„Mai ești acolo?” Cum funcționează aplicația care verifică dacă angajații lucrează de acasă și ce spune antreprenorul care a creat-o

„Mai ești acolo?” este întrebarea care poate apărea pe ecranul unui angajat atunci când aplicația de evidență a activității detectează o pauză mai lungă decât cea obișnuită. Dacă nu primește un răspuns în 20 de secunde, sistemul începe să înregistreze intervalul drept pauză, explică Adrian Dinu, fondatorul și CEO-ul Creasoft, companie românească de software pentru resurse umane și echipamente de pontaj electronic. Este una dintre funcționalitățile dezvoltate pentru companiile care vor să păstreze evidența timpului lucrat de la distanță. În experiența antreprenorului, asemenea instrumente au ajuns, în unele organizații, să facă parte din negocierea revenirii la birou: angajații pot continua să lucreze de acasă dacă acceptă înregistrarea activității de pe calculator. „Angajaților li s-a spus: vrei să lucrezi de acasă în continuare? Foarte bine, îți instalezi aplicația aceasta”, spune Dinu într-un interviu pentru BUSINESS Magazin. Alternativa descrisă de el este prezența la birou, unde intrarea și ieșirea pot fi înregistrate printr-un sistem de acces cu cardul, de exemplu. 

Creasoft a dezvoltat soluția de monitorizare a activității pe PC în timpul pandemiei. Compania are în prezent peste 500 de clienți companii și peste 75.000 de angajați înregistrați în sistemele sale de HR, însă aceste cifre includ ansamblul soluțiilor furnizate, de la pontaj la administrarea documentelor de personal. Aplicația este pornită de utilizator, iar din acel moment începe înregistrarea activității, potrivit lui Dinu. Angajatul o poate opri când are de rezolvat o problemă personală și o poate reporni la revenire. „Nu e o monitorizare non-stop a PC-ului tău. E o aplicație pe care trebuie să o deschizi tu voluntar”, explică antreprenorul. Sistemul permite clasificarea anumitor site-uri sau aplicații drept activități personale. Intervalele respective pot fi încadrate ca pauză, în funcție de configurare și de specificul postului. „Ai stat, teoretic, șapte ore în fața calculatorului, dar tu ai petrecut o oră pe niște site-uri care nu aveau nicio legătură cu activitatea ta. Prin urmare, ai fost în pauză”, descrie Dinu logica instrumentului. În cazul perioadelor fără interacțiune cu tastatura sau mouse-ul, antreprenorul spune că sistemul urmărește să distingă între absență și activități care nu presupun tastare continuă. Participarea la o ședință online este unul dintre exemplele sale.

Datele înregistrate descriu însă activitatea pe calculator potrivit regulilor aplicației. Evaluarea rezultatului — calitatea unui proiect, rezolvarea unei probleme sau valoarea unei idei — presupune și alte criterii. Adrian Dinu face și o distincție între posturile pentru care poate evalua direct ceea ce primește și cele în care disponibilitatea într-un anumit interval face parte din serviciu. Pentru un programator cu experiență, o sarcină poate fi definită și estimată înainte de începerea lucrului. Dacă rezultatul este livrat în termenul stabilit, distribuția efectivă a orelor poate deveni secundară pentru angajator. „El a făcut treabă de cinci zile. Poate să facă ce vrea el. Nu mă interesează, dar asta e numai când poți să măsori munca”, spune Dinu.

În suportul pentru clienți, situația este diferită: angajatul trebuie să fie disponibil atunci când apar solicitările. Nu poate muta întreaga activitate într-un weekend dacă oamenii sună în timpul săptămânii. În producție, accesul la instrumente, componente și echipamente limitează posibilitatea lucrului de acasă. Antreprenorul spune că păstrează zile de muncă de la distanță pentru anumite activități din propria companie. Un argument este timpul pe care angajații îl economisesc prin eliminarea drumului la birou. „Dacă tu poți să lucrezi de acasă o zi pe săptămână, de exemplu, OK, de ce nu ți-aș da-o?”, spune el. Condiția este ca sarcinile să fie îndeplinite satisfăcător.

