Știi ce este munca asincronă? Posibil viitorul

Cum poți munci atunci când vrei și de unde vrei, dar fără să întârzii sau să blochezi un proiect la care lucrează și alți colegi, cu nevoi și programe diferite de ale tale? Pentru această problemă s-a inventat conceptul de muncă asincronă.

Pandemia și provocările capitalismului modern, care trebuie să ia în considerare mai mult și nevoile capitalului uman, au schimbat radical conceptul de muncă. Munca la birou, la ghișeu, în fabrică sau pe teren a rămas baza în anumite sectoare și afaceri. Însă în altele tendința de a munci de la distanță se îndreaptă spre munca de oriunde, dacă se poate doar atunci când vrei tu, adică spre o flexibilitate care în urmă cu câțiva ani era de neconceput. Conceptul de muncă în care angajatul era disponibil oricând între 8 dimineața și 4 seara (cu mici variațiuni de program) pare brusc învechit și nedorit. Iar puterea angajatului de a face el regulile crește datorită penuriilor de forță de lucru și de specialiști.

Astfel, angajatorii și analiștii au început să dea o atenție mai mare muncii asincrone. Unii spun că aceasta ar putea chiar opri „marea demisioneală” cu care se confruntă angajatorii din SUA și nu numai. Se dă o echipă: un coleg a ales să-și urmeze iubita la Budapesta, oraș care este pe alt fus orar; un altul trebuie să-și întrerupă munca pentru a-și duce și aduce copilul de la școală; colega lucrează mai bine seara așa că preferă să se trezească mai târziu și să-și încheie lucrul mai pe seară. Dar toată lumea lucrează la același proiect. Comunicarea și colaborarea în timp real ar fi ideală, dar este imposibilă. Aici intervine comunicarea asincronă, schimburi care nu se efectuează în timp real, ci în funcție de disponibilitatea individului, scrie BBC. Mai pe scurt, munca asincronă înseamnă că muncești când vrei tu, explică și Financial Times. Spre comparație, muncă sincronă este atunci când oamenii colaborează între ei în același timp, cum ar fi la ședințe. 

Conceptul de muncă asincronă nu este nou și este probabil ca o parte a zilei de lucru a oricui să fie deja asincronă. Poate că este vorba de un client de la celălalt capăt al continentului sau cu colegi de pe diferite fusuri orare. Unii își fac ordine și curățenie în e-mail înainte de culcare în timp ce toți ceilalți sunt offline. De cele mai multe ori, partea asincronă a muncii ține de comunicare. După ce pandemia i-a forțat pe mulți să părăsească clădirile de birouri și să ocupe spații private, comunicarea asincronă a făcut rădăcini mai adânci în viața de zi cu zi. Și, deși întâlnirile pe Zoom și mesageria instantanee sunt sincrone – adică au loc în timp real și imediat – mulți dintre noi lucrăm acum mai mult în funcție de propriile noastre programe, mai ales când jonglăm cu alte sarcini personale. Acest lucru face ca lucrul sincronizat cu toți ceilalți să fie aproape imposibil. Pe de o parte, acest lucru oferă angajaților mai multă libertate de a lucra într-un mod care are sens pentru viața lor.

Cu toate acestea, unii spun că comunicarea asincronă este mai lentă și mai puțin colaborativă și ne poate face să ne simțim izolați. Deci, pentru că tot mai multe companii trâmbițează flexibilitatea angajaților în lumea postpandemie, ar trebui să ne așteptăm ca toți să muncim asincron în viitor? Și cum va schimba acestă tendiță modul în care ne facem treaba? Munca asincronă nu este același lucru cu munca de la distanță. Deși munca de la distanță implică adesea multă comunicare asincronă, acești doi termeni sunt categoric diferiți. „Cred că este important de remarcat faptul că munca de la distanță și cea asincronă nu sunt echivalente”, spune Jen Rhymer, cercetător la Universitatea Stanford, care a analizat modul în care companiile implementează atât modelele sincrone, cât și cele asincrone. Unele companii care au îmbrățișat munca de la distanță încă se așteaptă ca angajații să fie la birourile lor de acasă de la nouă la cinci, așa cum ar face-o la birou, și să participe la activități sincrone, cum ar fi check-in-urile pe Zoom.

