KPMG Ada Confirmations Portal, instrument pentru departamentul de audit

Elementul de  noutate:
Activitatea este aproape întru totul automatizată și se desfășoară 24/24, iar urmărirea răspunsurilor primite se face în timp real. Portalul transpune procesul actual de confirmări și solduri în mediul online, astfel că transmiterea solicitărilor sau a răspunsurilor nu se mai realizează prin fax sau curier, iar e-mailurile nu mai sunt redactate de membrii echipei de audit.

Descrierea inovației:
În principiu, aceasta platformă este un instrument pentru departamentul de audit care pregătește si trimite automat scrisori de confirmare a soldurilor către terți ai clienților de audit. Răspunsurile sunt corelate automat la cererile trimise și statusul acestora este afișat în timp real.
Platforma poate fi folosită cu succes pentru gestionarea procesului intern de confirmare a soldurilor cu terții de către orice companie, indiferent de mărime sau de industria în care activează.
Procesul de punere în practică este unul simplu și care scurtează considerabil timpul de lucru al auditorului. Pentru fiecare client de audit există o selecție a terților acestora, cu scopul confirmării soldurilor și/sau a tranzacțiilor după caz.
În vederea pregătirii e nevoie să fie specificate datele de contact, tipul de scrisoare și limba dorită (română sau engleză) pentru fiecare terț în parte. Odată pregătite, acestea sunt aprobate de fiecare client de audit pentru a fi trimise.
Pregătirea se face automat de către platformă, care apoi o trimite către client. Scrisorile sunt trimise la date predefinite timp de 24 de ore pe zi. Răspunsurile sunt corelate automat la cererile trimise și statusul acestora este afișat în timp real.
Inovația a fost implementată în 2017, iar utilizarea ei este una simplă și intuitivă, potrivit informațiilor trimise de reprezentanții companiei.  Tehnologiile folosite pentru dezvoltarea acestei platforme sunt SQL Server și .NET.
Soluția a fost dezvoltată în cadrul centrului de servicii al KPMG România, în cadrul căruia lucrează peste 100 de oameni pentru șapte țări. Serviciile din acest centru includ procesări și analize de date, dar și dezvoltarea de produse inovatoare care automatizează procese folosind noile tehnologii; aceste produse sunt dezvoltate pentru toate funcțiile KPMG, atât pentru uz intern, cât și pentru clienți externi. Centrul de servicii suport al KPMG România este coordonat de Adela Ciucioi; serviciile din cadrul acestuia includ procesări și analize de date, dar și dezvoltarea de produse inovatoare care automatizează procese folosind noile tehnologii.  Alex Șoaică este coordonatorul a câteva echipe care oferă servicii de audit mai multor birouri europene ale KPMG. Modelul s-a dovedit a fi de succes, astfel că în ultimii ani a participat la implementarea unor centre similare în câteva țări non-UE.

Efectele inovației :
​Inovația a fost implementată în 2017. Potrivit reprezentanților KPMG, implementarea platformei la nivelul companiei a asigurat un proces conform printr-un control mai bun asupra fluxului de informații și în același timp a dus la creșterea eficienței pe măsură ce timpul asociat acestui proces a scăzut la mai puțin de jumătate. De asemenea, au fost înlăturate riscurile legate de pierderea scrisorilor primite, nu mai există confirmări incomplete, iar erorile umane au fost eliminate.