Biroul în vremuri de pandemie

Experiența ultimelor două luni a oferit un prilej de introspecție atât la nivel personal, cât și profesional și ne-a făcut pe toți să ne întrebăm „Mai avem nevoie de birou”?, observă Tudor Ionescu, head of advisory & transaction în departamentul office al companiei de consultanță în imobiliare CBRE România. De altfel, întrebarea referitoare la utilitatea biroului, așa cum îl știm, s-a regăsit în gândurile multora dintre noi  – angajați, clienți (fie ei companii gigant sau start-up-uri), dezvoltatori imobiliari, chiar și jurnaliști (– un articol recent din Financial Times decreta „Sfârșitul erei birourilor moderne”, în contextul în care utilitatea acestora a fost pusă la îndoială de multe dintre companii în această perioadă).
Tudor Ionescu sesizează în baza unui studiu al CBRE Research că deși am putut accesa date de acasă, am trimis mailuri, am colaborat la proiecte și am avut conferințe pe Zoom – ne-au lipsit mai ales interacțiunile cu colegii și cei care ne înconjurau într-o zi normală de muncă. Potrivit studiului, 43% din cei 1.200 de respondenți din CEE & SEE au spus că le-a lipsit prânzul cu colegii, 51% au indicat lipsa întâlnirilor fizice, iar 55% au menționat faptul că le-a lipsit să vadă fețele altor oameni lucrând în jurul lor. „Așadar, spațiile de relaxare, zonele comune, bucătăriile amenajate cu multă creativitate în special în piața competitivă din IT au un rol social extrem de important căruia acum i se simte lipsa”, răspunde Ionescu, întrebat dacă spațiile de relaxare gândite de angajatori anterior vor mai avea sens în noua realitate.
Stocul modern de spații de birouri în București este de 3,27 milioane de metri pătrați, un spațiu total în care lucrează aproximativ 360.000 de angajați, potrivit datelor CBRE Research. Companiile au anunțat că se vor întoarce în primă fază la birou cu 25% din totalul angajaților, astfel încât CBRE estimează că aproximativ 80.000 de angajați s-au întors din nou la birou începând cu 18 mai. Datele trebuie corelate – subliniază specialiștii de la CBRE – cu faptul că școlile și grădinițele au rămas închise, astfel încât mulți angajați sunt nevoiți să lucreze de acasă din cauza faptului că nu au cu cine își lăsa copiii. Cei care s-au întors au găsit locurile de muncă pregătite pentru contextul în care ne aflăm. „Clădirile de birouri au fost pregătite cu multă responsabilitate din partea proprietarilor pentru a-și reprimi chiriașii. Într-o structură bazată pe limitarea riscului de infectare cu COVID-19, fiecare proprietar a introdus politici și reguli noi de igienizare și acces în spațiile comune, iar aceste măsuri vor face parte din noua normalitate pe care încet, încet o construim”, spune Tudor Ionescu. De asemenea, crede el, măsurile luate de proprietari și chiriași, dublate de disciplina personală a fiecărui utilizator, vor readuce sentimentul de siguranță în muncă la birou. „Solidaritatea dintre chiriași și proprietari a fost mai mult ca oricând vizibilă pentru că preocuparea comună a tuturor este acum menținerea sănătății și siguranței oamenilor din clădiri”, spune Ionescu.

În ceea ce privește spațiile ocupate de companii, au fost implementate măsuri de reducere a densității în birou, respectiv anumite deskuri au fost anulate temporar, iar accesul în sălile de întâlniri a fost limitat. CBRE de exemplu ia în calcul o persoană la 4 mp în sălile de ședințe. În prezent, măsurile de igienă primează. „În plan imediat, pentru întoarcerea la birou, prioritatea va fi siguranța oamenilor,  iar aceasta va rămâne în baza oricărui proces de amenajare”, spune Ionescu.  El subliniază însă că  alegerea noastră de a reveni la birou va avea și o componentă socială, de interacțiune, de învățare, de conectare. „Biroul viitorului va fi regândit cu măsuri accentuate pentru siguranța fizică a oamenilor în scenariul unei pandemii recurente, dar în același timp va proiecta spații potrivite pentru interacțiuni sociale în siguranță”, spune Tudor Ionescu.
Pentru amenajarea unui spațiu de birou în context pandemic, investițiile vor fi direcționate înspre spațiile de curățare specializate, stațiile cu materiale de igienizare, panourile separatoare pentru recepție, sistemul de termoscanare, schimbarea de filtre pentru sistemele de ventilație, spațiile de depozitare pentru mobilierul anulat temporar. „Trebuie avut în vedere și faptul că multe dintre companii au adoptat un program flexibil sau în ture, astfel încât orele de funcționare ale clădirilor de birouri se vor prelungi și echipele de property management se așteaptă la costuri operaționale mai mari.”
Cum vor arăta proiectele de birouri ale viitorului? „Pe viitor, proiectele de birouri vor avea succes dacă vor descoperi nevoile specifice propriilor oameni și le vor adresa corect în design. Raționamentele simpliste de compartimentare în open office, zona de întâlniri și alte 2-3 funcțiuni principale bazate pe un om la 10 mp, toate vor trebui amendate”, crede Tudor Ionescu. Astfel, precizează specialistul de la CBRE, biroul corect se va axa pe nevoile unei experiențe în jurul activităților zilnice: nevoia de apartenență, de independență, de progres și de confort este una dintre cele care vor defini o conexiune autentică între noi și spațiul biroului nostru. „Noile măsuri de diminuare a riscurilor și siguranța vor adăuga un nou strat în procesul de design, iar open space-ul va fi adaptat în consecință. Zonele înghesuite se vor extinde, densitatea va scădea, ariile largi și deschise vor fi subîmpărțite în celule funcționale care se adresează nevoilor particulare ale fiecărei companii sau departament și în același timp consolidează sentimentul de siguranță personală”, conchide Ionescu.

