Cum arată o gală în epoca Zoom

În ciuda pandemiei, în companii lucrurile merg înainte, fie că vorbim de ședințele zilnice sau de petrecerile de Crăciun, chiar dacă migrarea spre online a schimbat modul în care acestea se desfășoară. Iar evenimentele corporate nu fac excepție.

Cu o echipă numeroasă, formată din peste 3.500 de angajați, consultanți în vânzări și colaboratori, din București și din țară, pentru Allianz-Țiriac provocarea principală adusă de pandemie a fost trecerea exclusiv la munca de acasă, spune Marilena Bârliga, director market management și comunicare în cadrul companiei. „Colegii au fost foarte conectați la acest demers și ne-au sprijinit, pentru că au apreciat grija față de echipă și efortul de a menține fluxurile pentru clienți și parteneri la același standarde”, notează ea. Următoarele provocări s-au născut din lipsa interacțiunii directe: „Cu toții am început să resimțim mai acut nevoia de socializare și lipsa atmosferei de la birou”. Potrivit ei, compania a încercat să compenseze absența întâlnirilor față în față prin discuții zilnice de „check in”, prin care membrii echipei să rămână conectați, să se ajute reciproc și să mențină sentimentul de apartenență chiar și de la distanță. Drept canale de comunicare, compania a ales atât mijloace clasice precum e-mail, platforma de intranet, sondaje interne, întâlniri online clasice, cât și o serie de evenimente inspirate din formatele TV, în care accentul a fost pus „mai degrabă pe ideea de a fi împreună, de a ne revedea și reconecta”.

„Am testat și «coffee breakurile virtuale» în care ne adunăm cu toții pentru discuții fără legătură cu activitățile de la birou. De fapt, nu am renunțat la activitățile obișnuite. Nu am renunțat la petrecerea de Crăciun și nu am renunțat nici la cel mai important eveniment intern dedicat premierii celor mai performanți colegi din vânzări – gala Excepționalii – pe care l-am realizat cu ajutorul echipei Exploratist într-un format hibrid, în studio, cu prezența moderatorilor și a invitaților speciali din companie și externi, în timp ce audiența s-a conectat online”, spune Marilena Bârliga. Potrivit ei, Excepționalii este cel mai important eveniment intern al Allianz-Țiriac, bugetul fiind, așadar, „pe măsură”, fără a da însă detalii în acest sens.

De-a lungul evenimentului, care s-a adresat întregii echipe a companiei, au existat peste 70 de transmisii live din casele nominalizaților, angajați din toată țara. București, Târgu-Mureș, Cluj, Iași, Focșani, Alba Iulia sau Deva sunt doar câteva exemple de orașe care s-au conectat pe parcurs.

Despre decizia de a externaliza organizarea galei, Marilena Bârliga spune că organizarea unui eveniment care implică un număr ridicat de participanți, așa cum este cazul galei Excepționalii, necesită multă pregătire și mult efort din partea unei echipe dedicate și experimentate. „Vorbim de realizarea unui concept creativ care să atragă audiența și care se pliază pe strategia și obiectivele companiei, precum și de capacitatea de a-l pune în practică la un nivel ridicat de calitate, atât din perspectivă artistică, precum și tehnică.” Având în vedere formatul hibrid al galei, impus de pandemie, și importanța sa pentru echipă, compania a dorit să aibă acces, fără probleme tehnice, la o platformă digitală performantă și flexibilă, cu multiple opțiuni de personalizare a designului. „În cazul galei Excepționalii am avut 70 de intervenții live din toate regiunile țării, intervenții ale colegilor de la grup și aproximativ 6 ore de transmisiune directă. Experiențele anterioare cu Exploratist ne-au oferit încredere și ne-au dovedit că externalizarea unor astfel de evenimente interne este soluția câștigătoare”, susține ea.