Automatizarea poate schimba și activitatea departamentelor de resurse umane. Fondatorul Creasoft oferă exemplul documentelor care trebuie generate, distribuite, semnate și arhivate pentru sute de angajați. O parte dintre aceste operațiuni pot fi realizate prin fluxuri digitale, reducând munca repetitivă. Dar antreprenorul consideră că beneficiul nu ar trebui calculat exclusiv prin numărul posturilor care pot fi eliminate din HR. Timpul eliberat poate fi folosit pentru discuții cu angajații și identificarea problemelor care îi determină să plece. „Mai trebuie să vorbești tu cu angajații tăi. Așa afli că e unul printre ei care le vorbește urât și face bullying”, spune el. Relațiile tensionate din echipă, comportamentul unui manager sau sarcinile imposibil de îndeplinit nu apar într-un simplu raport de prezență. Pentru a le identifica, departamentul de HR trebuie să aibă timp să discute cu oamenii. „Cum să afli, dacă tu faci doar hârtii peste nemiluita?”

Dinu susține că, în experiența sa cu clienții care au utilizat soluții de monitorizare a activității la calculator, timpul înregistrat a scăzut în anumite perioade de la aproximativ șapte ore la patru ore pe zi. „De unde începuseră în forță, la șapte ore, au coborât la șase. La un moment dat era o medie de vreo cinci. La un moment dat se ajunsese la patru ore”, spune el. Cifrele reprezintă observațiile antreprenorului asupra utilizării soluției. Dinu consideră că una dintre dificultățile muncii la distanță apare atunci când membrii unei echipe percep diferențe mari de implicare între colegi remunerați similar. În interpretarea sa, sentimentul că unii muncesc mai puțin poate afecta și motivația celor care își îndeplinesc sarcinile. Este perspectiva unui antreprenor care furnizează instrumente de evidență a muncii și care își recunoaște poziția în această discuție: „Eu, fiind antreprenor, evident că punctul meu de vedere poate să fie un pic subiectiv.”

Businessul Creasoft se extinde dincolo de monitorizarea activității pe calculator. Grupul produce echipamente de pontaj și control acces și dezvoltă software pentru administrarea personalului, documente și semnătură electronică. „Am ajuns la peste 500 de clienți companii. În continuare, ponderea majoritară sunt încă producție și servicii”, spune Dinu. Grupul a înregistrat în 2025 o cifră de afaceri cumulată de aproximativ 3 milioane de euro și un profit total de circa 300.000 de euro, cu aproximativ 30 de angajați, potrivit antreprenorului. Pentru 2026, estimarea sa este de menținere a afacerilor în apropierea acestui nivel. Compania resimte reducerea cheltuielilor unor clienți și scăderea numărului de salariați din anumite firme aflate în portofoliu. Dacă anterior angajările făcute de clienții existenți susțineau creșterea furnizorului, în acest an Dinu spune că observă mai multe reduceri de personal decât angajări în rândul acestora. „Mai mulți s-au dispensat de oameni decât s-au făcut angajări noi.” În acest context, Creasoft caută parteneriate externe cu furnizori de software HR, inclusiv din Franța, care ar putea integra echipamentele și componenta de pontaj în propriile platforme.

Cine este Adrian Dinu

Adrian Dinu este absolvent al Facultății de Cibernetică și Informatică Economică din cadrul ASE București și și-a început cariera în banking, unde a ocupat o funcție de director la Banca Ion Țiriac. Ulterior, a fost acționar și administrator al SAS Grup, companie de monitorizare GPS a flotelor auto, vândută în 2018 către AROBS.  Experiența sa antreprenorială include mai multe afaceri care combină software-ul cu echipamentele fizice. Creasoft dezvoltă, pe lângă soluțiile de HR și pontaj, instrumente pentru inventarierea digitală, administrarea mentenanței și monitorizarea automatelor comerciale, potrivit informațiilor publicate de companie. 

Cum ar putea schimba inteligența artificială programul de lucru și în ce condiții vede Adrian Dinu posibilă săptămâna de patru zile? Citiți continuarea interviului într-o ediție din noiembrie a revistei BUSINESS Magazin.