Un experiment cu impact pozitiv asupra spațiului de lucru
Și datele companiei de consultanță în imobiliare Colliers International România arată că în perioada stării de urgență aproximativ un sfert dintre chiriașii de spații de birouri spuneau că se așteaptă să revină la birou în a doua jumătate a lunii mai, după relaxarea măsurilor de prevenire a răspândirii COVID-19. De asemenea,  alți 67% luau în calcul reluarea activității în birouri în lunile de vară. Datele au reieșit dintr-un studiu desfășurat de Colliers International în rândul a peste 100 de chiriași de spații de birouri din toată țara, dintre care 30% companii cu peste 1.000 de angajați, relevante în piața spațiilor de birouri.
„Feedback-ul primit de la majoritatea clienților noștri este că angajații sunt foarte productivi și implicați și dacă lucrează de acasă. Alte companii preferă un plan de revenire treptată la birou, care presupune întoarcerea doar a unui anumit procent dintre angajați, de regulă cei a căror activitate impune prezența la birou sau nu poate fi desfășurată la fel de eficient de la distanță, în funcție de sistemele informatice și de infrastructura în ansamblu a companiei”, spune Sebastian Dragomir, partner & head of office advisory în cadrul Colliers International România.
Din perspectiva angajaților, tot conform unui studiu al Colliers International, 7 din 10 spuneau recent că își doresc să continue să lucreze o bună parte din timp de acasă și după relaxarea măsurilor pentru prevenirea răspândirii coronavirusului și ieșirea din starea de urgență. „Dintre aceștia, 60% cred că lucrul la distanță ar fi util cel puțin 1-2 zile pe săptămână, iar 10% ar vrea să lucreze chiar 3-4 zile de acasă în perioada următoare și există semnale că angajatorii iau în calcul și astfel de soluții mixte pentru a acomoda schimbările necesare în această perioadă privind modul de lucru al echipei”.
Din punctul de vedere al lui Sebastian Dragomir, chiar dacă putem face scenarii privind impactul viitor asupra pieței de birouri, acestea depind foarte mult de modul în care companiile vor reuși să-și amenajeze birourile astfel încât să limiteze riscul de îmbolnăvire și, în același timp, să mențină sau chiar să îmbunătățească productivitatea și nivelul de atașament al angajaților față de valorile companiei pe termen mediu și lung în cazul muncii de acasă. „Pentru a asigura angajaților distanțarea socială la birou, angajatorii trebuie să ia în considerare unele modificări de amenajare a spațiului și a mobilierului, mai ales în cazul birourilor de tip open space. Este necesară asigurarea unei distanțe recomandate de doi metri liniari între angajați, ceea ce înseamnă că va fi necesară creșterea spațiului alocat per angajat de la 8 metri pătrați, cât este în prezent media în clădirile de birouri de clasă A, la peste 15 metri pătrați per angajat. În acest context, anumite companii va trebui să permită unui procent din angajați să continue lucrul de acasă, astfel încât regulile privind distanțarea socială, dar și de rotație să poată fi respectate”, detaliază el câteva dintre măsurile ce vor fi luate în perioada următoare în clădirile de birouri.
Sebastian Dragomir este de părere că ulterior revenirii la birou vor fi două curente în rândul angajaților: cei care se vor bucura de întoarcere și socializare, dar și cei care vor căuta condițiile de acasă, work-life balance-ul oferit de unele companii sau spațiile de co-working. „Cel mai probabil, în spațiile deschise vor fi instalate partiții înalte între birourile care se află față în față, în recepții vom vedea bariere temporare de plastic transparent, pentru a separa vizitatorii de biroul de recepție, iar din clădirile de birouri nu vor lipsi indicatoarele care informează vizitatorii despre regulile de păstrare a distanței, de spălare și igienizare a mâinilor sau de purtare a măștilor în zonele publice”, imaginează specialistul. De asemenea, vor prima măsurile de igienă în fața altor beneficii oferite de angajator, iar siguranța va fi mereu pe primul plan. Aceasta nu exclude însă să mai poate fi oferite și alte beneficii, precum spații de relaxare, în condițiile respectării regulilor de igienă. „Suntem la o «intersecție» privind amenajarea birourilor, dar asta depinde foarte mult de impactul economic al pandemiei”, punctează el. Dragomir a observat că unele companii din Silicon Valley deja iau în considerare să păstreze distanțarea și după apariția vaccinului / vaccinarea populației împotriva coronavirusului, ca o nouă normă, în timp ce altele vor să folosească, cel puțin în perioada următoare, oportunitatea telemuncii, spațiul de birou fiind unul destinat lucrului în echipă și colaborării. „Dar asta depinde foarte mult de tipul de activitate al companiei. Companiile de IT vor fi mult mai flexibile din acest punct de vedere, spre deosebire de cele financiar-contabile, cu un grad mai mare de sensibilitate a informației. Dar dacă ar fi să rezumăm într-un singur cuvânt, acesta ar fi stabilitate – asta caută acum companiile – în business, angajați, cheltuieli”, subliniază Dragomir.