Evenimentul a avut o rată de participare de aproape 100%, peste 1.000 de angajați conectându-se în cadrul galei, inclusiv cei din top-management. „Trenduri recente în engagement intern ne arată că pe timp de pandemie, liderii au un rol important în calitatea experienței livrate angajaților. Ei trebuie să inspire nevoia de implicare, să îi conecteze emoțional pe oameni și să aibă un mindset agil. Toate acestea sunt atributele unui stil de leadership empatic, pe care se vor construi strategiile de comunicare internă și employee engagement și în anii ce vor urma”, spun reprezentanții Exploratist, citând studiul Improve the Employee Experience al Gartner.

Rovana Munteanu, customer experience lead, Exploratist: „Am construit varii proiecte de employee experience cu Allianz-Țiriac, nu suntem la prima întâlnire. Am apreciat întotdeauna deschiderea lor spre creativitate și spre noi tipare de comunicare. Prin feedbackul participanților, Excepționalii va rămâne pentru noi o dovadă că oamenii devin adevărați ambasadori de brand atunci când programele de engagement intern sunt croite pe nevoile și profilul lor.”

Din totalul participanților, 100 s-au înscris la concursurile online organizate, iar Marilena Bârliga spune că feedbackul obținut după eveniment a fost foarte bun.

Până acum, cele două echipe au organizat împreună zece programe de employee engagement, dintre care patru evenimente. „Am construit varii proiecte de employee experience cu Allianz-Țiriac, nu suntem la prima întâlnire. Am apreciat întotdeauna deschiderea lor spre creativitate și spre noi tipare de comunicare. Prin feedbackul participanților, Excepționalii va rămâne pentru noi o dovadă că oamenii devin adevărați ambasadori de brand atunci când programele de engagement intern sunt croite pe nevoile și profilul lor”, susține Rovana Munteanu, customer experience lead, Exploratist.

Potrivit studiului Global Employee eXperience Research, realizat de Kincentric Employee Experience și citat de reprezentanții Exploratist, 64% din bugetele alocate unui program de engagement intern au legătură cu formatul acestuia, care determină la rândul său gradul de participare. „Efectele ricoșează imediat în 31% retenție în companie și 47% probabilitate de creștere a performanței”, se arată în studiu.

În opinia Marilenei Bârliga, deși este evident că după aproape doi ani în care online-ul a fost cuvântul de ordine, cu toții ne dorim să ne revedem în cadrul evenimentelor fizice. De aceea, chiar și atunci când acest lucru va fi posibil, evenimentele în format hibrid vor continua să se desfășoare în organizații mari, precum Allianz-Țiriac. „Acest format oferă mai multă flexibilitate, dar și potențiale optimizări de costuri, în funcție de amploarea aleasă pentru fiecare eveniment.”

People First este un proiect dezvoltat de Business Magazin și agenția de employee experience Exploratist. People First își propune să aducă în lumina reflectoarelor organizațiile care pun oamenii pe primul loc și implementează proiecte creative prin care experiența angajaților este dusă la cel mai înalt nivel.

Marilena Bârliga, director market management și comunicare, Allianz-Țiriac: „Am testat și «coffee breakurile virtuale» în care ne adunăm cu toții pentru discuții fără legătură cu activitățile de la birou. De fapt, nu am renunțat la activitățile obișnuite. Nu am renunțat la petrecerea de Crăciun și nu am renunțat nici la cel mai important eveniment intern – gala Excepționalii – pe care l-am realizat cu ajutorul echipei Exploratist
într-un format hibrid.”

People First este un proiect editorial dezvoltat de Business Magazin și agenția de employee experience Exploratist. People First își propune să aducă în lumina reflectoarele organizațiile care pun oamenii pe primul loc și implementează proiecte creative prin care experiența angajaților este dusă la cel mai înalt nivel. Fondată în 2011, Exploratist este prima agenție de employee experience din România. Serviciile livrate acoperă o arie vastă de nevoi organizaționale, de la comunicare internă, Employer branding și marketing experiențial, până la strategii de HR. Soluțiile au un design unic, inovativ și sunt 100% personalizate.