Cum va arăta biroul în 2030: de la open space la colegul virtual și ședința în VR

Tehnologie invizibilă, dar omniprezentă, care ghidează fiecare interacțiune și experiență, colegi virtuali, spații care răspund la prezența angajaților, ajustând automat lumina, temperatura și setările acustice în funcție de preferințele lor, creând un mediu optim pentru muncă. Pare un film SF? Nu, suntem la câțiva ani distanță de momentul în care așa vor arăta birourile.

Piața la birou a suferit de-a lungul anilor transformări spectaculoase, reflectând trendurile și schimbările apărute la nivelul societății sau apariția unor noi industrii. Probabil că nicicând de-a lungul istoriei schimbările nu au fost atât de radicale și rapide ca cele din ultimii ani, declanșate și susținute de pandemia de Covid și de rolul ei în reașezarea așteptărilor angajaților cu privire la viața profesională și cea personală.

Deși viitorul este întotdeauna dificil de prezis, au apărut o serie de tendințe și evoluții la locul de muncă care indică foarte clar cum va arăta și, mai important, cum se va „simți” locul de muncă și cultura organizațională peste 5-10 ani, iar directorii executivi și managerii ar trebui să le ia foarte în serios, atrage atenția un articol recent din CEO Magazine. Timp de aproape un secol, majoritatea organizațiilor au fost gestionate într-un mod foarte similar – cel puțin din punct de vedere cultural. Dar acest model a fost recent zdruncinat de câteva evoluții monumentale ale societății, una dintre acestea fiind transferul controlului și al puterii de la conducere și management către angajați.

În același timp, pandemia a transformat fenomene izolate ale vieții la birou în realități răspândite, întâlnirile video, munca la distanță și colaborarea digitală fiind noua normalitate, iar designul birourilor și practicile de management evoluează rapid pentru a recupera decalajul. 

„Una dintre cele mai mari schimbări aduse de pandemie în zona de amenajare a birourilor a fost trecerea către spații de lucru flexibile și hibride. Dacă înainte de pandemie discutam despre eficiența folosirii spațiilor de birouri și utilizarea la maximum a suprafețelor ocupate, acum accentul este pus preponderent pe sănătatea și siguranța angajaților, la spații flexibile, la spații de lucru alternative. Principala preocupare este de a crea locuri de lucru care să aducă cât mai multe argumente ca angajații să-și dorească să se întoarcă la birou”, spune Andrei Ianculescu, head of project and development services în cadrul Cushman & Wakefield Echinox.

El subliniază că modul în care este amenajat locul de muncă, designul acestuia, poate contribui la creșterea productivității angajaților cu peste 20%. Mai mult decât atât, 90% dintre angajați consideră că designul locului de muncă le influențează negativ sau pozitiv starea de spirit, cu efect direct asupra productivității.

Practic, în amenajarea spațiilor de muncă nu mai există granițe și se pare că, spre deosebire de alte țări, România are o abordare mult mai deschisă de a crea birouri foarte personalizate și adaptate dorințelor organizației.

„Astăzi, dacă vrei să stai la plajă la birou, acest lucru a devenit posibil. Dacă vrei să stai în cabina unei mașinării de zbor, o poți obține. Vrei să stai sub cerul liber sau în pădurea tropicală, se poate realiza. Viitorul pare fără reguli, o lume creativă, o pânză albă, în care singurele limitări sunt cele impuse de spațiul și bugetul disponibil”, spune Alexa Rădulescu, proprietarul Infinity for Home.

Birourile viitorului vor include zone dedicate mindfulnessului, meditației sau chiar tehnologiilor care stimulează relaxarea mentală, cum ar fi camerele de lumină sau sunet pentru resetare mentală rapidă.

Cristina Căpitanu, CEO, Lemon Interior Design

Din punct de vedere al produselor, tendința este de a alege mobilier cu linii simple, curate, dar de a acorda mai multă atenție decorațiunilor. De exemplu, devine tot mai vizibilă tendința de a aduce „natura” și elementele naturale în birou, rezultatul fiind un spațiu cu foarte multe zone verzi și plante.

Realitatea zilelor noastre este mult diferită de cea de la începutul anilor 2000, când majoritatea birourilor erau compartimentate, fiecare angajat având un spațiu propriu sau o cameră dedicată. „Modelul de lucru era centrat pe confidențialitate și ierarhie, ceea ce uneori reducea capacitatea de colaborare între echipe”, este de părere Cristina Căpitanu, CEO al Lemon Interior Design.