În ceea ce privește investițiile necesare pentru amenajarea unui spațiu de birou în context pandemic, Sebastian Dragomir oferă deja o estimare: „Pentru a se alinia la noile reguli de igienă și siguranță, estimăm că proprietarii de clădiri de birouri vor avea un cost minim suplimentar de 2.000 euro pe lună pentru o clădire cu suprafață medie”. În ceea ce privește investițiile pentru amenajarea în spațiul chiriașului, acestea depind foarte mult de impactul economic al Covid-19 pe termen mediu și lung, atât la nivel global, cât și local. „Altfel, majoritatea companiilor vor căuta soluții de împărțire a echipelor în așa fel încât să poată folosi optim spațiul închiriat, fără costuri suplimentare, ținând cont de distanțarea socială. Este încă prea devreme să putem trage o concluzie privind modificarea costurilor de amenajare”, precizează specialistul de la Colliers. 

Mădălina Cojocaru, partener office agency în cadrul Cushman & Wakefield Echinox, observă și ea că, cel puțin pe termen scurt și mediu, atât pentru angajați, cât și pentru angajatori, măsurile de sănătate și siguranță vor fi cele mai importante.„Astfel, angajatorii vor avea de ales între mai multe variante: închirierea unor spații suplimentare, pentru a se conforma noilor reguli de distanțare și, eventual, pentru a-și pregăti terenul pentru o eventuală creștere a businessului, aplicarea unui mix între munca de acasă și munca de la birou, care poate însemna exclusiv acasă sau exclusiv la birou pentru anumite departamente, program în «ture» scurte zilnice sau «ture» săptămânale. Totodată, conceptul de hot desk va prinde din nou teren, deoarece acesta va permite o optimizare a numărului de stații de lucru folosite.” Andrei Ianculescu, head of project management în cadrul aceleiași companii, este de părere că amenajarea spațiului de birou depinde de obiectivele companiei privind numărul de persoane care ar trebui să lucreze de la birou în această perioadă și bugetul alocat pentru modificările necesare. „Decizia privind numărul optim de angajați se realizează printr-o analiză adresată managementului, un sondaj sau focus grup, pentru a identifica nevoile de business aplicate spațiului de lucru. Apoi se aplică un chestionar online, personalizat pentru angajați, pentru a evalua preferințele și nevoile lor în ce privește lucrul de la birou versus lucrul de acasă. La final, rezultatele celor două analize sunt corelate și utilizate pentru a proiecta nevoia și configurația spațiului de birouri.” Apoi, amenajarea în context pandemic se poate face pe trei paliere: amenajare minimă doar prin mutarea mobilierului și/sau nefolosirea unor birouri; amenajare medie prin cumpărarea și montarea de panouri despărțitoare, pentru a crește numărul de persoane acomodate în spațiul respectiv, cât și amenajare complexă, prin refacerea planului de amenajare, pentru a crește semnificativ numărul de persoane care pot să folosească spațiul, respectând regulile de distanțare socială.

„Nu este sfârșitul birourilor moderne, ci începutul lor”
Giganți internaționali precum Google și Facebook au amânat întoarcerea la birou până anul viitor, în timp ce Twitter a anunțat că își lasă angajații să lucreze de acasă pentru totdeauna, dacă își doresc acest lucru și specificul activității le permite. În România, companiile au luat măsuri similare, cu firme din IT de exemplu care au anunțat întoarcerea la birou a angajaților abia în 2021.

