Dincolo de hârtii: Cum Blacksys eliberează potențialul companiilor din România

„Într-o lume în care hârtia încă dictează ritmul multor companii, Blacksys scrie viitorul în linii de cod simplificat,” spune Bogdan Gherghe, fondatorul companiei clujene care de peste 12 ani transformă modul în care funcționează afacerile din România.

Bogdan a luat personal decizia de a înființa această companie, asumându-și un risc calculat într-o perioadă când puțini vedeau valoarea digitalizării. El a avut intuiția și determinarea să meargă împotriva curentului, crezând cu tărie că piața românească are nevoie de soluții digitale accesibile. Alături de o echipă de specialiști cu peste două decenii de experiență în IT, Bogdan a văzut dincolo de prezent. A înțeles că firmele românești se sufocă sub munți de hârtii și procese manuale care le încetinesc creșterea și le limitează potențialul.

„Noi credem că digitalizarea este o călătorie, nu o destinație,” explică Bogdan cu pasiune. „Clienții cu care colaborăm pot crește prin sistemele oferite de noi, însă nu înainte de soluționarea punctelor critice existente la nivelul organizațiilor acestora.”

Să recunoaștem: realitatea pentru majoritatea companiilor înseamnă dosare îngrămădite în dulapuri, facturi care se rătăcesc și aprobări care durează săptămâni. Directori care semnează teancuri de hârtii fără să aibă timp să le citească. Contabili care aleargă după semnături. Angajați talentați care pierd ore în șir cu operațiuni repetitive, în loc să își folosească creativitatea și expertiza pentru a aduce valoare reală.

Blacksys a început să elibereze acest potențial blocat, pas cu pas, companie cu companie. Nu prin revoluții tehnologice complicate, ci prin transformări atent gândite pentru fiecare client în parte. Abordarea lor începe întotdeauna cu ascultarea și înțelegerea – identificarea acelor procese care consumă cel mai mult timp și creează cele mai multe frustrări.

„Tratăm fiecare proiect individual, aplicând însă bunele practici din industrie și din implementările anterioare,” subliniază Bogdan. Această filozofie a ajutat compania să dezvolte o metodologie structurată în șapte pași, care asigură tranziția lină spre digital.

Metoda acestor șapte pași a devenit fundamentul transformărilor de succes ale Blacksys:

1. Analiza și înțelegerea profundă a afacerii clientului – nu doar procese, ci și cultură organizațională, provocări specifice, viziune de viitor
2. Propunerea soluțiilor personalizate, adaptate perfect contextului unic al fiecărei companii
3. Dezvoltarea și testarea sistemelor, asigurându-se că totul funcționează fără cusur înainte de implementare
4. Implementarea cu atenție pentru a nu perturba operațiunile curente
5. Instruirea echipei clientului, asigurându-se că toți angajații înțeleg și adoptă noile sisteme
6. Lansarea oficială a sistemului în mediul de producție
7. Suport continuu, optimizări și adaptări la schimbările legislative sau de business

Acești șapte pași transformă o viziune abstractă de digitalizare în realitate palpabilă, cu rezultate măsurabile.

Povestea Berg Banat ilustrează perfect această eliberare de potențial. Această companie din sectorul producției se confrunta cu întârzieri cronice în procesarea comenzilor. Documentele circulau fizic între departamente, blocându-se frecvent pe birourile persoanelor ocupate sau în concediu. Comenzile clienților întârziau din cauza proceselor administrative lente, iar furnizorii erau plătiți cu întârziere. Talentul echipei era consumat de birocrație, nu de inovație.

După implementarea soluțiilor digitale, transformarea a fost profundă. Timpul de aprobare a documentelor s-a redus de la săptămâni la ore. Erorile operaționale au scăzut dramatic, iar productivitatea a crescut. Dar dincolo de cifrele reci, s-a întâmplat ceva mai important: angajații au fost eliberați de sarcini repetitive și și-au putut folosi expertiza pentru îmbunătățirea reală a producției. Potențialul uman și creativ al companiei a fost, în sfârșit, deblocat.

Poate una dintre cele mai semnificative contribuții ale Blacksys la eliberarea potențialului companiilor românești este automatizarea procesării E-Factura. Sistemul electronic de facturare introdus de ANAF promitea transparență și eficiență, dar pentru multe firme s-a transformat într-o povară administrativă. Facturile trebuie descărcate manual din Spațiul Privat Virtual, procesate și arhivate pentru 5 ani – deși ANAF le păstrează doar 60 de zile.

Echipa Blacksys a dezvoltat o soluție care transformă acest proces complicat într-unul simplu și automat. Sistemul preia facturile la intervale regulate, le arhivează sigur, le direcționează către persoanele potrivite pentru aprobare și le integrează cu celelalte facturi. Această automatizare a redus volumul de muncă cu peste 70% în companiile care au implementat-o, eliberând timp prețios pentru activități strategice.

