Cum vor arăta spațiile de birouri după pandemie?

Criza sanitară provocată de apariția pandemiei de COVID-19 a adus schimbări ireversibile în companiile de pretutindeni, indiferent de dimensiunea acestora. Unul dintre primele sectoare vizate a fost cel al birourilor în care echipele își desfășoară activitatea. Alin Ghenea, Commercial Director al Project1, companie specializată în amenajarea spațiilor de birouri, a realizat pentru Business MAGAZIN o radiografie a spațiului de lucru ideal și a vorbit despre tendințele care se vor remarca în zona office din era postpandemică.

„Până acum, companiile luau în calcul criterii destul de simple când se gândeau la bunăstarea angajaților: un spațiu care să arate bine, scaune confortabile, o bucătărie utilată. Astăzi, companiile își doresc ca spațiul să fie atât de atrăgător, încât angajații să se întoarcă la birou fără să simtă că fac un compromis față de confortul oferit de munca de acasă. Un angajat îngrijorat că nu este în siguranță la birou nu va putea fi productiv sau creativ, fiindcă va evita în permanență situațiile care îi provoacă anxietate, precum lucrul cu colegii și utilizarea spațiilor comune”, descrie Alin Ghenea, Commercial Director Project1, perspectiva sa asupra spațiilor de birouri postpandemie.

Compania Project1 a fost înființată în anul 2019 de trei antreprenori români: Valentin Nour, Ștefan Olaru și Tudor Chindea. Businessul se axează pe servicii ce includ, printre altele, fit out, design interior, achiziție și montaj de mobilier și accesorii, construcție și compartimentare, obținere de permise și avize de construcție, servicii de relocare, servicii de mentenanță. Complementar specializării în spații de birouri, în 2021 compania și-a extins activitatea către zona industrial și rezidențial, cu câteva proiecte deja în derulare.

În prezent, echipa numără 53 de angajați, 18 dintre ei fiind ingineri constructori. „Echipele de subcontractori însumează la rândul lor peste 350 de persoane, care pot fi mobilizate pentru proiecte desfășurate pe teritoriul României sau Europei. Project1 activează prin parcul auto și rețeaua proprie de depozite din București, Timișoara și Iași. „În București și Timișoara, clienții pot vizita showroomurile noastre, atât pentru întâlniri cu reprezentanții companiei, cât și pentru vizualizarea produselor de mobilier și fit out de la branduri precum Vitra, ShawContract, Occhio, Walter Knoll, Dinesen”, explică Alin Ghenea.

„Dacă s-ar face o radiografie a spațiului de lucru ideal, acesta ar trebui să includă: puncte de lucru individuale clasice, puncte de lucru izolate prin cabine sau panouri despărțitoare, spații pentru socializare și co-working, spații de relaxare, săli de ședinte de diferite dimensiuni, zona pentru luat masa, dar și o zonă agilă, ce poate fi personalizată și reconfigurată în funcție de diferite necesități (training, relaxare, co-working, etc.).”

Alin Ghenea, Commercial Director al Project1

În mai puțin de doi ani de la înființare, afacerea a derulat proiecte în valoare de peste 28 milioane de euro pentru 128 de clienți, cu preponderență companii multinaționale, dar și companii românești de renume. Compania a încheiat anul 2020 cu o cifră de afaceri de 14,3 milioane de euro, în creștere cu 54% față de anul anterior, în care a înregistrat venituri de 9,4 milioane de euro. „În ciuda pandemiei, piața de birouri nu s-a oprit din investiții. Acestea au fost doar încetinite sau amânate, însă contractele în derulare au fost continuate și au existat oportunități noi.” La nivelul anului curent, Alin Ghenea spune că încă din primele luni au observat o efervescență pe piața de real estate, majoritatea companiilor având în plan reîntoarcerea tuturor angajaților la birou în cursul acestui an sau cel târziu la începutul anului viitor. „Până la această dată avem contracte semnate în valoare de 6,5 milioane de euro și estimăm o cifră de afaceri de peste 20 milioane de euro.”

