Începe marea debirocratizare: certificatul de naștere, diploma de studiu, autorizațiile de construire sau CIF-urile nu vor mai fi cerute în copie de către autorități

Certificatul de naștere, de căsătorie sau de deces, diploma de studii, autorizațiile de construire, autorizațiile emise de Inspectoratul pentru Situații de urgență sau codurile de identificare fiscală ale firmelor fac parte din lista documentelor care nu vor mai fi cerute în copie de către autoritățile din România.

Începând cu 1 ianuarie 2022, o lege care vizează marea debiro­cratizare a intrat în vigoare și promite schimbări importante în ceea ce privește interacțiunea între cetățeni și autoritățile publice (Legea nr. 267/2021 pentru completarea OU a Guvernului nr. 41/2016 privind stabilirea unor măsuri de simplificare la nivelul administrației publice centrale și pentru modificarea și completarea unor acte normative).

Irina Stănică, senior managing associate în cadrul casei de avocatură KPMG Legal – Toncescu și Asociații, a realizat, la solicitarea ZF, o sinteză a principalelor tipuri de documente care nu vor mai fi cerute în copie de către autorități și aplicabilitatea măsurilor din noua lege:

1. Categorii de documente vizate

Pentru corecta identificare a categoriilor de documente ale căror copii nu vor mai putea fi solicitate de autoritățile publice în format fizic, trebuie menționat că nu este vorba doar de documentele pe care autoritățile solicitante le-au emis ele însele, ci de orice documente emise de către instituții publice sau organe de specialitate ale administrației publice centrale din România.

Astfel, intră în categoria docu­mentelor ale căror copii nu vor mai putea fi solicitate în format fizic, având în vedere noile reglementări, docu­mentele de stare civilă, precum: certifi­catul de naștere, certificatul de căsă­torie, certificatul de deces. De aseme­nea, nu vor mai putea fi solicitate copii ale documentelor de studiu: diploma de studiu, supliment la diploma de studiu, scrisoarea de acceptare la studii sau copii ale docu­mentelor ce atestă atribuirea unui drept, precum: per­misul unic/Cartea albastră a UE, permisul de ședere temporară sau pe termen lung, avizul de angajare, cartea de rezidență, cartea de rezidență permanentă.

O altă categorie de documente ale căror copii nu vor mai putea fi solicitate o reprezintă aceea a documentelor ce atestă obținerea unor avize sau autorizații, precum: avizul tehnic de specialitate, autori­zațiile emise de diverse instituții (de ex. autorizație de construire, de mediu, autorizații ale Inspectoratului pentru Situații de Urgență etc.). În cazul în care se solicită furnizarea serviciului public de către o persoană juridică, acesteia nu îi vor putea fi solicitate copii ale certificatului de înmatriculare a societății ori de înscriere în registre, în cazul altor entități cu personalitate juridică (de ex. în Registrul Asociațiilor și Fundațiilor). De asemenea, nu vor mai putea fi solicitate copii ale codurilor de identificare fiscală (CIF). În plus, considerăm că nu vor putea fi solicitate nici copii ale certificatelor cu înscrierile de mențiuni efectuate la Oficiul Registrului Comerțului.

Ca o concluzie generală, apre­ciem că orice proces de furnizare a unui ser­viciu public trebuie condus de prin­cipiul minimizării volumului de infor­ma­ții pe care autoritatea publică ar pu­tea să îl pretindă beneficiarului, urmând ca aceste informații să fie obți­nute direct de la sursă, respectiv de la autoritatea publică care a ge­ne­rat acea infor­mație. Altfel spus, au­to­ritatea publică chemată să furnizeze ser­viciul public trebuie să se îndrepte întot­deauna către autoritatea publică sur­să, iar nu către beneficiarul ser­viciului, în vederea obținerii de infor­mații, cu atât mai mult cu cât în unele situ­ații este vorba de aceeași autoritate publică.

2. Aplicabilitatea noilor măsuri

Noile prevederi stabilesc faptul că li se interzice tuturor instituțiilor pu­bli­ce și organelor de specialitate ale ad­mi­nistrației publice centrale să so­licite per­soanelor fizice sau persoa­ne­lor ju­ri­dice, în vederea soluționării cere­rilor pentru furnizarea unui serviciu public, copii de pe avize sau alte documente care au fost emise de către instituții publice sau organe de specialitate ale administrației publice centrale.

Autoritățile vor putea solicita copii sau extrase ale respectivelor documente în format electronic autorităților emitente în baza consimțământului expres al beneficiarului serviciului public.

Măsurile adoptate recent reprezintă un pas înainte în eficientizarea procesului de furnizare a unui serviciu public de către autorități. Astfel, beneficiarii direcți ai dispozițiilor noii legi sunt atât persoanele fizice, cetățenii UE, ai SEE, Confederației Elvețiene, cetățenii statelor terțe, cât și persoanele juridice române sau străine, câtă vreme sunt îndeplinite următoarele cerințe: aceste persoane să solicite autorităților publice din România furnizarea unui serviciu public (sunt beneficiari ai respectivului serviciu), iar documentele să fi fost emise de instituții publice sau organe de specialitate ale administrației publice centrale din țara noastră.

În afară de beneficiarii direcți, apreciem că și autoritățile publice vor resimți efectele acestei debirocratizări, prin reducerea volumului dosarelor pe care le vor înregistra. În plus este nevoie de adoptarea unor noi proceduri de schimb de date între autorități pentru punerea efectivă în aplicare a Legii nr. 267/2021. Este de așteptat ca în primele luni de la intrarea în vigoare a legii să existe anumite impedimente în aplicarea ei, până la identificarea canalelor de comunicare a informațiilor pe care autoritățile le obțineau prin solicitarea copiilor după documente.