Povestea tânărului care a transformat în afacere una dintre cele mai mari probleme ale afacerilor și instituțiilor publice din țara noastră. Cum ne scapă el de teancurile de documente?

Să ne imaginăm o cameră plină cu dosare și documente fizice, fiecare clipă de căutare sau arhivare consumând timp prețios. Acesta este scenariul cu care se confruntă multe companii care încă se bazează pe metode tradiționale de gestionare a informațiilor. Dar în era digitală, tehnologia schimbă radical acest proces, transformând ceea ce ar putea dura luni întregi într-o operațiune de doar câteva ore. Andrei Negulescu, expert în digitalizarea afacerilor, a explicat pentru BUSINESS Magazin cum tehnologiile de digitalizare și inteligența artificială pot reduce semnificativ timpul necesar pentru gestionarea documentelor.

Am avut recent un proiect cu o companie care avea în jur de 14.000 de contracte istorice și nu puteau să le urmărească. Ca să imporți într-un sistem 14.000 de contracte manual, când încarci manual contractele într-un sistem digital, încarci contractul și după aceea pui titlul contractului, parteneri, dată de expirare, subiect etc. Iar la 14.000 de contracte toată treaba asta durează aproximativ doi ani. Însă noi am instruit modelul de AI (inteligență artificială) care să extragă automat din contracte care sunt complet nestructurate cele 25 de etichete, de metadate relevante – cum am spus, titlu, număr și așa mai departe – și am importat 14.000 de contracte în opt ore, toate indexate, puse automat în foldere, ordonat. Asta era ceva imposibil de făcut înainte de large language model (LLM)”, a spus într-un interviu pentru BM Andrei Negulescu, strategic digitalisation manager în cadrul Matricia Solutions – companie românească care furnizează soluții software pentru mediul de business. 

El a explicat că prin integrarea unui sistem cloud, documentele pot fi încărcate rapid și gestionate eficient, iar inteligența artificială ajută la analiza și interpretarea acestora, economisind resurse și sporind acuratețea procesului.

Un alt exemplu oferit de Andrei Negulescu este folosirea AI pentru a reduce timpul și a avea dimensiunea amprentei de carbon a unei companii. „Folosim AI pentru a ajuta companiile cu auditul asupra mediului – toate companiile trebuie să facă acest audit, să ofere o dimensiune a amprentei de carbon. Deci ar trebui să încarce niște informații despre cât curent au consumat, care sunt resursele pe care le folosesc. Aspect care aduce o nebunie într-o companie mare, trebuie să angajeze oameni pe zona asta, care trebuie să se uite în business, să caute informațiile de care au nevoie, să le separe și să calculeze. Ce să vezi? Nu multe companii au acces la facturile lor de la furnizori și cu AI noi ne uităm care sunt facturile care au legătură cu consumul de curent electric, cu alte resurse și așa mai departe și ajungem la rezultatul dorit. Ele sunt date nestructurate, pe care AI ți le structurează.”

Ce cale alegi? Când un manager sau antreprenor vrea să digitalizeze o companie are două opțiuni: să apeleze la soluții de contract management dedicate, care se găsesc pe internet, sau să înceapă un proces cu o firmă care îi poate oferi un produs personalizat. „Găsești soluții și pe internet, costă puțin și fac doar un singur lucru, dar dacă iei această decizie în șapte ani o să ai 30-40 de soluții deconectate care vor avea fiecare nevoie de oameni care să le cunoască, să știe să le utilizeze. Asta complică mult, ajungi să ai un departament care gestionează aceste soluții. Și mai e soluția în care iei o platformă ca Laserfiche care permite integrarea diverselor funcționalități, spre exemplu începi cu contract management, apoi adaugi zona de facturi, apoi gestionezi documentele de proiect, gestionezi concediile, practic doar extinzi platforma, ai același cost de licențe, iar oamenii sunt deja obișnuiți cu ea, doar au noi funcționalități la dispoziție”, explică Andrei Negulescu.