Soluții noi pentru probleme noi

Unul dintre pașii cărora echipa Project1 le acordă cea mai mare atenție este planificarea spațiilor de birouri. „Principalul motiv este că, deși există o serie de reguli generale, spațiul de birouri trebuie să reflecte profilul, nevoile și obiectivele companiei pentru care este creat. Nu există o rețetă care se poate aplica în orice caz, pentru că nu toate companiile sunt la fel. Dincolo de aspectele estetice și de piesele de mobilier alese, se iau în calcul elemente precum raportul dintre suprafață și numărul de angajați, tipul de activitate (dacă angajații lucrează individual sau în grupuri, dacă au loc întâlniri frevente, etc.), necesarul privind sălile de ședințe sau atitudinea companiei privind sustenabilitatea și grija față de mediu.”

Potrivit lui, cea mai puternică tendință remarcată pe fondul apariției crizei sanitare, încă din primele luni, mai ales pentru companiile care din cauza tipologiei activității au fost nevoite să cheme în continuare angajații la birou, este regândirea spațiului. O primă soluție găsită a fost cea a panourilor de compartimentare, pentru a crea o delimitare între punctele de lucru. Acolo unde a fost posibil, birourile au fost distanțate și rearanjate astfel încât angajații să lucreze la distanțe de minimum 2 metri unii de alții.

S-a acordat o atenție foarte mare și aspectelor ce țin de calitatea aerului, de igienizarea spațiului și a apei, dar și de semnalizarea căilor de acces. „Am avut multe cereri pentru modificarea instalațiilor de ventilație și pentru instalarea unor filtre de aer performante, care nu doar că purifică aerul de particulele poluante și praf, ci distrug și viruși și bacterii. Am adus soluții pentru purificarea apei ce pot fi acționate prin pedale, pentru a reduce contactul tactil cu obiectele folosite în comun de mai multe persoane.”

O altă tehnologie nou apărută în contextul pandemiei este utilizarea unui software de management al spațiului de birouri. „Project1 a adus în premieră în România Flowscape, o soluție ce îți permite să monitorizezi gradul de ocupare a biroului, să rezervi săli de ședințe sau porturi de lucru și să fluidizezi astfel traficul în interiorul spațiilor de lucru. Este o soluție adoptată în special de companiile care au ales programul de lucru hibrid, pentru ca angajații care vin doar în anumite zile la birou să vadă ce zone sunt libere și unde se pot așeza pentru a-și îndeplini sarcinile.”

Nu în ultimul rând, așa cum era de așteptat, companiile au devenit interesate de soluții care asigură igienizarea spațiului astfel încât angajații să se simtă în siguranță, mai ales în zonele biroului unde au loc ședințe sau întâlniri. „Am pus la dispoziția acestor clienți produsele Vetrospace, cabine de diferite dimensiuni, complet personalizabile, în care aerul și suprafețele sunt igienizate continuu prin filtre de aer și lumini speciale, chiar și atunci când înăuntru se află persoane. Am instalat astfel de cabine atât pentru convorbiri telefonice, cât și pentru săli de ședințe de
6-8 persoane.”

Alin Ghenea spune că managementul companiilor multinaționale din țara noastră a fost întotdeauna atent la calitatea spațiului de lucru, fapt dovedit de ultimele birouri amenajate de companii din Big Tech în orașe ca București sau Iași. „Spațiul de birouri este oglinda culturii organizaționale a unei companii. Este cadrul în care compania poate să transmită cel mai eficient valorile, misiunea, personalitatea brandului și să construiască o atmosferă de lucru potrivită obiectivelor sale. La birou, echipa poate fi încurajată cu ușurință să privească spre un țel comun și să  fie motivată de productivitatea și implicarea fiecărui membru în parte, iar apartenența la cultura organizațională este unul dintre principalele motive care ar trebui să aducă oamenii înapoi în spațiul de birouri. (…) De ani buni, firmele care dau importanță retenției de personal investesc cel puțin 20% – 25% din cheltuielile lor lunare avute cu spațiul în amenajarea inițială.” În prezent, remarcă el, pe măsură ce campania de vaccinare anti-COVID-19 avansează, companiile multinaționale lucrează la elaborarea planurilor de a atrage angajații la birou. „Costurile de real estate nu se vor modifica prea mult. Cu toate că vor fi mai puțini oameni în birou, este nevoie de mai mult spațiu pentru a crea distanțarea.”