Încet, odată cu apariția noilor clădiri de birouri moderne, numărul birourilor individuale s-a redus, în favoarea open space-ului, un concept care promovează interacțiunea, colaborarea și creativitatea. Inovator în anii 2000, chiar și acest concept pare astăzi ușor depășit și suferă o serie de transformări. 

„Astăzi, spațiile sunt multifuncționale și flexibile, fiind proiectate să se adapteze la diverse stiluri de lucru. Zonele de relaxare, spațiile destinate brainstormingurilor sau camerele de conferințe modulare oferă angajaților opțiuni variate pentru modul în care își desfășoară activitatea. În plus, vedem o creștere a adoptării conceptului de coworking, unde companiile împart spații pentru a maximiza resursele și a crea un mediu dinamic”, a explicat Cristina Căpitanu. 

În plus, un nou concept și-a făcut loc în conversație în ultimii ani și se reflectă tot mai clar în design. „Wellnessul angajatului a devenit o prioritate, iar această atenție sporită vine nu doar dintr-o dorință de a atrage și reține talente, ci și dintr-o responsabilitate corporativă mai mare față de angajați și față de mediu. În viitor, companiile care vor continua să investească în aceste direcții vor avea un avantaj competitiv clar, oferind angajaților un mediu de lucru nu doar productiv, ci și creativ, inspirațional și sustenabil”, anticipează CEO-ul Lemon Interior Design. 

Prioritățile angajatorilor sunt legate de crearea unui mediu care să maximizeze productivitatea și să readucă angajații la birou cel puțin
3-4 zile pe săptămână, optimizarea costurilor și utilizarea soluțiilor care răspund la strategia ESG a companiei.

Andrei Ianculescu, head of project and development services, Cushman & Wakefield Echinox

O altă problemă cu care se confruntă companiile, arhitecții și designerii este legată de nevoia de a acomoda preferințele și nevoile unor angajați din generații diferite. În timp ce varianta open space a fost preferată de generațiile anterioare, Gen Z și Millennials caută mai multă flexibilitate și intimitate, dar și utilizarea accentuată a tehnologiei la locul de muncă. Soluția pare să fie un design hibrid, care să alăture spațiile deschise, colaborative, cu zone private și spațiile de liniște. „Generațiile tinere, cum ar fi Millennials și Gen Z, cer soluții tehnologice avansate și un mediu de lucru dinamic. Ei sunt motivați de inovație și flexibilitate, așa că birourile ar trebui să includă spații modulare, tehnologii smart integrate și posibilitatea de a alege locul de lucru în funcție de activitate, fie că e vorba de munca individuală sau colaborativă. De partea cealaltă, generațiile mai experimentate valorizează confortul, stabilitatea și ergonomia”, explică Cristina Căpitanu. 

Astfel, chiar dacă varianta open space rămâne populară pentru că favorizează colaborarea, ea poate deveni zgomotoasă și incomodă pentru activitățile care necesită concentrare. „Generația Z are alte așteptări legate de birou. Tinerii sunt atenți la sustenabilitate, tehnologie avansată și echilibrul viață-muncă, branding și personalizare, preferând spații care reflectă identitatea companiei, cu posibilitatea de personalizare, apreciind birourile modulare și flexibilitatea între lucrul de acasă și la birou”, comentează Daniela Popescu, director tenant services & workplace advisory la Office360, parte a Colliers. Un design echilibrat care să includă atât spații colaborative, cât și zone private, este esențial pentru a mulțumi generații diferite.

Generația Z are alte așteptări legate de birou. Tinerii sunt atenți la sustenabilitate, tehnologie avansată și echilibrul viață-muncă, branding și personalizare, preferând spații care reflectă identitatea companiei, cu posibilitatea de personalizare, apreciind birourile modulare și flexibilitatea între lucrul de acasă și la birou.

