„Ar trebui sau nu ca o companie să plătească o parte din cheltuielile cu utilitățile sau de alt tip pentru angajații care lucrează de acasă”?

La fel ca în cazul beneficiilor extra-salariale anterioare (tichete de masă, abonamente la sala de sport, spații de relaxare generoase, fructe și cafea gratuite), firmele din domeniul IT se numără printre primele care au decis să își sprijine financiar angajații care lucrează de acasă.
Dell este una dintre companiile care a aplicat o serie de măsuri pentru aceștia, în situația în care, în prezent, la nivel global 95% dintre angajații firmei se află într-o situație de work from home.
Chiar dacă pentru perioada următoare, reprezentanții companiei au stabilite câteva scenarii pentru întoarcerea la birou, ei spun că pe  parcursul ultimului deceniu s-au pregătit constant pentru flexibilitatea la locul de muncă, astfel că lucrează de la distanță de peste 10 ani: 30% dintre angajații Dell Technologies au lucrat de la distanță chiar dinaintea pandemiei.
Reprezentanții din România ai companiei spun că, din momentul în care și-au dat seama că acest scenariu al lucrului de la distanță va dura mai mult decât s-au așteptat cu toții, au lansat o versiune updatată pentru contextul pandemiei a programului lor, Connected Mobility (pe care au denumit-o Connected Mobility 2.0). Încă de la început, programul a fost gândit în jurul flexibilității acordate de către computerele mobile.
Programul presupune că acei angajați care își doresc să facă parte din programul 2.0 și vor să petreacă mai mult timp acasă, vor primi mai întâi un sprijin financiar, pentru a fi cheltuit pe echipamentul de acasă (dispozitive, conexiunea la internet etc.),  care se adaugă echipamentului pe care aceștia deja îl aveau, pentru lucrul de la distanță.
Pe lângă acest lucru, în România derulează mai multe inițiative, preponderent în mediul online, pentru a-și ajuta angajații să gestioneze această perioadă, dar și să mențină lucrurile cât mai aproape de normal, așa cum erau obișnuiți cu ele. „De exemplu, am mutat online o serie de evenimente interne, care acoperă teme de la adaptarea la noul normal sau traininguri pentru dezvoltare personală și profesională până la inovare în management, egalitatea de gen, tehnici de vorbit în public, sau chiar yoga, pilates sau cursuri de gătit. Oferim, de asemenea, săptămânal resurse care să ne ajute la obținerea stării de bine, ce țin de sănătatea mentală, fizică și nutriție.”
Reprezentanții Dell România spun că beneficiile materiale acordate vin pe fondul acestui context neobișnuit, fiind un efect, nu un factor motivant în sine: „Onest vorbind, cu toții simțim teamă și nesiguranță, iar aceasta este o situație generală pe care toate organizațiile ar trebui să o gestioneze. Astfel, considerăm că principalul factor motivant este relația deschisă și onestă dintre angajator-angajat, reflectată prin crearea unui spațiu sigur, în care colegii noștri să își poată exprima grijile, un spațiu care să poată cuprindă nesiguranțele și fricile lor. Noi avem această conversație cu colegii noștri, privind acomodarea lor cu lucrul de acasă, vrem să știm dacă le e greu să gestioneze situația, dacă preferă să lucreze din altă parte și, în cazul în care preferă, cum putem să le facem spațiul de lucru cât mai potrivit”.
Astfel, acestea sunt doar instrumente de adaptare la situația din prezent, în care și-au propus să facă această schimbare cât mai lin cu putință. Beneficiile extra-salariale existente anterior pandemiei au fost acordate în continuare în România: „De exemplu, ofeream tichete de masă atunci când mergeam la birou, pe care am continuat să le oferim și atunci când munca s-a transferat acasă. Clasele de yoga și pilates s-au mutat online, am organizat grupuri de suport pentru părinții care au copii acasă sau pentru colegii care au grijă de cineva apropiat. Cultura noastră organizațională este construită în jurul grijii pentru colegi indiferent de context, diferența este că acum instrumentele s-au mutat online”.