Despre costul serviciilor pe care compania le oferă, având în vedere complexitatea acestora, prețurile acoperă o paletă foarte largă de bugete și tipuri de proiecte. „Prețul diferă, de exemplu, dacă discutăm despre achiziția unui număr redus de piese de mobilier sau dacă ne referim la organizarea și compartimentarea propriu-zisă a spațiilor, adaptarea și reconfigurarea instalațiilor mecanice și electrice, decorațiunile arhitecturale și achiziția mobilierului. În medie, clienții noștri investesc aproximativ 500 de euro/mp Ă TVA în amenajarea și mobilarea unui spațiu de birouri de clasa A.”

Ecuația spațiului de birou ideal

Alin Ghenea este de părere că mediul de lucru are un impact extrem de mare asupra productivității unui angajat. „De luni până vineri ne petrecem majoritatea zilei la birou, acolo unde nu trebuie să fim doar eficienți și motivați, ci și suficient de mulțumiți. Conceptul de wellbeing la birou nu este deloc nou, însă a primit valențe diferite odată cu pandemia.”

Astfel, pentru ca mediul de lucru să fie optim în susținerea unei echipe performante, compania trebuie să ia în calcul o mulțime de aspecte ce pot influența productivitatea și creativitatea, cele mai importante fiind: estetica spațiului – deoarece un spațiu tern și învechit induce monotonia și apatia; funcționalitatea spațiului – căi de acces, culoare de trecere, dispunerea punctelor de lucru; confortul – ergonomia postului de lucru, calitatea materialelor; socializarea – spații destinate socializării și lucrului în echipă; spații de relaxare – existența unor colțuri sau zone pentru pauze, unde angajații pot petrece câteva minute departe de punctul de lucru; bucătăria sau cafeneaua – pauza de masă fiind element important al programului de lucru; accesul la tehnologie – rețea energetică funcțională, wi-fi performant; temperatura din mediul de lucru; lumina din întregul spațiu și lumina din punctul de lucru; zgomotul ambiental și calitatea aerului. „Dacă s-ar face o radiografie a spațiului de lucru ideal, acesta ar trebui să includă: puncte de lucru individuale clasice, puncte de lucru izolate prin cabine sau panouri despărțitoare, spații pentru socializare și co-working, spații de relaxare, săli de ședinte de diferite dimensiuni, zona pentru luat masa, dar și o zonă agile, ce poate fi personalizată și reconfigurată în funcție de diferite necesități (training, relaxare, co-working, etc.).”

Prin urmare, pentru un ambient sigur, mai ales în contextul actual, reprezentanții Project1 sfătuiesc companiile să ia în calcul următoarele tipuri de produse și servicii: soluții pentru purificarea aerului și apei, soluții de compartimentare a spațiului ușor de montat și mutat (panouri textile), cabine individuale – închise sau deschise, materiale de calitate ușor de curățat și igienizat, pardoseli din materiale rezistente la curățare frecventă, dar și cât mai multe plante și jardiniere de interior.

Regimul hibrid, o sabie cu două tăișuri

Potrivit lui Alin Ghenea, cel mai mare avantaj al regimului de lucru de la birou este, de departe, sentimentul de apartenență. „Acesta este și principalul motiv pentru care angajații își doresc să se întoarcă la birou – să intre în contact cu colegii, să socializeze, să se bucure de validare. Cultura organizațională poate fi păstrată cu succes doar atunci când angajații se află fizic în spațiu, măcar câteva zile pe săptămână. În cazul majorității companiilor cu care am discutat în această perioadă, munca de acasă nu a ridicat probleme majore în privința eficienței angajaților, ci mai degrabă a afectat spiritul de echipă și a redus entuziasmul, lucruri reflectate și în calitatea muncii. Mai ales acolo unde este vorba de sarcini ce implică mai multe departamente, pandemia a îngreunat procesele, iar angajații au recunoscut că le este mult mai greu să lucreze împreună.” Un alt avantaj al mersului la birou, remarcă el, este spațiul de lucru. „Pentru mulți angajați, crearea unui birou în locuință a fost extrem de dificilă, în lipsa spațiului și mobilierului adecvate. Cei care nu au fost susținuți de companie cu soluții pentru biroul de acasă au resimțit lipsa unui scaun ergonomic, a unui spațiu liniștit și dedicat, unde să nu fie deranjați și să se poată concentra.”