Sociologul Alexandru Dincovici, general manager al Izibiz Consulting este de părere că nu putem vorbi despre un  sfârșit al birourilor moderne de muncă ci dimpotrivă: „Poate aceste mișcări marchează începutul erei birourilor moderne și finalul biroului premodern, din spații vechi, care nu au fost destinate inițial pentru o astfel de utilizare”, spune Dincovici.
El observă că „biroul modern se află, la fel ca și spațiile comerciale moderne, în clădiri extrem de versatile. Acestea pot fi configurate și reconfigurate după bunul plac, ceea ce se și întâmplă foarte des, având o adaptabilitate care ar trebui să le garanteze supraviețuirea și după ce va trece actualul pericol epidemiologic”. Pe de o parte pentru că pot fi redimensionate după bunul plac, pe de altă parte pentru că sunt dotate cu tehnologie care poate fi reconfigurată, ajustată, sau căreia îi pot fi adăugate altele benefice pentru această perioadă.De asemenea, observă el, companiile care declară că își lasă în continuare oamenii să lucreze de acasă sunt, asemenea birourilor moderne, destul de versatile, unele cu structuri organizaționale mai flexibile și care experimentează deja, în mare parte, cu modalități de colaborare la distanță. Pentru ele împărțirea aceluiași spațiu fizic în același moment nu este foarte important, mai ales dacă există deja echipe cu membri în mai multe orașe sau țări și care sunt nevoite să colaboreze constant.
În România există și companii care se află la polul opus al flexibilității: „La noi avem însă multe companii cu structuri organizaționale rigide, chiar și dintre cele relativ moderne care ar putea, fără pierderi mari ale productivității, să permită în continuare munca de acasă”. De multe ori aceste companii au și mecanisme excesive de control provenite dintr-o neîncredere sistemică în angajat, și chiar dacă sunt companii mici și chiar antreprenoriale, din domenii dinamice, în multe dintre ele venitul la birou va rămâne în continuare o necesitate, să vadă șeful că lucrezi”, spune sociologul.
Alexandru Dincovici nu crede că în alegerea unui loc de muncă în viitor vor prima unele detalii legate de siguranța și igiena la locul de muncă, în detrimentul unor beneficii precum sălile de relaxare, pentru că, spune el, măsurile luate acum au un alt statut – sunt obligatorii, impuse de autorități și acceptate ca atare de societate.
„Mă aștept ca și din momentul în care vor înceta să mai fie obligatorii, pentru că optimistul din mine speră să vină cât mai repede acel moment, ele să rămână în vigoare și să fie în continuare impuse atât de angajați cât și de angajatori. Vor rămâne astfel măsuri necesare, nu măsuri dezirabile, cum este cazul beneficiilor actuale în anumite industrii”, crede el.
În schimb, este posibil să asistăm la trecerea mai multor măsuri și/sau tehnologii care vor face trecerea din domeniul medical sau din mediul de laborator în domeniul privat și care ar putea deveni implementate la scară largă. El oferă ca exemplu lămpile UV cu care se pot dezinfecta spațiile, folosite mai mult în sălile de operații și care au ajuns deodată o tehnologie prezentă și în casele oamenilor și pe care o vor adopta și anumite companii, fie de nevoie (cele din domeniul medical în care nu erau obligatorii), fie pentru beneficii de imagine și a putea oferi o siguranță mai mare clienților. „Odată făcută o astfel de investiție, din momentul în care vor exista proceduri clare de utilizare și prezența acestor tehnologii va deveni o obișnuință, mă aștept ca ele să rămână și în era post-covid-19 o prezență nelipsită în cel puțin unele spații de birouri”, crede Dincovici.
Pe de altă parte, mai spune el, avem de-a face cu anumite probleme legislative care pot împiedica adopția unor proceduri medicale în zona companiilor, chiar dacă vorbim de proceduri simple care pot, până la urmă, proteja angajații cu riscuri minime. „Cel mai bun exemplu de astfel de procedură îl reprezintă măsurarea temperaturii, care devine obligatorie în multe spații comerciale, și pe care mulți proprietari de clădiri sau patroni o implementează din oficiu. Întâmpinăm în cazul ei atât probleme de legitimitate a procedurii și a celor care o implementează, ceea ce rezultă și într-o problemă de etică, cât și probleme de securitate a individului, care pot duce la conflicte cu o anumită parte din legislația europeană, precum regulamentul de protecție a datelor cu caracter personal”, spune el.
Regulamentul General pentru Protecția Datelor al UE (RGPD) nu a fost gândit pentru o lume vulnerabilă la o astfel de amenințare epidemiologică, astfel încât un exces de zel în acest domeniu, precum o prelucrare excesivă a unor date biometrice sau medicale, fără temei, chiar dacă pare justificată în momentul de față ar putea atrage cel mai probabil amenzi masive pentru companii și chiar pentru instituții ale statului. „Testarea temperaturii poate duce, împinsă la extrem, la un soi de discriminare (problema de etică) pe criterii medicale efectuată de personal fără pregătire medicală (problema legitimității) și cu aparatură neconformă (problema procedurală). Deja le este refuzat accesul în anumite spații și la anumite servicii oamenilor cu temperatură mai mare de 37,5. 
Indiferent de noile reguli, măsuri de igienă și noutăți în materie de design, birourile se vor redeschide. Cât de mult din freamătul din open office vom mai găsi în cadrul acestora, doar timpul ne va arăta.