Munca de acasă sau de la distanță va fi parte din noua realitate, iar „normalul” de dinainte de martie anul acesta nu va mai exista, punctează Mădălina Racovițan, tax partner la KPMG România.
„În ultima perioadă, tot mai multe organizații își pun problema acordării angajaților a unor sume de bani în vederea achiziționării unor echipamente sau achitării unei părți din costul cu utilitățile sau chiria”, spune Mădălina Racovițan.
În Elveția, de pildă, în anumite condiții, angajatul poate solicita angajatorului o compensație pentru folosirea echipamentului personal (e.g. laptop, imprimantă etc.) în derularea activității de acasă. De asemenea, angajații au dreptul la rambursarea de către angajator a tuturor cheltuielilor ocazionate de executarea muncii, însă trebuie bine documentat motivul pentru care munca se desfășoară de acasă și nu de la birou, explică Racovițan.
Tot în Elveția, încă din 2019 existau prevederi referitoare la costuri privind chiria, conform cărora aceste cheltuieli pot fi suportate de angajator doar în cazul în care acesta nu poate pune la dispoziția angajatului un spațiu de lucru adecvat – ceea ce s-a întâmplat de altfel în timpul pandemiei. „Referitor la beneficiile fiscale, în anumite condiții, angajații își pot reduce impozitul pe venit datorat, deducând o parte din cheltuielile înregistrate privind spațiul de lucru de acasă”, precizează specialistul KPMG.
Cum stau lucrurile în România? Și pe piața locală telemunca este reglementată încă din aprilie 2019 și în aceasta se menționează că angajatorul este obligat „să asigure mijloacele aferente tehnologiei informației și comunicațiilor și/sau echipamentele de muncă sigure necesare prestării muncii […] “.
De asemenea, autoritățile au emis o Ordonanță de Urgență (132 din data de 10 august), conform căreia, în cazul activității de telemuncă, angajatorilor li se acordă o singură dată un sprijin financiar în valoare de 2.500 de lei pentru fiecare telesalariat, pentru a se achiziționa bunuri și servicii tehnologice necesare desfășurării activității, dacă respectivul salariat a lucrat în regim de telemuncă pe perioada stării de urgență cel puțin 15 zile lucrătoare. Mădălina Racovițan clarifică etapa în care se află aplicarea acestei ordonanțe: pe 25 august a fost publicat pe site-ul Ministerului Muncii un Proiect de Ordin (în dezbatere publică până pe 3 septembrie, interviul Business MAGAZIN fiind acordat anterior acestei date n.red.) pentru stabilirea modalității de acordare a sprijinului financiar și a categoriilor de bunuri ce pot fi achiziționate conform ordonanței (i.e. laptop/notebook, tablete, smartphone, echipamente periferice de intrare și ieșire aferente acestor bunuri, echipamente necesare conectării la internet, licențe aferente sistemelor de operare și aplicațiilor software).
Astfel, companiile care îndeplinesc condițiile din ordonanța 132 pot aplica pentru obținerea sprijinului financiar de la stat, însă alte facilități nu există în mod expres. „În contextul in care munca la distanță va rămâne o parte importantă din viitorul muncii, companiile ar trebui să își revizuiască politicile de remunerare și să analizeze care sunt acele beneficii relevante în noul context, care sunt mai valoroase pentru angajați și de ce nu, în contextul unei contractări economice, mai avantajose din punct de vedere fiscal. Astfel, companiile s-ar putea orienta catre beneficiile de tip „cafeteria” în care angajatul primește un buget lunar si are libertatea de a alege acele beneficii care sunt relevante pentru el, unele chiar avantajoase fiscal (de tipul tichetelor de masa sau tichetelor de vacanță)”, punctează Mădălina Racovițan.
Alexandra Peligrad, CEO-ul companiei de resurse umane Smartree, observă că și angajații își doresc alte beneficii de la angajatorii lor în contextul pe care îl traversăm, deși își doresc să păstreze și o parte din beneficiile anterioare.