Pe de altă parte, mult vehiculatul model hibrid este, în viziunea lui, o sabie cu două tăișuri. „Realitatea este că unii angajați, care vor veni frecvent la birou, vor avea mai multe șanse să construiască relații cu coordonatorii de departamente sau chiar managementul. Este uman să dai mai multă încredere oameniilor cu care petreci mai mult timp, deci managementul va fi tentat să îi promoveze pe aceștia, cât și să le ofere bonusuri mai mari. Astfel, cei care folosesc mult lucrul de acasă vor observa diferența din punct de vedere al carierei și astfel este foarte probabil că se vor îndoi de eficiența modelului hibrid, deci al lucrului de acasă.”

Birourile viitorului

Alin Ghenea spune că birourile post-pandemie vor fi gândite pentru a lua în calcul cinci concepte esențiale, primul fiind protecția și siguranța. „Cu siguranță, prioritatea angajaților este să redescopere un mediu de lucru sigur. Conștientizarea prezenței riscului de răspândire a virusurilor și bacteriilor impune implementarea unor elemente ca: signalistică pentru orientare în spațiu, soluții de mobilier ușor de igienizat, distanțare socială și stații pentru dezinfectarea mâinilor în zonele aglomerate.”

Din punctul de vedere al flexibilității, organizațiile trebuie să decidă rapid dacă modelele hibrid, cu centru de operațiuni central (hub) sau distribuit sunt relevante pentru culturile lor organizaționale, notează el. „Spații de lucru agile, flexibile, ușor de configurat ar trebui să faciliteze întoarcerea angajaților la birou, pentru că le oferă libertatea de a alege cum își doresc să lucreze, care este astăzi o condiție pentru confortul personal.” Elementul flexibilității poate fi adăugat prin implementarea unui program flexibil și prin alegerea unui spațiu flexibil. „În privința primului, majoritatea companiilor încep în această perioadă să testeze diferite scenarii de muncă în regim hibrid sau program flexibil, din două motive: unii angajați au găsit avantaje în munca de acasă și vor să continue, măcar câteva zile pe lună, și programul flexibil poate facilita aerisirea birourilor și reducerea numărului de persoane prezente simultan în spațiu. În privința flexibilității spațiului, aminteam anterior de spațiile agile. Acest concept presupune selectarea anumitor piese de mobilier și accesorii care pot fi rearanjate în diferite  configurații, pentru a răspunde mai multor nevoi: o serie de mese și scaune pot fi aranjate de exemplu ca puncte individuale de lucru, ca spații de co-working pentru echipe de 4-5 persoane, ca sală de curs, etc. Se adaugă soluții precum Dancing Wall de la Vitra, un panou pe roți care poate fi folosit ca perete despărțitor, whiteboard, prin board sau suport pentru televizor.

