Companiile încep să regândească biroul ca element-cheie al culturii organizaționale. Daniela Popescu, Colliers: Angajații nu revin la birou doar din obligație, ci atunci când simt că prezența fizică le aduce valoare

Într-un peisaj profesional marcat de flexibilitate și redefinirea normelor de lucru, tot mai mulți angajați aleg să revină la birou nu din obligație, ci pentru că găsesc acolo un plus de valoare. Prezența fizică capătă sens atunci când spațiul de lucru devine un catalizator al interacțiunilor autentice, oferă un mediu care susține productivitatea reală și deschide accesul la învățare, mentorat și colaborare directă.

Din această perspectivă, pentru companii, provocarea nu mai este să impună revenirea, ci să creeze un context în care biroul devine un spațiu dorit, care contribuie la bunăstarea angajaților și la consolidarea culturii organizaționale, arată o analiză a Colliers.

Astfel, în 83% din timp, mai puțin de jumătate dintre angajați se află simultan la birou, notează raportul „ransforming Offices into Magnets for Talent, publicat recent de Colliers, care analizează date din 144 de birouri din întreaga lume, inclusiv din România.

Analiza mențționează că un birou devine cu adevărat „vibrant” atunci când este ocupat în proporție de 50% până la 85%, acesta fiind intervalul ideal în care se creează un echilibru între activitate, interacțiune și flexibilitatea spațiului de lucru. Sub acest prag, biroul riscă să fie un loc „tăcut”, lipsit de energie, dinamism și legături umane, exact acele elemente care defineasc un spațiu în care oamenii lucrează împreună. În astfel de condiții, angajații sunt mai puțin tentați să revină fizic la birou, iar spațiul își pierde rolul de sprijin pentru colaborare și sentimentul de apartenență.

Potrivit Colliers, ceea ce face un birou relevant nu este doar câți oameni îl folosesc, ci cum îl folosesc, în ce momente și cu ce scop.

„Angajații nu revin la birou doar din obligație, ci atunci când simt că prezența fizică le aduce valoare prin interacțiuni autentice, un mediu care susține munca eficientă sau oportunități de învățare și colaborare. Un birou gol nu creează cultură. Pentru ca spațiul fizic să devină un catalizator al colaborării, este nevoie de prezență constantă și activitate vizibilă”, explică Daniela Popescu, Director Î Tenant Services & Workplace Advisory la Colliers.

Începând cu a doua parte a anului 2024 se remarcă  o tendință clară, deși prezența la birou este în creștere lentă, în zilele în care vin, angajații aleg sa rămână mai mult timp la birou.

Ei nu mai vin pentru a bifa o prezență formală, ci pentru activități cu sens, precum brainstorming-uri, întâlniri de echipă, sesiuni de învățare sau proiecte în care interacțiunea directă face diferența.

„Le recomandăm companiilor să regândească spațiile de birouri nu doar ca locuri de muncă, ci ca destinații care stimulează colaborarea, creativitatea și conexiunea, spații în care prezența devine o alegere firească, nu o cerință dictată”, adaugă Daniela Popescu.

Cel mai important factor care îi determină pe angajați să revină la birou este existența unui spațiu de lucru disponibil din care lucrează în ziua respectivă. Acest element simplu, dar esențial, poate crește prezența fizică cu până la 1,3 zile pe săptămână. De asemenea, o rutină clară, cu un program hibrid stabil și predictibil, contribuie la revenirea constantă la birou, adăugând în medie 1,1 zile în plus pe săptămână. Un alt element – cheie este comunicarea din partea managerului direct. Atunci când acesta exprimă clar așteptarea ca echipa să lucreze din birou, angajații tind să răspundă pozitiv, prezența crescând în medie cu 0,9 zile pe săptămână.

În schimb, beneficiile clasice, cum ar fi masa gratuită, cafeaua bună sau alte mici atenții, nu mai cântăresc prea mult în decizia angajaților de a reveni la birou. Ce influențează cu adevărat prezența sunt aspecte practice, precum ușurința cu care pot ajunge la birou, echilibrul dintre viața personală și cea profesională sau cât de bine reușesc să lucreze de acasă. Cu alte cuvinte, angajații vor reveni în măsura în care biroul le oferă o experiență mai bună decât ceea ce au deja în mediul lor de lucru de acasă.

În România, concluzionează consultanții Colliers, tot mai multe companii își regândesc modul în care folosesc spațiile de birouri. Pe o piață aflată în schimbare, unde este necesar un echilibru între costuri, flexibilitate și cultura organizațională, biroul fizic poate rămâne un element-cheie al identității companiei, dacă este folosit cu sens. Nu ca o obligație impusă, ci ca un loc în care angajații aleg să vină, pentru că simt că le oferă valoare, conexiune și sprijin real în activitatea de zi cu zi.

Potrivit datelor departamentului de administrare a proprietăților din cadrul Colliers, lider pe piața de profil din Romania, cu un portofoliu de clădiri de birouri de peste jumătate de milion de metri pătrați, gradul de ocupare mediu al birourilor a depășit 50% încă din 2024, dar se află mult sub valorile dinaintea pandemiei.