La Matricia Solutions, procesul de digitalizare începe cu un interviu cu managerul companiei care își dorește să facă pasul acesta. „În momentul în care o companie vrea să se digitalizeze, vine la noi și avem o primă discuție. Noi nu vindem televizoare, vindem soluții IT care sunt făcute pentru compania respectivă și asta înseamnă că soluția trebuie să fie mapată pe procesele companiei, pe interesele companiei. Așa că avem un interviu cu acea persoană care povestește cum funcționează, cum lucrează, unde «doare», de ce «doare», cât de repede să fie. Se iau niște decizii, închidem discuția, noi ne întoarcem acasă, ne facem temele și după aceea facem un proof of concept (POC), configurăm soluția, arătăm acel POC”, povestește Andrei Negulescu.

Tot el adăugă că în general managerilor le e foarte greu să înțeleagă ce le este prezentat, ceea ce înseamnă că atunci când aleg o companie care dezvoltă software o fac pentru că au încredere în ce poate să le ofere. „Pentru că tot acest proces vine după ce semnăm oferta, discutăm și stabilim prețurile. Iar pentru că digitalizarea înseamnă și riscuri pentru că nu știi ce se poate întâmpla și proiectul poate dura mai mult sau poate depăși bugetul, suntem transparenți și le explicăm cum gestionăm noi proiectul astfel încât să nu apară cerințe în plus, să nu ne ducem în <<bălării>> cu soluția și să atingem beneficiile dorite în bugetul și timpul stabil.”

După interviul cu managerul companiei urmează discuțiile cu oamenii care vor folosi soluția implementată. „Apoi merge mai jos către angajații care fac procesul respectiv, să înțelegem cum lucrează și ce nevoi au și apoi începem configurarea. Configurăm o soluție, construim procesele, structurile de documente și le arătăm: «Uite asta am făcut, e OK, nu e OK, cum ar trebui să mergem mai departe?». Dacă apar cerințe în plus le discutăm cu ei și apoi ajungem în faza de testare, training și «go live» (punere în practică/lansare oficială). Acești pași sunt foarte importanți.”

Însă, pentru ca tot procesul să poată fi dus până la final, compania trebuie să respecte pașii și să-și facă scenariile de teste. „Noi nu avem cum să facem testele, trebuie să facem totul împreună cu clientul, iar ei trebuie să aibă o echipă dedicată pentru asta. Sfatul meu pentru toți managerii care vor să digitalizeze și să integreze un sistem este ca mai întâi să își facă un plan cu cele mai importante obiective pentru că nu poți să stai să asculți fiecare doleanță a fiecărui utilizator/angajat. Oamenii vor avea tot felul de cerințe – spre exemplu că vor ceva să fie o iconiță pe ecran mai la stânga, mai la dreapta – și asta poate duce la creșterea timpului de dezvoltare și implementare al proiectului”, explică Andrei Negulescu.

În ceea ce privește avantajele aduse de implementarea unei platforme precum Laserfiche de la Matricia Solutions acestea sunt în zona de cost. „Beneficiul e în zona de costuri pentru că tu plătești pentru un sistem, o implementare, care e proiectul și o licență. Ai două zone din care enonomisești bani când implementez un asemenea sistem. Prima este riscul, deci care e riscul să se piardă documente, să pierzi o licitație, să pierzi din cauză că n-ai avut ordine în documente și cealaltă zonă este cea de oameni. Câți oameni care ar putea să facă lucruri care aduc mai multă valoare stau să <<mângâie>> hârtii și dacă îți reiese că ai doi oameni care fac asta full-time, în general ești peste costul de licență al platformei, cum ar veni. Adică e un beneficiu clar financiar. Și frumusețea e că platforma scalează. Adică ai același cost de licență pe un număr de oameni/utilizatori dar tu poți să o folosești pe câte procese vrei și să extinzi funcționalitățile.”

Andrei Negulescu consideră că pe angajați nu tehnologia în sine îi „sperie” și le aduce neliniște ci schimbarea pe care integrarea acesteia o aduce în procesele și activitățile lor de zi cu zi, astfel că este nevoie de un timp de acomodare și tranziție. „Am observat că oamenii nu se sperie că sunt dați afară și că tehnologia le ia locul ci mai degrabă le este frică de schimbarea pe care o aduce tehnologia. Pentru că în momentul în care vine digitalizarea peste ei, se schimbă statu-quo-ul. Și oamenilor le place să rămână în modul de lucru pe care îl cunosc, cu care sunt confortabili. Și când tu vii și le dai un sistem care optimizează modul de lucru, perioada de tranziție este dificilă pentru ei pentru că în general ei lucrează pe chestiuni critice, adică nu e ca și cum își iau câte o săptămână liberă doar să învețe un nou mod de lucru. Trebuie să facă tranziția deodată și sunt iritați. Și atunci opun foarte multă rezistență.”

