V-ați săturat de semnăturile în „Paint”? Această companie a inventat o semnătură electronică ușor de folosit de toată lumea

Soluția de semnătură electronică propusă de TotalSoft simplifică întregul proces referitor la modificarea unui contract de muncă sau la semnarea unui contract nou, reducând totul la câțiva pași digitali.

 

Descrierea inovației:

Pentru cazurile în care trebuie modificat contractul de muncă sau trebuie semnat un contract nou, fluxul standard presupune deplasarea angajatului la sediul organizației și semnarea fizică a documentelor. Ulterior, acestea  sunt semnate și de reprezentanții legali ai  organizației, tot fizic. Prin intermediul soluției dezvoltate de TotalSoft, specialistul HR face modificarea de contract sau adaugă datele noului contract în Charisma HCM, soluția software pentru managementul resurselor umane, și începe fluxul de semnare electronic. Astfel, aplicația transmite pe email, către angajat, documentul electronic rezultat, iar angajatul poate să vizualizeze documentul și să-l semneze electronic cu o semnătură autorizată de la CertSIGN, valabilă pe o anumită perioadă de timp. Odată semnat, contractul este securizat și nu se mai poate interveni asupra acelei versiuni. Acesta urmează fluxul firesc și se trimite pe rând, tot electronic, către ceilalți semnatari legali din organizație care pot semna electronic documentul. Părțile sunt notificate de fiecare dată când cineva îl semnează și la final, fiecare parte primește câte un exemplar complet, format care poate fi depus la ITM fără alte intervenții, semnătura electronică fiind recunoscută de autoritățile statului.
 

Elementul de noutate:

Spre deosebire de alte soluții de semnătură electronică existente pe piață, cea propusă de TotalSoft și CertSIGN are efectul juridic echivalent al unei semnături olografe și este foarte ușor de folosit, nefiind necesară utilizarea unui token sau instalarea unor drivere speciale. În plus, garantează procesarea și stocarea sigură a datelor și un grad ridicat de protecție împotriva atacurilor cibernetice.
 

Efectele inovației:

Impactul acestui proiect de digitalizare este vizibil în termeni de costuri și timp, influențând în egală măsură, atât angajații, cât și angajatorii. Următoarele beneficii au fost monitorizate îndeaproape timp de 6 luni și comparate cu obiectivele stabilite în domeniul de aplicare al proiectului:

• Accelerarea tuturor proceselor de angajare în resurse umane cu 95% datorită opțiunii de semnare electronică a documentelor. Reducerea timpului de semnare de la 2-3 zile, la maxim 3 minute;

• Cu peste 50% mai puțină hârtie utilizată pentru diverse documente, care au reprezentat mai mult de 40% din efortul administrat de HR;

• Reducerea timpului utilizat în depunerea Declarației 112 sau a altor dosare fiscale în București, oferind mijloacele necesare pentru a face acest lucru pe cale electronică;

• Trasabilitatea contractului de muncă – există o evidență clară a momentului semnării acestuia de fiecare parte și a formatului în care a fost semnat.

Proiectul semnăturii electronice a apărut în ediția specială a Business MAGAZIN dedicată companiilor inovatoare.