Daniela Popescu, director tenant services & workplace advisory la Office360, parte a Colliers

În plus, prioritățile angajaților cu privire la locul de muncă se intersectează cu cele ale angajatorilor, iar ele nu sunt întotdeauna similare. Din fericire, există și puncte comune. „Prioritățile angajatorilor sunt legate de crearea unui mediu care să maximizeze productivitatea și să readucă angajații la birou cel puțin 3-4 zile pe săptămână, optimizarea costurilor și utilizarea soluțiilor care răspund la strategia ESG a companiei. Angajații își doresc birouri confortabile și ergonomice, zone pentru relaxare și deconectare, acces la tehnologie modernă și conexiuni rapide, posibilitatea de a lucra în mod flexibil, un design atractiv, iluminat natural, sistem de ventilație modern și eficient, scaune ergonomice. Una dintre diferențe este că angajații doresc să aibă cât mai multă flexibilitate în ceea ce privește unde și când lucrează, iar angajatorii doresc mai mult control asupra acestor elemente”, spune Andrei Ianculescu. 

În general, România se aliniază tot mai mult la standardele internaționale în ceea ce privește designul spațiilor de birouri, iar multe companii mari au implementat deja soluții moderne, tehnologia fiind la rândul ei bine integrată în majoritatea mediilor de lucru. De asemenea, tendințele legate de sustenabilitate și eficiență energetică apar tot mai des în conversații. 

Cu toate acestea, există câteva aspecte subtile care încă nu sunt implementate la scară largă. „Spre exemplu, conceptele de wellbeing holistic și design biofilic, prezente pe piețele avansate, ar putea fi mai profund explorate aici. Practic, suntem într-o fază de tranziție spre un nou standard, care va combina elementele funcționale cu o atenție tot mai mare pentru sănătatea și bunăstarea angajaților”, consideră Cristina Căpitanu. 

În același timp, pe piețele internaționale, precum cea din Polonia, se observă nevoia de a evita fenomenul de „greenwashing” în designul sustenabil al birourilor, căci folosirea câtorva plante și utilizarea termenului „eco” nu echivalează cu sustenabilitatea reală. „Tendințele internaționale arată importanța reducerii amprentei de carbon și utilizarea de materiale locale, reutilizabile și reciclabile, pentru a minimiza impactul asupra mediului”, explică Daniela Popescu.

Cum va arăta biroul în 2030? Viitorul open space va fi un „action office”, crede managerul de la Cushman & Wakefield Echinox, ceea ce înseamnă mai multă tehnologie, cu o estetică mai „ca acasă”, cu elemente de confort și flexibilitate. „Va fi un birou puternic tehnologizat, unde se va aloca mai mult spațiu per angajat, angajații vor avea flexibilitate mai mare în alegerea locului din birou, vor avea mai multă intimitate, având mai mult spațiu personal.” 

În 2030, rândurile nesfârșite de birouri vor fi probabil o amintire. Spațiile vor fi împărțite în birouri individuale și săli de întâlnire hibride, zone de relaxare și sport, adaptate atât celor care vor fi fizic la muncă, dar și celor online. Într-o lume în care mulți angajați lucrează de acasă, companiile s-ar putea asocia cu parteneri pentru a împărți spațiul de birouri. Acest lucru stimulează colaborarea și schimbul de idei, dar creează noi provocări în materie de securitate. 

Privite astăzi cu un ușor amuzament, realitatea virtuală și augmentată vor deveni cel mai probabil instrumente banale la locul de muncă și vor schimba modul în care interacționează angajații. Ședințele în VR par astăzi subiect de film SF, dar ele ar putea deveni curând o variantă folosită de companii, cu atât mai mult cu cât toată lumea este deja sătulă de întâlnirile pe Zoom. În plus, poate nici nu va fi nevoie ca angajatul să participe la toate ședințele, căci instrumentele AI de analiză video și transcript vor selecta doar părțile care sunt de interes pentru el, pe care le poate urmări când are timp. 

Cuvintele cheie ale viitorului sunt modular, flexibil, tehnologic, sustenabil. 

„Flexibilitatea va deveni esențială, birourile devenind adevărate huburi dinamice, gata să se transforme în funcție de nevoile echipei. Zonele de coworking vor deveni un standard, stimulând colaborarea între echipe și angajați din domenii diverse. Tehnologia inteligentă va juca un rol cheie, integrând soluții IoT care să optimizeze atât eficiența energetică, cât și confortul personalizat pentru fiecare angajat”, crede managerul Lemon Interior Design. Tot ea mai spune că bunăstarea angajaților va continua să reprezinte o prioritate majoră și că vom vedea tot mai multe elemente de design biofilic, cum ar fi plantele naturale, lumina naturală și spațiile de relaxare care încurajează pauzele active. „Birourile viitorului vor include zone dedicate mindfulnessului, meditației sau chiar tehnologiilor care stimulează relaxarea mentală, cum ar fi camerele de lumină sau sunet pentru resetare mentală rapidă”, completează Cristina Căpitanu. 