„Soluțiile implementate de Blacksys au o scalabilitate și o performanță ridicată pe o perioadă lungă de timp, astfel încât, orice îmbunătățiri aduce acestora în viitor pot fi realizate rapid, fără a afecta activitatea companiilor,” spune Bogdan cu convingere.

Această capacitate de adaptare a fost esențială pentru Modern Power Systems, o companie din sectorul retail care se confrunta cu un volum uriaș de documente și procese manuale. Pe măsură ce afacerea creștea, sistemele administrative nu mai făceau față, limitând potențialul de dezvoltare. După implementarea soluțiilor digitale, timpul de răspuns către clienți s-a îmbunătățit considerabil, iar compania a putut să-și continue creșterea fără să adauge personal administrativ proporțional. Energia organizației a fost redirecționată de la procese interne către inovație și experiența clienților.

În spatele acestor transformări stau platforme europene solide precum JobRouter și DocuWare, adaptate la specificul românesc. „Nu vindem software, ci transformare digitală aplicată și personalizată nevoilor fiecărei companii,” insistă Bogdan. Este o nuanță importantă. Tehnologia este doar un mijloc, nu un scop în sine – mijlocul prin care potențialul uman și organizațional poate fi eliberat.

Dincolo de platforme, Blacksys a dezvoltat o serie de module specializate care răspund provocărilor specifice ale pieței românești: monitorizarea bugetelor în timp real, registratură digitală, lanțuri dinamice de aprobare internă sau integrarea cu procesatorii de plăți. Fiecare dintre aceste module a apărut ca răspuns la nevoile reale ale clienților, nu ca o soluție teoretică în căutarea unei probleme.

Această abordare pragmatică a ajutat compania să navigheze cu succes într-o piață complicată. Digitalizarea în România înseamnă nu doar adoptarea de tehnologii, ci și adaptarea la un context legislativ și cultural specific. Blacksys a reușit să găsească echilibrul potrivit, oferind soluții moderne dar adaptate realităților locale, care eliberează potențialul companiilor în loc să creeze noi constrângeri.

Pentru companiile care fac primii pași spre eliberarea potențialului lor, Bogdan recomandă o abordare graduală. „Începeți cu un proiect pilot într-un departament sau pentru un proces specific. Vedeți rezultatele reale înainte de a extinde soluția la nivel de organizație.” Această strategie reduce riscurile și permite validarea beneficiilor înainte de investiții mai ample.

Rezultatele sunt adesea surprinzătoare. Dincolo de eficiența operațională, multe companii descoperă beneficii neașteptate: un mediu de lucru mai plăcut pentru angajați, servicii mai bune pentru clienți, decizii de business mai informate datorită accesului rapid la date. Eliberarea de sub povara hârtiilor și a proceselor manuale nu înseamnă doar economie de timp, ci și descătușarea creativității și a inovației în organizație.

În viziunea lui Bogdan, viitorul Blacksys este strâns legat de trei direcții principale: adaptabilitatea la schimbările legislative, investițiile în tehnologii emergente precum inteligența artificială, și consolidarea rolului de partener strategic, nu doar furnizor de soluții. „Ne dorim să oferim timp, nu să-l consumăm,” rezumă el filozofia companiei.

Iar în contextul actual al economiei românești, timpul devine o resursă tot mai prețioasă. Companiile care reușesc să-și elibereze angajații de sarcinile administrative repetitive și să-i orienteze spre activități cu valoare adăugată mai mare au un avantaj competitiv semnificativ. Ele nu doar că operează mai eficient, ci își pun în valoare cea mai importantă resursă: talentul și creativitatea oamenilor lor.

„Transformarea digitală nu este despre tehnologie, ci despre oameni și procesele lor,” subliniază Bogdan. „Este despre a reda timpul și controlul celor care folosesc sistemele, permițându-le să se concentreze pe ceea ce contează cu adevărat în business.”

Într-o zi obișnuită în România, mii de angajați rămân prinși în capcana proceselor manuale, căutând documente, completând formulare sau așteptând aprobări. Este un potențial imens irosit – ore de creativitate, inovație și creștere care se pierd în sarcini administrative. Imaginați-vă acum aceste ore eliberate, acești oameni capabili să-și folosească talentul pentru a rezolva probleme reale, pentru a crea produse și servicii mai bune, pentru a construi relații mai puternice cu clienții.

Drumul spre eliberarea acestui potențial începe cu o decizie simplă: refuzul de a accepta ineficiența ca normalitate. Refuzul de a lăsa hârtiile să dicteze ritmul afacerii. Și angajamentul de a construi procese care servesc oamenii, nu invers. Blacksys demonstrează zi de zi că această transformare nu este doar posibilă, ci esențială pentru companiile care vor să treacă dincolo de limitările prezentului și să-și valorifice pe deplin potențialul în era digitală.

Acest articol face parte din seria “Secretele Antreprenorului de Succes”, un proiect jurnalistic de promovare și susținere a antreprenoriatului, lansat de IMM Club în parteneriat cu Ziarul Financiar.