Pe de altă parte, reprezentantul Matricia Solutions spune că în cazurile cu care a interacționat el, oamenii din companiile care au apelat la digitalizare au fost păstrați în companie. „În cazurile pe care le am văzut noi la companiile în care am avut proiecte oamenii au fost păstrați în companie pentru că foarte des procesele pe care le digitalizăm noi deși sunt cele mai «simpliste», sau cel puțin așa le percepem noi, ele pot fi gestionate doar de oameni care cunosc foarte bine compania și nu le poate gestiona decât unu om care înțelege foarte bine businessul. Deci, prin urmare, oamenii rămân în companii.” 

Matricia Solutions, companie cu afaceri de 2,1 milioane de euro în 2024, o creștere de peste 31% față de anul precedent, are în portofoliul de clienți companii din zona de bancking, energie și construncții. În 2024, Matricia Solutions a atras opt noi clienți în portofoliu. „Sunt foarte multe companii de construcție în România care merg foarte bine, au cifre foarte bune și zona de documente nu e acoperită. Practic în construcții sunt tone de documente, efectiv camere întregi de documente, certificate de conformitate pentru fiecare piesă și bucățică care e pusă într-o casă. Anul trecut portofoliul a crescut, am avut vreo opt sau nouă clienți noi, noi obișnuiam să avem doi, trei clienți pe an. Asta s-a îmtâmplat și pentru că am avut o zonă pe e-factura care a fost o oportunitate, dar am avut și clienți care au vrut să-și digitalizeze procese grele. Și la noi procesele de vânzare pot să dureze foarte mult. Avem clienți cu care am început discuțiile acum un an – un an și jumătate, pentru că cu cât e mai mare compania, cu atât e nevoie de mai multe aprobări, discuții. Dar suntem încrezători că vom semna anul acesta cu toate companiile cu care am avut discuții”, mai spune Andrei Negulescu. El adăugă și că se observă un interes crescut din partea companiilor de a-și digitaliza procesele interne.

„Se vede că e o prioritate mare pe digitalizare, mai ales pe zona de AI, pe care noi acum o explorăm mult. Și cred că mai este în continuare nevoie de digitalizare în zona de banking care are nevoie pe anumite procese. Acum noi când zicem digitalizare în  banking ne gândim la aplicația de home bank. Acesta e abia primul pas, te duci către client, dar o bancă are multe operațiuni interne care pot fi optimizate și care sunt foarte diverse”, punctează Andrei Negulescu.  

Carte de vizită Andrei Negulescu

1. 25 de ani, a studiat la Rotterdam School of Management, Master of Science – MS, Marketing Management.

2. Îi plac arta, filosofia și literatura, motiv pentru care cea dea doua facultate a fost cea de filosofie, tot la Rotterdam. 

3. De opt ani, adică încă din timpul facultății, lucrează în cadrul Matricia Solutions, timp în care a ocupat diverse funcții, de la copywriting & marketing, la marketing & business development și în prezent ocupă rolul de strategic manager în cadrul companiei. 

4. Între timp, Andrei Negulescu a fost mentor în cadrul Upgrade Academy, cofondator al Tasklight – companie care utilizează tehnologia pentru a schimba modul în care angajații lucrează în companii -, dar și cofondator al Meticulous Education – prin care își propune să ajute elevii să își aleagă cariera și să se pregătească pentru piața muncii. 

5. Printre hobbyurile și pasiunile lui Andrei Negulescu se regăsesc cafeaua, condusul și mașinile.

De vorbă cu Andrei Negulescu

Este mai simplu să lucrezi cu o companie care are deja anumite procese digitalizate sau să lucrezi cu o companie care nu a digitalizat nimic și începe de la zero?