Tehnologia rămâne și ea crucială, nu doar pentru că a permis o comunicare care să surmonteze distanțe, ajutând la păstrarea unei colaborări facile între echipe, ci și pentru că o vom folosi și pentru a utiliza spațiile – să le ventilăm, să le încălzim sau să le răcim. Tehnologia ne va ajuta să maximizăm eficiența echipamentelor de climatizare și să măsurăm cum este folosit mediul de lucru. Cultura, comunitea și colaborarea reprezintă un alt aspect esențial în era postpandemie. „Ce ne lipsește acum, lucrând de acasă, este interacțiunea socială cu colegii. Modelul de lucru cu centru de operațiuni central rămâne esențial pentru a cultiva o comunitate, care să adopte misiunea organizației. În plus, modul de lucru bazat pe un centru de operațiuni central, fie că presupune întoarcerea 100% la birou sau un program de lucru hibrid, permite o interacțiune naturală, facilitează procesele de mentoring și relaționarea cu clienții.” Principiile după care se ghidează companiile care au ca obiect de activitate amenajarea spațiilor de birouri includ, de asemenea, starea de bine și sustenabilitatea. „Pandemia are un efect evident asupra importanței bunăstării angajaților. Companiile sunt mai atente la nevoile emoționale și provocările psihologice ale echipei, și accentul este pus pe wellbeing ca parte integrantă a obiectivelor de creștere a performanței. Nu în ultimul rând, pe lângă atenția acordată sănătății și siguranței emoționale, suntem mai responsabili în privința celor din jurul nostru și în privința mediului. În 2021 și în următorii ani, angajatorii trebuie să adopte un design sustanabil și o construcție la fel de sustenabilă.” Ghenea spune că, pentru a deveni mai sustenabile, companiile trebuie să investească în primul rând în calitate, la fel de importantă fiind și alegerea brandurilor care folosesc materiale reciclate și reciclabile și care acordă o grijă sporită proceselor de fabricație, reducând emisiile și volumul de materie primă. „Alegerea unor soluții durabile ne asigură că vom beneficia de acel produs sau de acea tehnologie o perioadă cât mai lungă, fără a fi necesare reparații sau înlocuiri”. El oferă și câteva exemple. „Branduri precum Vitra, care au în spate zeci de ani de tradiție în designul, testarea și producția pieselor de mobilier, oferă până la 30 de ani de garanție pentru unele produse. Vitra folosește o varietate de materiale plastice de înaltă calitate pentru produsele sale de mobilier, unul dintre ele fiind polipropilena reciclată pe baza unui amestec de materiale preluate din deșeurile de reciclare menajere, în special ambalaje.(…) Shaw Contract, un alt brand cu care ne mândrim să colaborăm în exclusivitate pentru piața din România, a fost implicat activ în proiectarea Cradle to Cradle de mai bine de 20 de ani. Cradle to Cradle presupune ca proiectarea și producția de produse să fie realizată în așa fel încât, la sfârșitul vieții lor, să poată fi cu adevărat reciclate, imitând ciclul naturii.”

„Ce ne lipsește acum, lucrând de acasă, este interacțiunea socială cu colegii. Modelul de lucru cu centru de operațiuni central rămâne esențial pentru a cultiva o comunitate, care să adopte misiunea organizației. În plus, modul de lucru bazat pe un centru de operațiuni central, fie că presupune întoarcerea 100% la birou sau un program de lucru hibrid, permite o interacțiune naturală, facilitează procesele de mentoring și relaționarea cu clienții.”

Alin Ghenea, Commercial Director al Project1

Pentru 2021, prioritatea echipei Project1 este să continue investiția în soluțiile de digitalizare, un proces pe care îl inițiaseră înainte de începutul pandemiei. „Ne dorim ca majoritatea proceselor noastre de ofertare, planificare, control și raportare să devină digitalizate până la începutul anului viitor. Este o investiție în transparență, o dovadă de respect față de toți clienții Project1 – ne dorim ca ei să aibă încrederea absolută că proiectul lor este în mâini bune și că se pot asigura de acest lucru în orice etapă a desfășurării lui.” Sediul Project1 din Iași – „un oraș în care am dezvoltat până în prezent mai multe proiecte și în care ne dorim să avem și un showroom pe lângă infrastructura de depozitare existentă” – este și el ținta bugetului investițional al companiei, alături de dezvoltarea echipei de vânzări, care comunică direct cu clienții. „Încercăm să ridicăm prin pregătirea acestora, dar și al celorlalți colegi, nivelul de asistență oferită clienților noștri, obiectivul fiind crearea, în cel mai scurt timp, a unei echipe de profesioniști care pot aduce valoare adaugată reflectată în proiectele clienților noștri.”