Martina Huemann, WU Executive Academy: Arta managementului digital al proiectelor

În ultimii zece ani, digitalizarea a transformat profund domeniul managementului de proiect. În același timp, ponderea muncii bazate pe proiecte în cadrul companiilor a crescut în mod constant în toate industriile: conform unei previziuni a Institutului de Management al Proiectelor (PMI), companiile din întreaga lume vor avea nevoie de încă 2,2 milioane de manageri de proiect până în anul 2027. Dar ce abilități ar trebui să definească un manager de proiect modern în viitor și care sunt diferențele dintre managementul de proiect digital și cel tradițional?

Transformarea digitală a ajuns în toate ramurile de afaceri și a transformat profund modul în care proiectele sunt gestionate. Disponibilitatea absolută a noilor instrumente digitale solicită factorilor de decizie să își schimbe radical abordarea în ceea ce privește managementul de proiect. Schimbările aduse de digitalizare sunt clar vizibile în toate industriile și funcțiile – în unele industrii impactul lor este substanțial, în timp ce în altele, consecințele sunt mai puțin pronunțate. În domeniul construcțiilor, de pildă, impactul digitalizării a fost semnificativ: în proiectele de construcții, toți contractorii implicați folosesc modele digitale de procese și date, denumite în mod colectiv modelarea informațională a clădirilor sau BIM, pentru a planifica împreună un proiect.

În acest fel, se creează o infrastructură digitală care încorporează toate datele, de la începutul planificării până la etapa de întreținere, într-un singur sistem. Rezultatul este reprezentat de efecte sinergice de dimensiuni cu totul noi.

Dar ce abilități și expertiză sunt necesare managerilor de proiect, având în vedere ritmul alert cu care digitalizarea continuă să avanseze? Mai jos sunt răspunsurile la cele cinci întrebări cheie pe acest subiect:

1. Cum schimbă digitalizarea managementul de proiect? Soluțiile software moderne, big data, social media și tehnologiile inovatoare de simulare deschid posibilități noi și captivante în gestionarea digitală a proiectelor. Echipa de proiect se poate menține la curent în legătură cu evoluția proiectului printr-un simplu clic, iar furnizorii externi, partenerii sau sponsorii pot fi integrați eficient folosind soluții holistice de cloud. Mai mult, managerii de proiect pot folosi instrumente de vizualizare digitală pentru a reprezenta diferite scenarii, ceea ce le permite să implementeze eventuale schimbări într-un stadiu incipient și astfel să economisească o multitudine de resurse. Ca rezultat, proiectele devin mai transparente pentru toate părțile implicate, în timp ce procesele organizaționale sunt  simplificate și eficientizate. Managerii de proiect de astăzi lucrează mână în mână cu mici roboți cărora le pot delega multe sarcini consumatoare de timp.

2. Ce va rămâne neschimbat? Leadershipul este și va rămâne o sarcină esențială pentru managerii de proiect, motiv pentru care ar fi, de fapt, mult mai potrivit ca aceștia să se numească lideri de proiect și nu manageri. Un alt lucru care nu a fost afectat de transformarea digitală este faptul că niciun proiect nu seamănă cu celălalt. Mai mult, deși colaborarea este, cu siguranță, facilitată de platformele și instrumentele digitale, este esențial ca membrii echipei să se reunească pentru o întâlnire față în față la începutul unui proiect. Succesul unui proiect depinde întotdeauna de relațiile personale dintre membrii echipei.

3. Este posibil să trasăm o linie clară între managementul de proiect convențional și digital? Diferențele nu sunt atât de clare. Metodele stabilite care fac parte din pachetele individuale de lucru vor continua să funcționeze așa cum au făcut-o până acum, chiar dacă planul structural ar putea arăta oarecum diferit față de cel anterior. Și, deși utilizarea instrumentelor digitale este recomandată pentru orice proiect, nu este întotdeauna necesar să achiziționați o mulțime de instrumente în acest scop. Colaborarea digitală a devenit de mult timp standardul și pentru proiectele mici. Cu toate acestea, o cooperare de succes poate fi adesea realizată și folosind instrumente open-source sau programe IT convenționale. În câteva cuvinte, „reduceți la maximum.“

4. Ce abilități le vor fi necesare managerilor de proiect în viitor? Astăzi, nu există aproape nicio industrie care să nu se aștepte ca angajații să cunoască bine tehnologiile digitale. Însă pentru managerii de proiect, așteptările sunt și mai mari. Descrierea jobului lor se va schimba drastic. Aceștia va trebui să acționeze ca adevărați lideri chiar mai mult decât în trecut, deoarece leadershipul este un subiect crucial în managementul de proiect, chiar mai mult decât în alte sfere ale unei companii tradiționale: aceasta deoarece echipele de proiect sunt puse împreună pentru o perioadă de timp stabilită cu scopul de a realiza un proiect dat – adică o adevărată provocare pentru liderul proiectului, care trebuie să se asigure că proiectul rulează eficient cât mai curând posibil. În al doilea rând, managerii de proiect au rareori angajați care le raportează direct, deoarece proiectele sunt adesea gestionate din afara ierarhiei existente, iar aceștia întâmpină frecvent rezistență din partea companiei: din păcate, de multe ori proiectele sunt încă percepute ca o amenințare la adresa ierarhiei stabilite a unei companii.

Aceasta înseamnă că managerii de proiect trebuie să poată implementa rapid structuri adecvate și, în același timp, să conducă echipa de proiect pentru a-și face treaba cu succes. Reușita unui proiect depinde întotdeauna de modul în care managerii de proiect pot gestiona contradicțiile și interesele conflictuale și de capacitatea acestora de a rămâne la conducere chiar și atunci când se confruntă cu turbulențe puternice.

5. Ce instrumente ar trebui să utilizeze managerii de proiect? Există o varietate imensă și în continuă creștere de instrumente digitale în diverse domenii. Toate au avantajele și dezavantajele lor. Jira este utilizat în multe companii, dar și instrumentele cunoscute, precum MS Projects, sunt încă populare datorită aplicabilității lor modulare. Mai mult, există instrumente speciale potrivite pentru metode agile, precum Zenhub sau Taiga. Alte exemple care s-au dovedit foarte eficiente în practică sunt Clarizen, monday.com și Celoxis.

WU Executive Academy, parte a Universității de Economie și Afaceri din Viena (WU), organizează pe plan local programul Executive MBA Bucharest, la care se înscriu anual circa 30 de manageri și antreprenori.

Martina Huemann este directorul academic al programului de Professional MBA în Project Management din cadrul WU Executive Academy, care organizează programul Executive MBA Bucharest