Coșmarul angajatului eficient: ședința

În orice organizație sunt oameni care așa consideră că muncesc, stând în ședințe“, spune, resemnat, Marius P., director într-o multinațională din sectorul serviciilor IT, despre situațiile în care este nevoit să stea până la final în ședințele în care discuțiile participanților se duc în cu totul alte direcții, fără legătură cu tema întâlnirii de business.

Cazul lui Marius nu este singular, sunt multe situații în care managerii din companiile locale sunt nevoiți să ia parte la ședințe inutile, care nu fac decât să îi oblige să stea peste program, ca să recupereze pierderea de vreme din „meetinguri“.

„Am văzut, destul de frecvent, cazuri de ședințe ineficiente și am observat că acestea au repercusiuni în felul în care se conduce o organizație. Dacă nu există un obiectiv comun și dacă nu se ia o decizie în urma unei ședințe, atunci aceasta poate fi considerată timp pierdut“, admite Anca Georgescu Aladgem, membru în boardul Telekom și fondator al companiei de consultanță ChangeWorks – Center for Personal and Organisational Development. Din punctul său de vedere, pentru ca o ședință să fie utilă, participanții trebuie să plece cu o serie de lucruri de făcut de acolo.

Pregătirea ședinței, o agendă clară a discuțiilor, stabilirea participanților și a rolului lor în ședință și identificarea concluziilor așteptate în urma întâlnirilor sunt caracteristicile unei ședințe eficiente, spun specialiștii. Cu cât este mai bine planificată, organizată și condusă, cu atât șansele pentru o încheiere cu succes a unei ședințe care să nu fie considerată inutilă sunt mai mari. „Durata unei ședințe depinde de scopul întâlnirii. Astfel, dacă avem o întâlnire de planificare strategică, această va dura mai mult, dacă este vorba de o întâlnire de planificare operațională, timpul se reduce etc. Personal cred în întâlnirile scurte, bine pregătite, bine comunicate, cu un scop clar și cu audiența potrivită. Când mă refer la o întâlnire scurtă am în vedere 30 – 45 de minute, adică timpul maxim de concentrare al unui adult“, explică Dan Burlacu, consultant în cadrul companiei de training și consultanță în domeniul dezvoltării profesionale Ascendis. Unele ședințe, cum sunt cele de aliniere, sunt necesare, pentru că de multe ori apar probleme la limita dintre două departamente care trebuie clarificate, explică Anca Georgescu Aladgem. „Pentru o ședință eficientă este foarte importantă agenda discuțiilor și materialele discutate, care să fie precirculate. Dacă sunt prezentări PowerPoint cu 70 de slide-uri și sunt 15 astfel de prezentări într-o ședință, aceasta se poate transforma rapid într-o o pierdere de vreme“, explică ea. Într-o ședință este, de asemenea, foarte important să fie la masă persoanele care trebuie. „Dacă lipsește persoana considerată «guru» pe subiectul discutat, atunci ședința nu are rost“, mai spune Anca Georgescu.

 În ceea ce privește frecvența ședințelor, consultantul de la Ascendis spune că aceasta depinde de diverși factori, cum ar fi tipul activității organizației (dacă este, de exemplu, de retail, producție, ori cercetare și dezvoltare) sau de modelul de business (pentru că există organizații care lucrează foarte mult cu echipe interdepartamentale pe proiecte specifice, caz în care o întâlnire săptămânală pentru verificarea statusului este recomandată).

„Nivelul de dezvoltare al organizației este un alt cadru ce poate dicta frecvență întâlnirilor. O organizație matură va avea o altă dinamică a întâlnirilor versus o organizație care se află la început de drum ori se reorientează în piață“, adaugă Dan Burlacu de la Ascendis.

Pentru Daniela L., 33 de ani, schimbarea tipului de organizație pentru care lucrează a condus și la o schimbare a practicii în materie de ședințe. Când lucra la o companie cu acționariat românesc, spune ea, întâlnirile erau de tip „face to face“ și îi ocupau cam 30-40% din timpul petrecut la muncă.

„După ce m-am angajat la o multinațională lucrurile s-au schimbat radical. Modul de lucru este foarte diferit, într-o zi normală ajung și la 70-80% din timp petrecut în săli de conferințe unde am vestitele «call-uri» cu echipa din Europa. E foarte mult timp pierdut și multe momente în care discuțiile degenerează sau când colegii din Europa lucrează de acasă și astfel ajungi să auzi un copil pe fundal sau un câine care latră și nu se mai oprește“, spune Daniela, care lucrează în departamentul de marketing al unui centru de servicii de externalizare care deservește de la București clienți din întreaga Europă. Pentru ea, cel mai dificil este să constate că, după ce a stat toată ziua în astfel de ședințe, nu mai are timp să pună în aplicare ce are de făcut efectiv la serviciu și este nevoită să lucreze peste program.

La rândul său, Marius P. încearcă să evite ședințele atât cât este cu putință, iar atunci când le organizează el face tot posibilul să fie cât mai scurte și eficiente. Iar atunci când este invitat la ședințe se scuză dacă se poate, după ce și-a prezentat opinia sau informațiile solicitate, și dacă el consideră că prezența sa nu mai aduce valoare adăugată în acel moment. „În compania noastră, o colegă a avut o inițiativă foarte bună, care s-a implementat: stand-up meetings. În ideea de a avea ședințe cât mai scurte și eficiente, s-au cumpărat niște mese mai înalte, din acelea de cocktail de la evenimente, iar participanții stăteau în picioare, ideea fiind de a avea ședințe de 15- 30 de minute. Asta până când unii au început să vină la ședințe cu scaunele după ei, iar ulterior sala de ședințe a fost desființată și mesele împărțite pe la diverși șefi de departamente. Nicio faptă bună nu rămâne nepedepsită“, își amintește Marius.

Ideal ar fi ca o ședință să dureze maximum una sau două ore, spun specialiștii. În cazuri mai rare, când se discută despre strategia companiei și ședința are loc o dată pe an, aceasta poate avea o durată ce ajunge chiar și la 1,5 zile. „Dar aici nu mai este vorba de o ședință, ci de un workshop care este gestionat de un facilitator“, adaugă Anca Georgescu Aladgem.

Dincolo de tipul de ședințe și de practicile din organizații în legătură cu acest subiect, mai există studii care arată că există diferențe între femei și bărbați în ceea ce privește modul de abordare a ședințelor. „De foarte multe ori bărbații iau decizia înainte de ședință, la bere, și folosesc ședința ca să formalizeze deciziile luate anterior. În schimb, femeile consideră ședințele forumul în care se dezbat ideile și în urma cărora se iau decizii și se stabilesc planuri de acțiune“, mai spune Anca Georgescu.

În ceea ce privește pierderile pe care le pot aduce companiilor ședințele inutile, acestea se traduc și în scăderi în materie de: focus, claritate, motivare, devotament profesional al angajaților și productivitate. „Nu în ultimul rând, o companie pierde timp și bani din pricina întâlnirilor ineficiente. Din câte știu, un angajat petrece în medie 6 ore / săptămână în cadrul ședințelor, iar aproximativ 35% din timp este ineficient folosit. Dacă ne uităm la dimensiunea companiei, la numărul angajaților, la salariul mediu și la 52 de săptămâni, vom ajunge imediat și la cifre“, conchide Dan Burlacu de la Ascendis.