Ce spun companiile de IT din România despre întoarcerea la birou

După declarația CEO-ului Twitter, Jack Dorsey, care a anunțat că angajații pot să lucreze pe timp nelimitat în regim de telemuncă, iar companii precum Facebook și Google au anunțat că își lasă angajații să lucreze de acasă până în vara anului viitor, nu am putut să nu ne întrebăm cum stau lucrurile în cazul firmelor de IT din România.

Iată răspunsul lui Florin Talpeș, fondator și CEO al companiei de securitate informatică Bitdefender, care și-a mutat în urmă cu aproximativ doi ani sediul central în clădirea Orhideea Towers din cartierul Grozăvești al Capitalei:
„În tot acest exercițiu de migrare de la peste 80-90% work from office către peste 90% work from home, într-o perioadă relativ scurtă de timp, Bitdefender și alte companii din IT au avut marele avantaj al faptului că în cadrul echipei, de-a lungul timpului, au fost folosite ambele variante, deci aveam un anumit exercițiu, infrastructura noastră era pregătită, iar din a doua parte a lunii februarie am început să testăm cu tot mai multe echipe trecerea la lucratul de acasă la scară mai largă. Atunci când guvernele au recomandat sau cerut izolarea acasă, echipele noastre erau deja pregătite, eram deja acasă. Trecerea la munca de acasă s-a făcut așadar fără mari dificultăți de natură procedurală și tehnică, iar productivitatea, după prima săptămână, a fost la un nivel normal. Teama de COVID și mai ales ignoranța generală în societate în acel moment față de ce însemna COVID au avut efect mai mare asupra focusului nostru, al bitdefenderiștilor, decât mutarea de la birou acasă. Însă COVID-19 ne-a ajutat să înțelegem că în mult mai multe cazuri decât credeam înainte munca de acasă poate fi la fel de productivă ca munca de la birou.
De aceea, principalul obiectiv nu este acum revenirea la birou, ci grija pentru starea de sănătate a angajaților, încât să evităm ca prezența la birou să ajute pandemia să se răspândească și mai ales să evităm ca echipele noastre să sufere. Pe termen mediu și lung, companiile trebuie să țină cont și de modul de lucru preferat al angajaților. În funcție de felul în care performează cel mai bine, vor fi cazuri de 100% WFO, 100% WFH sau, poate cel mai adesea, un model hibrid, în care, pentru o vreme, măsurile de siguranță a sănătății vor fi normă. Dar preferințele pentru o bună parte dintre noi încă nu sunt clar definite, iar la alții vor evolua, pentru că pur și simplu societatea încă nu a ajuns la un nou normal, încă nu s-a așezat și, ca urmare, o bună parte din noi încă ne adaptăm și nu ne-am așezat preferințele. Deci ne pregătim de o mare flexibilitate, de capacitatea de a lucra oricând și oriunde.  
Într-o primă fază, munca de la birou va fi permisă în Bitdefender numai în situații speciale în care o cer necesitățile de business sau dacă există opțiuni personale argumentate. Deci mergem pe work from home ca primă opțiune pentru o perioadă. Am pregătit un set de măsuri pentru a asigura siguranța celor care trebuie sau își doresc să lucreze de la birou. Direcția Bitdefender pentru viitorul apropiat este aceea de a merge către o zonă hibrid de muncă de la birou și muncă de acasă. Nu știm încă cum va arăta acel hibrid, acum suntem într-o fază de început a învățării sau experimentării.
Credem că noul normal din era post-COVID-19 va fi definit abia pe la mijlocul sau în a doua jumătate a anului 2021 și va presupune o adaptare continuă, în funcție de evoluția globală a pandemiei și dobândirea imunității colective față de noul coronavirus.  
În tot acest timp, companiile vor cântări în permanență criterii precum riscul de infectare, pe de-o parte, și îndeplinirea obiectivelor de business, de cealaltă parte, pentru a găsi abordarea cea mai sigură și performantă pentru toți cei implicați.”

Ce spun dezvoltatorii?

Ce măsuri s-au implementat pentru combaterea pandemiei?
În parcurile West Gate și Novo Park, care găzduiesc o comunitate de circa 20.000 de angajați ai multinaționalelor, am pus în practică în parteneriat cu experți în domeniul sănătății o serie de protocoale și măsuri de siguranță și prevenție împotriva Covid-19. Dincolo de asigurarea celui mai înalt standard de igienizare, dezinfecție și curățenie, am dat atenție fluxurilor de deplasare pentru facilitarea ușoară a accesului către birouri și evitarea aglomerației. De asemenea, am luat măsuri suplimentare de siguranță în zonele de acces și în recepții, am asigurat funcționarea sistemelor de ventilație cu introducere 100% a aerului proaspăt și am informat comunitatea noastră din parcurile de birouri despre noile condiții de lucru.
Chiar dacă, atunci când am dezvoltat parcurile de birouri, nimeni nu putea să prevadă situația actuală, noi le-am conceput într-un mod care le permite oamenilor să beneficieze la maximum de spațiile comune în condiții care astăzi sunt definite de sintagma „distanțare socială”.  Spre exemplu, pentru a evita densitatea mare și a fluidiza traficul pietonal și al mașinilor, există mai multe puncte de acces în parc pentru rute de circulație tip „one way” și în clădirile de birouri. În cei peste 15.000 mp de spații verzi de la West Gate, ceea ce înseamnă aproximativ jumătate din parcul Kiseleff, angajații se pot relaxa în zonele cu șezlonguri și Wi-Fi gratuit sau pot să-și continue ședințele de lucru în aer liber. Încurajăm utilizarea bicicletelor și a trotinetelor sau scuterelor electrice, iar cei care optează pentru aceste modalități de deplasare găsesc rastele amenajate special în parcurile noastre.