Sunt avantaje și dezavantaje în ambele cazuri. Un avantaj în momentul în care lucrezi cu o companie care are experiență de digitalizare e că are oameni care știu cum arată oferta IT, știu ce pot să ceară, știu ce nu pot să ceară, știu ce beneficiu poți aduce, știu ce înseamnă o necesitate sau dorință care ar putea să lungească proiectul cu șase luni și să nu aducă nimic concret. Un alt avantaj este că deja au niște date, niște sisteme și noi tot timpul ne integrăm cu sistemele lor și atunci avem mai multe informații la dispoziție ca să le oferim noi inside-uri utile. Pe de altă parte, când e o companie care încă nu are multe soluții IT, ai posibilitatea să le faci digitalizarea cap-coadă, ei au posibilitatea să și-o facă într-o formă omogenă în care toți lucrează pe aceași platformă, aceeași interfață, aceeași logică. Plus că totul e optimizat din punct de vedere costuri. Deci cred că e mai bine, e un avantaj pentru companie atunci când proiectul începe de la zero, când suntem pe un teren mai puțin digitalizat, să zic așa.

Care au fost câteva dintre cele mai corecte/bune decizii pe care le-ai luat? 

Sunt foarte fericit cu felul în care ne-am ales prietenii, sunt foarte mulțumit de faptul că am ales să adoptăm laserfiche, că am venit România, că am ales să lucrez la relația cu tatăl meu, că am ales să fac filosofie. Sunt multe decizii pentru care sunt fericit, altele care n-au fost atât de bune, dar m-am ajutat să învăț foarte mult.

Câteva greșeli din care ai învățat? 

Când a început să fac proiecte în Matricia am crezut că pot să satisfac pe toată lumea și că trebuie ca toată lumea să mă iubească și să fie fericită. Și am realizat că asta e foarte, foarte greu de făcut și ca la final ajunge tot timpul să piardă toată lumea în încercarea mea și atunci am început să învăț să tratez lucrurile un pic mai rece. Asta ar fi o greșeală. 

O altă greșeală pe care am făcut-o este că de multe ori am fost extrem de impulsiv, mai ales la început. Fiind tânăr și venind aici am vrut să dovedesc foarte multe lucruri și să trag de foarte multe chestii, dar am avut norocul că am avut oameni maturi lângă mine care nu au permis să mergem pe direcțiile respective. Asta e frumusețea când ai oameni lângă tine, eu n-aș face niciodată un business singur, doar dacă am un partener sau mai mulți. Au fost multe decizii proaste dar toate cumva conduc către ceva bun, dacă știi cum să le iei. Toți greșim dar ideea e ce faci apoi.

Care consideri că sunt atuurile tale?

Capacitatea de a explica e unul din lucrurile care mă ajută mult. O simt ca pe o superputere pentru că mă scoate din foarte multe situații și mă ajută să rezolv foarte multe situații cu oameni. Și sunt foarte plin de viață – pe unii îi obosesc, unora le place. 

Ce sfat ai pentru tineri? 

Mie mi se pare că ei trebuie să se uite la viața lor holistic și foarte rar fac asta. Ei spun că vor bani, dar de ce vor bani? „Așa trebuie, așa am văzut eu pe TikTok că ăștia cu bani au Lamborghini și sunt fericiți”. Nu sunt fericiți, de unde știi că sunt fericiți? Dacă simt nevoia să posteze atât de des pe internet poate că nu sunt chiar convinși că sunt fericiți, poate trebuie să se convingă. Mi se pare foarte important să nu tratezi aspectele vieții tale ca lucruri decuplate pentru că relația ta îți influențează jobul, care-ți influențează prieteniile, care influențează tot. Și ar trebui să se bucure de construcție, de procesul de a construi lucruri, nu să sară din una în alta, să aștepte tot timpul rezultatul pentru că rezultatul de fapt e bun timp de 15 minute – se numește adaptare hedonică și înseamnă că în momentul în care ai un succes îți crește nivelul de fericire, dar el nu stă niciodată la acel nivel, e făcut ca tot timpul să revină la base-line-ul lui. Dacă ești fericit sau dacă primești ceva ai sentimentul de fericire, dar pentru scurt timp, iar în ziua următoare ești trist și te întrebi de ce te-ai întristat. Dar tu nu te-ai întristat, doar ai revenit la nivelul normal. De aceea consider că trebuie să ne bucurăm de tot ce facem.