„Din ce am observat noi în ultimele luni în situația de COVID în care ne aflăm, atât din zona de forumuri, în care angajații își exprimă dorințele referitoare la ceea ce ar însemna pentru ei beneficii satisfăcătoare în pandemie, dar și din feedback-ul pe care îl avem de la cei pe care îi intervievăm într-un proces de recrutare, rezultă că în primul rând angajații au dorit și au reușit în perioada aceasta să păstreze beneficiile pe care le aveau și înainte, a fost o perioadă în care își puneau întrebări referitoare la păstrarea abonamentelor la sală în contextul în care sălile erau închise, dar au avut acces virtual la orele pe care le puteau accesa și atunci companiile au continuat să ofere aceste beneficii; cei care aveau mașină de serviciu, au solicitat să o păstreze, dar mai există o categorie a angajaților care lucrează în companiile care au birourile închise și care solicită decontarea unor părți din costurile pe care le înregistrează în locul unde își desfășoară remote activitatea referitoare la utilități, chirie sau consumul de cafea, apă, pe care în mod normal o primeau în programul de lucru”.
Chiar dacă nu există foarte multe companii din piață care acordă beneficii de acest tip, Alexandra Peligrad spune că și în rândul partenerilor cu care lucrează se află companii care oferă angajaților, într-o anumită limită, posibilitatea de a-și acoperi costurile pe care le au angajații care lucrează de acasă, însă sub forma unui beneficiu asimilat veniturilor din salarii. „Există companii care au oferit o anumită sumă de bani salariaților, sumă de bani care se impozitează și se taxează cu toate contribuțiile și taxele aferente salariului. Este un beneficiu într-o sumă de bani – nu se decontează pentru că, deocamdată, pe regimul legislativ pe care îl avem, companiile nu au găsit o clauză din Codul Fiscal prin care să poată deconta astfel de tipuri de costuri.”
Potrivit ei, sumele sunt diferite și variază în funcție de dimensiunea companiei: „Pornesc de la câteva sute de lei și ajung la un maximum de 1.200 – 1.300 de lei pe lună, sume nete care mai departe merg spre contribuții și impozit pe venit, care intră în costurile companiei”. Angajatul are parte de libertate totală când vine vorba despre cheltuirea acestor bani: „Este vorba despre o sumă de bani pe care angajatul nu trebuie să o justifice în niciun fel, este treaba lui ce face cu ea, este impozată de către companie și, ca atare, este ca atunci când primește un bonus pentru o anumită activitate – nu îl întreabă nimeni ce face cu acești bani și compania nu îi solicită să își justifice cheltuielile din ce am văzut noi până acum, modul în care a folosit acești bani.”
CEO-ul Smartree spune însă că numărul companiilor care acordă acest tip de beneficii sunt companii din zona serviciilor de tehnologie, iar în rândul clienților Smartree procentul celor care oferă asfel de bonusuri în contextul pandemiei este de sub 10%.
Chiar dacă munca de acasă pare să fie parte din noua realitate pentru mult timp, iar giganți ai lumii au anunțat de la începutul pandemiei că își vor lăsa angajații să lucreze de acasă pe termen nedefinit, dacă ei își doresc acest lucru, companiile încep deja să simtă nevoia întoarcerii la birou.
Reprezentanții Dell România precizează: „Ce putem spune după toate aceste luni este că lucrul de acasă 100% din timp nu doar că se dovedește nesustenabil din punct de vedere emoțional – majoritatea colegilor au nevoie de interacțiune umană, este o nevoie de bază – dar și imposibil, din punct de vedere logistic. Ne referim, aici, la colegii care au copii mici, la cei care împart spațiul cu alții, la cazuri în care conexiunea la internet nu este foarte bună, iar toate aceste elemente creează un mediu în care 8 ore de lucru zilnic nu sunt posibile”,
explică reprezentanții Dell. Astfel,
au făcut un studiu la nivel global, din care a reieșit că se vor împărți în grupuri și se vor deplasa la birou în perioade diferite, ținând cont, de altfel și de regulile fiecărei țări în care au sedii: „Odată ce ne întoarcem la normal, 50% din forța de muncă globală Dell Technologies va lucra de la distanță”.