Școala de HR pentru dentiști

Asociația Dental Office Managers a fost creată în 2013, iar până în prezent a strâns aproximativ 400 de membri, manageri și proprietari de clinici și cabinete stomatologice din România și Moldova. „Programul acoperă noțiuni de business planning și stabilire de obiective, pentru o înțelegere mai profundă a afacerii medicale, informații teoretice și practice despre întregul proces de recrutare, noțiuni legate de codul de etică al clinicii, noțiuni de legislație în domeniu, modalități de eficientizare a activității angajaților, dar și de corelare a veniturilor cu performanțele fiecărui membru al echipei”, descrie Erika Ionescu Cioată, vicepreședintele Asociației Dental Office Managers (ADOM), structura programului lansat recent.

Potrivit ei, acest program de management al resurselor umane este construit astfel încât să rezolve cel puțin o parte dintre problemele de retenție a personalului medical și nonmedical dintr-o clinică dentară. Acesta pune accentul în egală măsură pe recrutarea efectivă, cât și pe partea de integrare a personalului, spune vicepreședintele ADOM.

Concret, în cadrul programului, participanții învață, pe parcursul a două zile, etapele unui proces integral de recrutare, cum să recruteze corect medici, asistenți medicali și personal auxiliar dintr-o clinică dentară. Ei au, de asemenea, acces la materiale și informații certificate care îi vor ajuta, potrivit reprezentanților asociației, la realizarea proceselor de recrutare și de integrare. Totodată, în cadrul cursului, participanții vor primi informații ce țin de legislație, profiluri de post menite să asigure eficientizarea activităților angajaților și sisteme de eficientizare a ședințelor, cât și instrumente de corelare a salariului cu indicatorii de performanță. Cursul este destinat atât dental office managerilor (DOM) din clinicile dentare, proprietarilor de clinici, managerilor de resurse umane care își doresc să acceseze această piață, cât și companiilor de recrutare care lucrează pentru diverse clinici stomatologice. Costul participării la program este de 530 euro pentru ambele zile ale acestuia.

În ceea ce privește valoarea investițiilor în program, acestea se ridică la circa 30.000 de euro, potrivit reprezentantei ADOM.
Ideea lansării programului de resurse umane a venit ca urmare a întâlnirilor cu sute de manageri și proprietari de clinici stomatologice, prin intermediul Asociației Dental Office Managers, spune Erika Ionescu Cioată. „Am constatat că dincolo de tendința de fluctuație a personalului medical și nonmedical, foarte multe echipe nu reușesc să își păstreze stabilitatea din cauza unui proces de recrutare necorespunzător”, descrie ea unul dintre motivele pentru care au sesizat necesitatea programului. Potrivit vicepreședintelui ADOM, principala problemă identificată este lipsa integrării sau dezvoltarea unui sistem incorect de integrare a personalului. „Oricât de bine este organizat sau promovat un business medical, fără stabilitatea echipei, fără motivarea permanentă a acesteia, clinica nu se poate dezvolta”, observă ea.
Principalele probleme identificate sunt: corelarea așteptărilor personalului intervievat cu beneficiile oferite de clinicile stomatologice, neonorarea interviurilor programate și fluctuația personalului de suport, mai exact cea a asistenților și a personalului din recepție.

În acest context, reprezentanții asociației spun că au lucrat mai bine de un an la construirea acestui program, încercând să găsească cele mai eficiente căi de a corecta aceste anomalii care apar în piață.

„Problema majoră în procesul de recrutare este, de fapt, sistemul de integrare, adesea inexistent sau realizat incorect, fapt ce duce la eșecul recrutării pe termen mediu, menținerea unui angajat fiind între 9 și 12 luni. Cu alte cuvinte, în acest domeniu se pune foarte mult accentul pe prima parte a procesului de recrutare, iar integrarea lipsește adesea, ducând la creșterea fluctuatiei de personal. În cazul personalului de suport, doar 70% dintre angajați finalizează întregul proces de integrare, iar 30% dintre aceștia întrerup colaborarea în primele trei luni de la angajare”, spune vicepreședintele ADOM.

Conform datelor colectate de Dent Estet, unul dintre inițiatorii programului, odată cu introducerea sistemelor complexe de recrutare și integrare retenția personalului de suport a crescut cu 30% în primii doi ani de zile de la angajare. Totodată, sistemele de motivare psihologică au crescut eficiența de lucru a personalului cu 20% în ultimul an.

Programul este dezvoltat exclusiv de Asociația Dental Office Managers (ADOM) și se alătură celorlalte programe de training destinate clinicilor stomatologice, precum Școala Dental Office Managers sau cursul destinat personalului din recepție, Front Desk Officer. Informațiile oferite au la bază experiența grupului Dent Estet, lider de piață în domeniul serviciilor stomatologice în România. Reprezentanții ADOM au început să lucreze la programul de Managementul Resurselor Umane pentru clinicile dentare în urmă cu doi ani, iar primele materiale au fost create la începutul anului 2017. 

O parte din trainerii implicați în acest program sunt angajați ai operatorului de servicii stomatologice Dent Estet, parte a grupului Medlife. În prezent, Dent Estet cuprinde opt clinici stomatologice, cu 44 de unități, pe o suprafață totală de 2.500 de metri pătrați, două săli de chirurgie, două centre de radiologie digitală și 86 de medici stomatologi. Compania a finalizat anul trecut cu afaceri de 8,5 milioane de euro, în creștere cu 30%, protetica și implantologia dentară având cele mai mari contribuții în evoluția businessului, potrivit ZF. Cifra de afaceri totală a pieței se ridică la 1 miliard de lei și un profit de 170 de milioane de lei la finalul anului 2018, când a fost realizat ultimul studiu oficial referitor la valoarea acesteia.Totodată, remarcă reprezentanții asociației, citând informațiile Institutului Național de Statistică, în România avem 1 medic dentist la 1200 de locuitori.

CONTEXT:
Activitatea din multe clinici și cabinete stomatologice este îngreunată de fluctuația de personal: potrivit unui studiu realizat de Asociația Dental Office Managers (ADOM), 9 din 10 clinici dentare reclamă dificultatea procesului de recrutare, integrarea personalului, dar și fluctuația sa.

DECIZIE:
Lansarea unui program de management al resurselor umane înclinicile stomatologice.

CONSECINȚE:
Corectarea anomaliilor referitoare la personalul din aceste clinici și valorificarea potențialului de dezvoltare al fiecărui furnizor privat de servicii stomatologice.