Așa cum încă nu știm cu siguranță cât timp vom lucra la birou și cât timp de la distanță de acum încolo în mediul postpandemie este, de asemenea, greu de cuantificat cât de mult vom lucra asincron și cât în timp real. Dar nu au existat niciodată mai multe posibilități ca acum pentru cum ar putea arăta zilele noastre de lucru în viitor – și cum vor comunica șefii ceea ce decid.

În munca asincronă, totuși, angajații îndeplinesc sarcinile în funcție de propriul orar, care poate fi foarte diferit de cel al colegilor lor. Aceasta înseamnă că nu se așteaptă la o comunicare imediată – oamenii răspund atunci când le este convenabil și în orele când sunt dispuși să lucreze. Huburile online, cum ar fi Google Docs sau Dropbox, ajută la facilitarea acestui mod de lucru; oamenii pot accesa singuri resursele de care au nevoie și apoi pot trimite sarcinile finalizate altor colegi, care le pot prelua ori de câte ori începe ziua lor de lucru. Desigur, echipele și organizațiile care lucrează din mai multe țări au fost familiarizate cu munca asincronă cu mult înainte de pandemie. Dacă o companie are personal în Tokyo, Paris și Los Angeles, de exemplu, diferitele fusuri orare fac imposibil lucrul sincron tot timpul. Ceea ce este diferit acum este modul în care pandemia a făcut comunicarea asincronă mult mai comună, chiar și pentru companiile fără personal internațional. Nimeni nu se află fizic în același spațiu în același timp și mulți oameni au ajuns să lucreze la ore neconvenționale pentru a se ocupa de îngrijirea copiilor și a altor membri ai familiei, de exemplu. Aceasta înseamnă că unii angajați care erau obișnuiți să-și aibă colegii alături de ei de la nouă la cinci au fost forțați să treacă la lucrul asincron – care vine atât cu beneficii, cât și cu provocări. „Lucrul de la distanță și mai ales asincron este o opțiune importantă, dar nu potrivită pentru toată lumea; este un mod de lucru care presupune compromisuri”, spune Rhymer.

Avantajele lucrului asincron includ capacitatea de a rezerva timp pentru gândire profundă. „Când așteptarea unui răspuns imediat este eliminată, oamenii sunt capabili pe de o parte să se concentreze pe munca lor perioade lungi de timp, iar pe de alta să aleagă în care anume ore din zi răspund colegilor”, explică cercetătoarea. Munca asincronă facilitează, de asemenea, integrarea noilor angajați, spune Erica Brescia, ofițer de personal la GitHub, o companie de software ai cărei angajați lucrau în proporție de 70% la distanță înainte de pandemie. „Noii angajați au acces la mai multe informații relevante pentru munca lor și pot urmări cu ușurină contextul din jurul deciziilor care au fost luate înainte de debutul lor”, spune Brescia. Acest lucru se datorează faptului că prin intermediul comunicării asincrone mai multe lucruri trebuie să se facă în scris astfel încât oamenii să poată citi informații importante. Și cu totul documentat, este mai ușor ca oamenii să fie la curent cu tot ce se întâmplă. Comunicarea asincronă poate ajuta, de asemenea, la reducerea suprasaturării cu ședințe, adaugă ea: personalul superior poate înregistra anunțuri săptămânale pe care oamenii le pot viziona când pot, de exemplu. Stabilirea propriului program sporește, de asemenea, multe dintre beneficiile existente ale muncii de la distanță: locația nu contează, puteți lucra în propriul ritm în sau în afara orelor tradiționale de birou, iar acest lucru face mai ușor să jonglați cu responsabilitățile de acasă și echilibrul dintre viața profesională și viața privată.

Cu toate acestea, un posibil dezavantaj al lucrului asincron este că poate ajunge să estompeze granița dintre muncă și casă – o limită care a devenit deja mai neclară în timpul pandemiei. Ar putea fi mai tentant să verifici e-mailul la culcare, de exemplu, deoarece atunci colegii de echipă din alte regiuni încep să intre online. Lucrul de unul singur, cu propriul tău program, te poate face, de asemenea, să te simți deconectat de restul organizației tale, exacerbând singurătatea din epoca pandemiei. În plus, comunicarea asincronă cu colegii nu aduce niciun feedback imediat sau indicii vizuale pe care le oferă comunicarea în persoană sau sincronă. În plus, o povară surprinzător de mare care revine angajatului este de a rămâne la curent și în contact cu organizația sa.