Astăzi, dacă vrei să stai la plajă la birou, acest lucru a devenit posibil. Viitorul pare fără reguli, o lume creativă, o pânză albă, în care singurele limitări sunt cele impuse de spațiul și bugetul disponibil.

Alexa Rădulescu, proprietar Infinity for Home

În viitorul apropiat, birourile vor fi la rândul lor „inteligente”, așa că vom vedea spații în care tehnologia este invizibilă, dar omniprezentă, ghidând fiecare interacțiune și experiență. Spațiile vor răspunde la prezența angajaților, ajustând automat lumina, temperatura și setările acustice în funcție de preferințele lor, creând un mediu optim pentru muncă. 

Și, spune Cristina Căpitanu, nu suntem departe de momentul în care vom avea „colegi virtuali”. Deja vedem primii pași spre asistenți virtuali alimentați de inteligența artificială, iar în viitor, acești „colegi” vor deveni mai sofisticați, oferind sprijin pentru sarcini complexe, analiză de date în timp real și chiar colaborare în cadrul echipelor. Desigur, vor exista în continuare diferențe între așteptările angajatorilor și cele ale angajaților, inclusiv cu privire la modul de lucru hibrid și prioritățile în amenajarea birourilor, dar, chiar dacă găsirea unui echilibru poate reprezenta o provocare, ea este și o oportunitate. „Angajatorii tind să acorde prioritate eficienței operaționale și optimizării spațiului de lucru. Așa că în următorii cinci ani, ne putem aștepta la reducerea suprafeței de birouri, pentru o mai bună gestionare a costurilor, crearea unor spații flexibile, care să se adapteze echipelor care lucrează ocazional la birou, implementarea noilor tehnologii menite să îmbunătățească eficiența și un focus crescut pe sustenabilitate”, se așteaptă Daniela Popescu de la Office 360. 

Pe de altă parte, pentru angajați prioritare vor fi opțiunile flexibile, care să le permită să lucreze eficient, fie de acasă, fie de la birou, un spațiu de lucru sănătos, cu lumină naturală, mobilier ergonomic și facilități care să sprijine diferitele activități, oportunități de interacțiune autentică cu colegii, a completat reprezentantul Colliers. 

Astfel, în timp ce angajatorii și angajații pot avea perspective diferite cu privire la viața la birou, companiile care vor reuși să găsească un echilibru între aceste nevoi vor fi în măsură să creeze un mediu de lucru mai atractiv și eficient pentru ambele părți.  

Cum influențează tehnologia mediul de lucru

1. Automatizarea sarcinilor repetitive 

2. Comunicarea îmbunătățită prin instrumentele de colaborare online – Microsoft Teams, Slack sau Zoom 

3. Flexibilitatea muncii: Tehnologia permite angajaților să lucreze de oriunde, asigurând un echilibru mai bun între viața profesională și cea personală 

4. Acces la informații și date: Tehnologia facilitează accesul rapid la informații și date, permițând angajaților să ia decizii informate și să răspundă rapid la schimbările din piață. 

5. Sănătatea angajaților: Tehnologiile de monitorizare a sănătății și aplicațiile de wellness pot ajuta angajații să își mențină sănătatea fizică și mentală, oferind suport pentru exerciții fizice, nutriție și mindfulness.

5 trenduri în designul spațiilor de birouri:

1. Spații de lucru flexibile și hibride 

2. Design centrat pe bunăstare: medii de lucru care promovează sănătatea și bunăstarea angajaților, unde iluminatul și ventilația sunt extrem de importante 

3. Tehnologie integrată și experiențe virtuale: Birourile vor fi echipate cu tehnologie avansată pentru a facilita munca hibridă și colaborarea la distanță. VR și AR vor îmbunătăți întâlnirile și trainingurile 

4. Sustenabilitate: folosirea de materiale naturale sau care au fost fabricate ținând cont de standardele de sustenabilitate & ESG 

5. Spații multifuncționale, care oferă mai multă autonomie pentru angajați și pot găzdui diverse activități, de la întâlniri și evenimente sociale la zone de lucru individuale și colaborative. 

Sursa: C&W Echinox