Andra Tătuță, Ensight Management Consulting: "Cinci lucruri de ținut minte pentru un manager de proiect"

De-a lungul ultimilor aproape zece ani am făcut parte din echipe de proiecte având teme, durate și obiective cât se poate de diferite. Rolul meu pe proiect a variat, de asemenea, de la caz la caz – raportare, colectare de date, analiză, evaluare, gestiune – nu neapărat în ordinea aceasta și având uneori mai mult de un rol, în paralel. Un singur aspect a rămas constant, ca prezență, în cadrul tuturor situațiilor cu care m-am confruntat de-a lungul anilor: gestiunea proiectului.

Cu numeroasele opțiuni disponibile pe piață pentru asimilarea și/sau certificarea cunoștințelor teoretice de project management, ai putea spune că este la îndemâna oricui să îndeplinească rolul acesta. Și la o privire mai atentă ar trebui să fie destul de normal să se întâmple așa, date fiind toate situațiile în care cu toții am jucat rolul respectiv, fie că am înțeles sau nu acest lucru.

Practic, poți considera că ai îndeplinit rolul de project manager pentru orice activitate de care ai fost responsabil, cu caracter unic sau care vine cu un element de noutate, ce se bazează pe o serie de activități interdependente ce necesită supraveghere, care are un moment de început și de sfârșit și un rezultat final bine delimitate.

Indiferent de durata și rezultatul proiectelor tale, precis ai avut propriile revelații pe parcurs, de pildă despre ce funcționează, ce poate fi îmbunătățit, ce ar putea fi adăugat.

Am listat mai jos cele mai importante revelații pe care le-am avut în cadrul proiectelor de consultanță pentru clienți din diverse industrii.

1. AUTOMATIZARE VS. RELAȚIONARE

Tehnologia a fost inventată pentru a optimiza activitățile oamenilor, astfel încât aceștia să aibă timpul necesar de reflecție, gândire, strategie. Pe lângă automatizarea facilitată de sistemele informatice, ai întotdeauna în vedere ce poate fi simplificat prin proceduri de lucru, standardizare, crearea și utilizarea de șabloane.

Cu cât ai mai bine definite așteptările privind rezultatul final al proiectului, metodologia de lucru, cu atât îți rămâne mai mult timp (și flexibilitate!) la dispoziție pentru a-ți direcționa atenția către lucrurile cu adevărat importante (și, mai ales, imprevizibile): oamenii și interacțiunile dintre ei. Ei sunt actorii principali în orice proiect, în calitate de beneficiari, contributori, validatori, dar și furnizori sau contractori. Cu toții vor avea un impact asupra proiectului și tu ești acolo pentru a te asigura că este unul constructiv.

Atenția acordată fiecăruia dintre aceștia, previzionarii riscurilor și gestionării provocărilor legate strict de oameni disting managerii de proiect maturi de cei care sunt încă în proces de învățare.

2. CE NU E DOCUMENTAT NU EXISTĂ

Proiecte internaționale, limbi materne diferite, perspective diferite, obiective diferite sau înțelese diferit, acces în măsuri diferite la informații – oricare din acestea poate fi premisa unei crize în cadrul unui proiect. Dacă se întâmplă ca două sau mai multe dintre situațiile enumerate să aibă loc în paralel, în cadrul aceluiași proiect, provocarea este cu atât mai mare.
Acesta, și nu numai, este motivul pentru care încurajez documentarea conștiincioasă nu doar a evoluției unui proiect, precum și a comunicării efectuate pe proiect.

Am luat parte la situații în care a fost necesar ca anumite decizii să fie confirmate cu materiale-suport după câteva luni, sau situații în care versiuni de lucru ale documentelor finale au fost solicitate la mult timp după încheierea proiectului; sau cazuri în care unele interacțiuni au fost înțelese diferit – din lipsa unui punct de referință comun. În toate aceste cazuri, soluția salvatoare s-a dovedit a fi obișnuința de a documenta tot.

3. COMPETIȚIA PENTRU TIMPUL OAMENILOR SAU „CEILALȚI FAC ȘI ALTE PROIECTE ÎN PARALEL CU AL TĂU“

În cea mai mare parte a cazurilor, echipele extinse de proiect au doar câțiva membri dedicați 100% proiectului. Ceilalți sunt implicați și în activități recurente sau în cadrul unor proiecte paralele.

Asigură-te că știi de la începutul proiectului care este disponibilitatea lor, respectiv ce implicare este așteptată din partea lor în cadrul activităților de proiect. Ajustează cât mai din timp resursele alocate activităților mai puțin populare“, astfel încât să ai toate subiectele acoperite în totalitate. Ține minte: nouă oameni nu pot aduce un copil pe lume într-o lună.

4. CU TOȚII NE TEMEM DE NECUNOSCUT. ASIGURĂ-TE CĂ PROIECTUL TĂU ESTE CÂT SE POATE DE FAMILIAR TUTUROR

Rolul tău, ca manager de proiect, este să te asiguri că proiectul de care ești responsabil rămâne prezent pe agenda membrilor echipei extinse de proiect atâta timp cât este necesar. Nu toți membrii echipei extinse a proiectului vor fi implicați pe întreaga durată a acestuia; asigură-te că aceștia rămân la curent cu stadiul proiectului astfel încât implicarea lor, atunci când e necesară, să fie cât mai eficientă. De asemenea, pentru cei care au contribuit deja poate fi relevant să afle care este rezultatul efortului depus de ei.

Personal, prețuiesc destul de mult interacțiunea directă cu oamenii și consider că oricât de precise ar fi e-mailurile, o conversație față în față, chiar și de 5 minute, aduce un plus de claritate greu de măsurat sau de înlocuit.

De aceea, am grijă să susțin prin interacțiuni directe informările pe care le trimit în mod regulat pe e-mail. Interacțiunile aduc de cele mai multe informații noi, uneori greu de formulat sau împărtășit într-un cadru atât de formal precum un e-mail sau o ședință.

5. FII ÎNTOTDEAUNA GATA SĂ ÎNVEȚI, DEȘI POATE NU EȘTI MEREU DORNIC SĂ PRIMEȘTI O LECȚIE (ADAPTAT DUPĂ SPUSELE LUI WINSTON CHURCHILL)

La încheierea unui proiect, în mod ideal, toată lumea este fericită, clientul mulțumit, echipa are satisfacția finalizării unei activități în care oamenii au investit energie și timp. Acesta este un bun moment pentru a privi înapoi, cu pixul în mână, la ce a mers bine și la ce a mers mai greu sau deloc, la riscurile și provocările întâmpinate pe parcurs. Ideal este să organizezi o întâlnire cu format de brainstorming, cu principalii actori implicați în proiect, astfel încât să colectezi perspective diferite asupra aceluiași subiect.

Rezultatul unei astfel de întâlniri este întărit mai ales de notițele luate pe parcursul proiectului, de-a lungul provocărilor întâlnite.

Acestea sunt cele cinci idei-cheie care s-au cristalizat în urma experienței mele pe proiecte. Fiecare dintre voi ați avut experiența proprie, fiecare proiect este unic, chiar dacă poate subiectul sau echipele sunt aceleași. Important este să menții o stare de învățare continuă și să cauți în permanență metode de a duce lucrurile la bun sfârșit cu o mai bună utilizare a resurselor disponibile. Dacă ar fi să împărtășești cea mai utilă lecție învățată până acum în legătură cu activitatea de gestiune de proiect, care ar fi aceea?