Ce investiții au fost necesare?
În primul rând, țin să menționez că sănătatea și bunăstarea oamenilor din parcurile noastre de birouri sunt cele mai importante. Investim continuu în parcurile noastre de birouri, pentru amenajări și îmbunătățiri. Spre exemplu, în Novo Park îi întâmpinăm pe membrii comunității noastre cu o parcare subterană reamenajată, în care am investit 1 milion de euro și care vizează în primul rând siguranța pietonilor și asigurarea unui flux mai eficient al mașinilor. Planul nostru de investiții este mereu adaptat la nevoile chiriașilor, iar măsurile suplimentare de siguranță implementate împotriva Covid-19 nu fac excepție.

Va crește service
charge-ul companiilor care au închiriat birouri?

Politica Genesis Property a fost întotdeauna una centrată pe nevoile chiriașilor, pe adaptabilitate și flexibilitate. De aceea avem probabil cele mai îndelungate contracte de închiriere din piață și am ținut chiriașii aproape, în condițiile în care am urmărit întotdeauna să le oferim servicii de cea mai înaltă calitate. Scopul nostru este ca toți să depășim această perioadă dificilă și să ne concentrăm pe restartul economic, restartul orașului nostru.  

Ce modificări au cerut chiriașii?
O parte din măsurile menționate anterior s-au luat împreună cu chiriașii noștri și, bineînțeles, ținând cont de indicațiile autorităților. Suntem în legătură permanentă cu aceștia pentru a găsi cele mai bune metode de a menține siguranța în clădirile noastre de birouri. Pe măsură ce angajații se întorc la lucru, ne vom adapta și vom implementa noi proceduri care să crească siguranța și confortul angajaților din parcurile noastre.

Câți angajați din clădiri vin efectiv la birou acum?

În prezent circa 80% din angajații parcurilor de birouri lucrează de acasă. Ne așteptăm ca treptat, cea mai mare parte a lor să revină la birou, începând cu luna iunie. În timp ce luăm măsuri pe termen scurt și mediu pentru siguranța angajaților din parcurile noastre de birouri, planificăm investiții prin care putem îmbunătăți siguranța și bunăstarea celor pe care îi găzduim. Avem astfel în plan să suplimentăm spațiile verzi și să asigurăm zone car-free, să diversificăm ariile de lucru din interior și exterior, să reducem timpul și riscul transferului între casă și birou și să oferim acces facil la o varietate de zone de divertisment, sport, mâncare și minimarket.
Multe persoane numesc izolarea socială din timpul epidemiei cel mai amplu experiment social de muncă de acasă. Fără a avea alte opțiuni, am reușit să ne adaptăm destul de bine la noul univers digital în care am fost nevoiți să intrăm fără ca, anterior, să fi avut pregătită o strategie pentru asta.
Experiența aceasta ne face să ne întrebăm un lucru: mai este nevoie să ne întoarcem la birou, dacă totul poate fi rezolvat online, de acasă? Răspunsul este, cu siguranță, da. Și acest răspuns rezultă din simplul fapt că ne-am născut ființe sociale. Avem nevoie să ne vedem colegii, să ne întâlnim la birou și să interacționăm față în față, să discutăm la o cafea despre noutățile din viețile noastre. Simplu spus, avem nevoie să simțim că facem parte fizic dintr-o comunitate. Asta nu înseamnă că nu vom mai munci de acasă. Noul normal va continuă să aducă schimbări, cu un mix de muncă de acasă și de la birou. Însă cea mai importantă lecție pe care am învățat-o la nivel colectiv în perioada de criză este că, acum mai mult ca niciodată, sănătatea și starea de bine a oamenilor primează, iar relațiile inter personale sunt foarte importante pentru echilibrul fiecăruia dintre noi. Chiar dacă măsurile de prevenția Covid-19 tind să devină normă în domeniu, atunci când ne raportăm la viitorul spațiilor de birouri și la bunăstarea oamenilor noi mergem mai departe. Trebuie să privim în ansamblu și în viitor.
Parcurile de birouri ale viitorului vor deveni întregi comunități – orașe în orașe – centrate pe experiențe holistice în funcție de nevoile oamenilor. Proximitatea spațiilor de lucru, a locuințelor și a zonelor de food & entertainment sunt elemente către care se vor orienta chiriașii, din dorința de le oferi angajaților cele mai bune și sigure condiții de lucru. Nu în ultimul rând, noul standard al birourilor va impune sustenabilitatea și grija sporită pentru mediu. Sustenabilitatea nu mai este doar o ambiție, ci devine o nouă mantra pe piața de birouri. Astfel de teme vor contura viitorul orașului nostru. Pe termen lung, pandemia va schimba felul în care arată Bucureștiul odată cu adaptarea acestuia la noul nostru stil de viață, definit de felul în care noi alegem să trăim, să muncim și să ne deplasăm în oraș.
Suntem conștienți că adaptarea la noua economie low touch presupune eforturi pe care un singur dezvoltator sau o singură companie nu le poate face singură. De aceea, adresăm un apel comunității de afaceri, societății civile și autorităților de a da #restartBucuresti astfel încât Capitala să devină un loc mai bun și mai plăcut pentru muncă și petrecerea timpului liber în siguranță.