Comunicarea asincronă „oferă oamenilor mai multă autonomie în modul în care lucrează, iar odată cu aceasta vine și mai multă responsabilitate”, spune Kristen Shockley, profesor asistent de psihologie la Universitatea din Georgia, specializată în psihologie aplicată în afaceri. Deci, în timp ce o companie le-ar putea permite angajaților să lucreze după propriul program, individul își asumă responsabilitatea de a accesa resursele echipei și de a-și gestiona sarcinile într-un mod în care nu le-ar face într-un birou care funcționează la orele „normale”. În cele din urmă, mai puțin contact fizic și supraveghere din partea organizației înseamnă că angajatul este responsabil pentru propria productivitate. Dar acest lucru necesită multă încredere din partea angajatorului, ceea ce poate deschide probleme de micromanagement. Shockley crede că munca asincronă ar putea duce chiar la o creștere a monitorizării angajaților.

Experții mai spun că socializarea și conversațiile informale suferă sub modelul de lucru asincron, la fel ca brainstormingul și creativitatea colaborativă. Este mult mai dificil să ai acele momente „de revelație”, iar interacțiunile care chiar se întâmplă pot fi mai ușor interpretate greșit. „Când oamenii trimit e-mailuri sau mesaje pe Slack, este mai greu să înțelegi intenția expeditorului, deoarece nu îi poți auzi tonul vocii sau nu îi poți vedea expresiile faciale și limbajul corpului. Chiar și emojiurile pot fi interpretate greșit”, spune Michael Johnson, profesor asociat de management la Universitatea din Washington.

Cel mai important, pentru ca o companie să poată profita la maximum de asincronicitate, aceasta trebuie să cultive încrederea. Trebuie să renunțe la ideea că a fi indisponibil este echivalent cu o persoană care nu lucrează. Deloc surprinzător, o astfel de schimbare trebuie să vină de sus.

„Un alt dezavantaj este nevoia de a petrece atât de mult timp răspunzând la mesaje. Mulți oameni sunt frustrați de timpul pe care îl consumă pe e-mail.” Comunicarea asincronă nu este ceva care poate fi pornit simplu, ca de la un comutator. O trecere către acest tip de muncă înseamnă o transformare internă a companiei – schimbarea „culturii și normelor”, spune Rhymer, cum ar fi decizia de a oferi angajaților mai multă libertate și responsabilitate. La fel ca oferirea opțiunii de a lucra de la distanță, compania trebuie să se angajeze să facă din comunicarea asincronă o parte a culturii sale – altfel nu va găsi niciodată procesele și instrumentele organizaționale necesare pentru a face cu adevărat fezabil acest model. În plus, este posibil să nu știm suficient despre comunicarea asincronă pentru a începe să o implementăm imediat, apoi să o declarăm calea către viitor. În multe privințe, ultimul an a fost un experiment major atât în ceea ce privește munca de la distanță, cât și munca asincronă și trebuie să învățăm mai mult pentru a ne da seama ce poate fi păstrat și ce, aruncat. Rhymer spune că și angajații și managerii sunt îndreptățiți să se întrebe care sunt lucrurile care trebuie făcute cu adevărat sincron”. La GitHub, Brescia a descoperit un răspuns: „Echipele vor dori în continuare comunicare în timp real pentru a lua decizii, pentru a face brainstorming creativ și pentru a construi relații cu colegii și clienții lor. Și vor folosi comunicații asincrone pentru a documenta aceste decizii, pentru a colecta informații și feedback, pentru a urmări progresul și lucra eficient cu membrii echipei din diferitele zonele orare.” Așadar, așa cum încă nu știm cu siguranță cât timp vom lucra la birou și cât timp de la distanță de acum încolo în mediul postpandemie, este, de asemenea, greu de cuantificat cât de mult vom lucra asincron și cât în timp real. Dar nu au existat niciodată mai multe posibilități ca acum pentru cum ar putea arăta zilele noastre de lucru în viitor – și cum vor comunica șefii ceea ce decid. Cel mai important, pentru ca o companie să poată profita la maximum de asincronicitate, aceasta trebuie să cultive încrederea. Trebuie să renunțe la ideea că „a fi indisponibil este echivalent cu o persoană care nu lucrează”, spune Allan Christensen, director de operațiuni la compania de tehnologie Doist, care are o echipă care lucrează numai de la distanță. Deloc surprinzător, o astfel de schimbare trebuie să vină de sus.