibile fără renunțarea definitivă la hârtie.

Al doilea pas în procesul de transformare digitală este digitalizarea. Este puțin probabil ca digitalizarea să fie realizată fără un proces de digitizare efectuat în prealabil, deoarece de cele mai multe ori este necesar accesul la un istoric de documente. Digitalizarea constă în utilizarea de tehnologii și informații digitale pentru automatizarea operațiunilor și proceselor din cadrul unei organizații. Exemple de digitalizare includ implementarea unui ERP (Enterprise Resource Planning), CRM (Customer Relationship Management), adoptarea unei soluții electronice de gestionare a contractelor (Contract Management), automatizarea Purchase-to-Pay (de la achiziție la plată) și a fluxurilor Order-to-Cash (de la comandă la încasare). Digitalizarea necesită aproape întotdeauna pregătirea angajaților și rearanjarea anumitor procese și fluxuri de lucru ce vor conduce la optimizarea activității. Digitalizarea crește eficiența, îmbunătățește transparența datelor și reduce costurile, stimulând astfel creșterea afacerii. De cele mai multe ori, digitalizarea este o strategie care înseamnă mai mult decât simpla implementare a tehnologiei, deoarece pentru a avea impact implică o schimbare mai profundă a modelului de afaceri și a evoluției muncii. Digitalizarea reprezintă fundația în ceea ce privește transformarea digitală.

Digitalizarea crește eficiența, îmbunătățește transparența datelor și reduce costurile, stimulând astfel creșterea afacerii. De cele mai multe ori, digitalizarea este o strategie care înseamnă mai mult decât simpla implementare a tehnologiei, deoarece pentru a avea impact implică o schimbare mai profundă a modelului de afaceri și a evoluției muncii. Digitalizarea reprezintă fundația în ceea ce privește transformarea digitală. FOTO: Josh Riemer / Unsplash  

Prin digitalizare, companiile își pot crea un ecosistem de afaceri complet automatizat, unde relația cu furnizorii partenerii și clienții companiei este consolidată, iar vizibilitatea asupra tuturor proceselor sale de-a lungul întregului lanț de aprovizionare este deplină. Un impact imediat poate fi observat în orice companie.

Deși liderii unor organizații folosesc des digitalizarea ca termen general pentru transformarea digitală, termenii sunt diferiți. Transformarea digitală nu este despre tehnologie, ci despre oameni. Aceasta necesită adoptarea la o scară mai largă a tehnologiei digitale și a schimbărilor culturale. Transformarea digitală înseamnă schimbări organizaționale orientate spre client, susținute de conducerea companiei, determinate de provocările radicale privind cultura corporativă și presupune utilizarea de tehnologii care să ajute și să motiveze angajații.

Cum poate fi implementată transformarea digitală de către orice companie? Într-o primă etapă trebuie identificat un partener ce are o experiență substanțială în acest domeniu. În următoarea etapă trebuie elaborat un plan de gestionare a schimbărilor necesare și compania aflată în procesul de transformare digitală să fie sprijinită în comunicarea cu angajații, deoarece orice schimbare la nivel tehnic trebuie susținută și de o schimbare a mentalității angajaților.

Majoritatea tehnologiilor digitale oferă posibilități de creștere a eficienței. Dar cea mai mare problemă cu care companiile se confruntă în implementarea cu succes a transformării digitale este teama că tehnologia va înlocui oamenii, prin urmare angajații tind să respingă, în mod conștient sau nu, transformarea digitală. Dacă oamenii nu dețin mentalitatea potrivită pentru a se schimba, iar practicile curente ale organizației sunt defectuoase, transformarea digitală va amplifica și mai mult acele defecte. Astfel, pentru ca transformarea digitală să aibă succes, schimbările trebuie să înceapă la nivelul culturii și proceselor organizaționale, înainte de a fi implementate noi instrumente. Este esențial ca liderii organizației să recunoască aceste temeri și să evidențieze că procesul de transformare digitală este de fapt o oportunitate pentru angajați de a-și adapta expertiza la cerințele pieței muncii din viitor.

Trecerea de la hârtie la facturi în format structurat; semnarea electronică a documentelor – sunt noțiuni de bază ale digitizării. Pentru a începe cu adevărat călătoria spre transformarea digitală, companiile trebuie să își revizuiască procesele de afaceri. Principalul obstacol care stă în calea digitalizării companiilor românești nu este legat de bani sau timp, ci de procesele operaționale care sunt implementate fără o logică anume – de exemplu, procesele prin care sunt negociate și aprobate contractele sau modul în care sunt gestionate procesele de plată către furnizori. Aceste întreprinderi ar trebui să își găsească parteneri care să le poată asista în călătoria spre transformarea digitală, care începe întotdeauna cu revizuirea proceselor interne și externe și apoi, cu adaptarea resurselor digitale precum automatizarea. Aceste procese sunt absolut necesare pentru furnizarea unei imagini complete a activității oricărei companii.