Cum se luptă birourile cu pandemia?
Am adaptat normele de igienă, pregătind mediile de lucru pentru ca angajații să performeze. În acest sens, am implementat o serie de măsuri:  obligativitatea purtării măștilor de protecție în toate zonele comune ale clădirii pentru toți chiriașii, vizitatorii și personalul administrativ; limitarea lifturilor la preluarea a cel mult patru comenzi simultan și la patru persoane care pot utiliza liftul în același timp; asigurarea unui flux de acces suplimentar pe scările de evacuare; eliminarea recirculării aerului în clădire; instalarea unor dispozitive cu soluții dezinfectante în recepția clădirii pentru toți vizitatorii, precum și în sasulul de la intrare; dezinfectarea periodică a tuturor suprafețelor atinse frecvent din spațiile comune (recepție, mânere, butoanele lifturilor etc.); săptămânal efectuăm dezinfectari prin nebulizare în toate zonele comune ale clădirii; filtrele centralei de tratare a aerului au fost înlocuite cu unele încadrate într-o clasă de filtrare superioară; termoscanarea personalului administrativ din clădire și a curierilor. Am pus totodată la dispoziția chiriașilor termometre digitale pentru angajații lor.

Ce investiții au fost realizate în acest sens?
Am efectuat anterior datei de
15 mai toate investițiile necesare pentru punerea în practică a  măsurilor de dezinfectare, igienă și siguranță menționate anterior, astfel încât să asigurăm un mediu sănătos și productiv de lucru.

Cresc costurile pentru companii?
Facem toate demersurile și eforturile pentru a conserva taxa service charge cât mai aproape de valoarea reconciliantă anul anterior.

Ce modificări v-au cerut chiriașii?
Toate măsurile au fost luate că urmare a consultărilor avute cu chiriașii noștri privind reîntoarcerea în siguranță la birou și ne-am bucurat să le regăsim în recomandările și normele comunicate de autorități.

S-au întors corporatiștii la birou?
Măsurile implementate asigură funcționarea la capacitate integrală a clădirilor. Estimările noastre, bazate pe discuțiile cu chiriașii, sunt pentru o revenire graduală la birou. În săptămâna 18-22 mai aproximativ 40-50% din ocupanții cladiriilor reveniseră la birou,  urmând ca acest procent să ajungă probabil spre 100% la ridicarea restricțiilor. În același timp continuăm procesul de închiriere în proiectele One Tower, One Cotroceni Park și One Verdi Park. Chiriașii sunt în mod deosebit interesați de performanțele tehnice ale noilor clădiri, iar certificările LEED și WELL vor deveni probabil un standard care asigura un nivel sporit de confort al mediului de lucru. Modelul work from home nu este unul performant pe termen lung, iar flexibilitatea și adaptabilitatea spațiilor de birouri noi, moderne și certificate, reprezintă un atu în procesul de recalibrare a mediului de lucru la noua realitate.
One Office are astăzi un portofoliu existent de 35.000 mp (business parkul One North Gate și clădirea One Victoriei Center, fosta Bucharest Corporate Center) și birouri în dezvoltare și construcție de 150.000 mp (One Tower, parte din One Floreasca City, One Cotroceni Park și One Verdi Park).

Ce măsuri s-au implementat pentru a combate pandemia?
Globalworth și-a luat angajamentul să respectăm toate măsurile obligatorii pentru a asigura că activitatea se desfășoară în deplină siguranță pentru chiriașii și angajații noștri. Totodată, echipele de leasing sunt pregătite pentru cererile deja în creștere în ceea ce privește necesarul de spațiu pentru respectarea distanțării sociale în birouri. Noile reglementări îi privesc pe toți cei 100.000 de oameni care lucrează, tranzitează sau vizitează (în) toate cele 14 clădiri din portofoliu și se referă, înainte de toate, la adoptarea de măsuri pentru a asigura eficiența sistemului HVAC (ventilație și climatizare – n.red.) și la sporirea protocolului de igienizare prin dezinfectarea zonelor comune (lobby ascensoare, căi de acces, scări, toalete). Ne-am asigurat și ne asigurăm constant că toți furnizorii-cheie ai clădirii, atât ai noștri, cât și ai chiriașilor, respectă instrucțiunile de igienă a mâinilor și cerințele de sănătate, siguranță, securitate și mediu (HSSE) cu echipament personal de protecție (măști, mănuși). Am dispus la intrările clădirilor instrucțiunile de igienă pentru limitarea răspândirii Covid-19, iar accesul vizitatorilor este permis doar dacă aceștia poartă măști.           
Pentru a asigura distanțarea socială, am implementat noi reguli atât la recepție și punctele de acces clădire (delimitarea unor rute distincte pentru zonele de intrare și ieșire ale clădirii, delimitarea și marcarea direcțiilor căilor principale de circulație – coridoare, scări, intrări), cât și la ascensoare (marcarea zonelor pentru a menține distanța de siguranță în zona lobby ascensoare, recomandarea pentru utilizarea ascensoarelor a maximum 4 persoane pentru a evita aglomerația, colantarea pardoselii ascensorului pentru a stabili zonele de distanțare) și zonele comune (marcarea zonelor pentru delimitarea distanței sociale acceptabile în zonele care s-ar putea aglomera, comunicarea către toate părțile implicate a noilor reguli / protocoale, aplicabile în zonele comune). În ceea ce privește programul de curățenie, înainte de data în care a fost sistată starea de urgență, s-a realizat o sesiune de dezinfectare cu nebulizator pentru toate zonele comune din clădire. Aceste zone comune sunt dezinfectate frecvent, iar panourile de comandă a ascensoarelor sunt tratate cu substanțe antivirale. În clădiri sunt instalate dispensere pentru igienizarea mâinilor, covoare dezinfectante la intrări și ecrane de protecție la recepții.

Ce investiții au fost necesare?
Investițiile au constat în două direcții majore: redimensionarea echipelor de prestări servicii curățenie, dezinfectare și pază și achiziționarea suportului necesar pentru implementarea măsurilor împotriva COVID-19, măsuri amintite mai sus. În ceea ce privește cea de-a doua direcție, a fost nevoie să procurăm, pentru toate clădirile din portofoliul Globalworth, dispensere cu dezinfectant și consumabile aferente, materiale de semnalistică privind respectarea regulilor de distanțare socială (afișe, autocolante, asigurarea de trasee definite pentru fluxurile de circulație, număr maxim de persoane în lifturi), materiale profesionale specifice pentru dezinfecția frecventă a spațiilor comune, covorașe cu dezinfectant, dezinfectare prin nebulizare în spațiile comune, soluții antivirale pentru tratarea zonelor sensibile (butoniere lifturi, acces uși), ecrane de protecție din plexiglas instalate la recepția clădirilor.

Va crește service charge-ul companiilor care au închiriat birouri?
Este prea devreme pentru a prezenta o analiză de impact, însă toate eforturile noastre sunt direcționate pentru optimizarea lor. O atenție sporită a fost acordată reducerii cheltuielilor de exploatare în această perioadă.

Ce modificări v-au cerut chiriașii?
Solicitările chiriașilor intră în sfera acțiunilor și măsurilor pe care Globalworth le-a implementat pentru asigurarea unui mediu igienic al spațiilor de lucru: dezinfecții frecvente ale spațiilor comune, semnalistică privind distanțarea socială, dezinfecții prin nebulizare, verificarea funcționalității echipamentelor de ventilație ale clădirilor.

Vă așteptați ca mai mulți angajați să lucreze de acasă pe viitor?
Situația încă fluidă nu ne permite să știm cu exactitate care va fi numărul de angajați și companii care vor opta pentru lucrul de acasă. Chiar dacă o parte dintre angajați vor continua o perioadă lucrul de acasă, iar altă parte vor lucra în rotații, tot rămâne un procent semnificativ de angajați care optează pentru munca la birou și numărul va crește pe parcurs ce intensitatea pandemiei scade. Asta și pentru că mulți dintre angajați depind de birou și sunt mai eficienți în cadrul echipei. Ne așteptăm, așadar, la o creștere graduală a numărului de angajați care vin la birou, iar această creștere implică modificări de amenajare a spațiului și a mobilierului, mai ales în cazul birourilor open space, spațiilor comune (bucătării, săli de relaxare) sau în cazul sălilor de meeting sau conferințe. Unele birouri se vor roti, astfel încât angajații să nu stea față în față, în recepții vor fi instalate bariere temporare de plastic transparent pentru a separa vizitatorii de biroul de recepție, iar în unele spații vor fi instalate partiții înalte între birourile care se află față în față. Dacă înainte biroul era mai ales despre confidențialitate, acum este despre siguranță și separare fizică între colegi. Această distanță de doi metri recomandată conduce automat la creșterea spațiului alocat per angajat de la 10 metri pătrați la 15-20 metri pătrați. Necesitatea de a crește spațiul alocat per angajat este deja observată de echipele noastre de leasing care au tot mai multe cereri de creștere a spațiului de la companii și ne așteptăm la evoluții în această direcție.