Opinie Lavinia Rașca: Planul afacerii și succesul în antreprenoriat (2)

Am invitat doi absolvenți ai programului EMBA la cursul meu de antreprenoriat din weekendul trecut. I-am rugat să le împărtășească studenților din experiența lor antreprenorială. Ei se numără printre cei peste 40% de absolvenți care, după ce finalizează programele noastre, își înființează propria afacere.

În cazul lor, este vorba despre o activitate de comerț electronic, a cărei idee s-a conturat ca temă a lucrării de disertație, apoi s-a materializat în câteva luni prin înființarea unei companii care s-a dezvoltat cu pași siguri. Invitatul a vorbit, printre altele, despre importanța elaborării și urmăririi business plan-ului, chiar și atunci când realitatea aduce modificări substanțiale la gândirea inițială. Invitatul și-a terminat expunerea cu un citat al lui Eisenhower: „Planurile nu înseamnă nimic, dar planificarea este totul“.

Într-adevăr, elaborarea business plan-ului suscită opinii pro și contra. Am dezbătut chestiunea asta acum două săptămâni, la conferința de educație antreprenorială organizată de European Foundation for Management Development.
Eu sunt de partea celor care consideră ca elaborarea planului afacerii este utilă, în special în faza de start-up. Iar experiența prezentată de absolventul EMBA a adus un nou argument. De aceea, am luat decizia să duc mai departe articolul anterior despre planul de afaceri, considerând că acest lucru este util pentru unii dintre cititori.

Planul afacerii este un document care precizează în ce constă afacerea, ce resurse și strategii se vor folosi și ce rezultate sunt așteptate într-un anumit orizont de timp.

Procesul de redactare a planului afacerii este o experiență utilă pentru antreprenor, obligându-l să se gândească într-o manieră sistematică la conceptul căruia intenționează să-i dea viață. Schema pe care trebuie să o respecte în procesul de redactare a documentului îl ajută să ia în considerare toate detaliile afacerii. Astfel, poate descoperi aspecte pe care le-a trecut cu vederea în fazele anterioare și care pot determina eșecul afacerii sau, dimpotrivă, pot fi exploatate pentru creșterea competitivității viitoarei companii.
Planul scris le permite cititorilor (finanțatori, potențiali parteneri, furnizori sau angajați importanți) să-și formeze rapid o impresie despre ideea de afacere a antreprenorului.

CONȚINUTUL ȘI MODUL DE REDACTARE A BUSINESS PLAN-ULUI

Este necesar ca planul să conțină informațiile care îi interesează pe cei cărora le este adresat (antreprenorul însuși sau finanțatori și potențiali colaboratori). Să prezinte atât argumentele pentru succesul afacerii (piața favorabilă, prețul avantajos cu care se pot vinde produsele/serviciile, existența forței de muncă cu calificarea necesară etc.), cât și riscurile anticipate. Să detalieze cum se vor exploata oportunitățile pentru creșterea avantajului competitiv și cum vor fi contracarate efectele riscurilor identificate. Cititorii vor fi cu atât mai precauți cu cât antreprenorul are mai puțină experiență, neputând lua ca referință performanțe anterioare. De aceea, în acest caz, rigurozitatea în elaborare este esențială.

Este important ca planul să fie concis, clar, logic și atractiv, ținând seama de faptul că se adresează unor persoane ocupate, dar și că nu toți cititorii cunosc domeniul de activitate prezentat.
Este bine ca, în vederea definitivării, antreprenorul să roage o persoană avizată apropiată și de încredere (un alt antreprenor, un consultant, un investitor) să citească forma aproape finală a documentului, verificând astfel dacă răspunde cerințelor de mai sus.

CAPITOLELE MARI ale planului de afaceri sunt scrisoarea de introducere, rezumatul, planul propriu-zis și anexele.

INTRODUCEREA este adaptată pentru fiecare cititor în parte și explică într-un mod atractiv despre ce afacere este vorba și ce tranzacție reciproc avantajoasă îi propune antreprenorul cititorului, lăsând loc pentru negocieri ulterioare.

REZUMATUL. Cei interesați citesc în primul rând rezumatul, pentru a-și forma o impresie generală asupra afacerii. De aceea este bine ca antreprenorul să acorde multă atenție redactării lui, pentru a prezenta, în două – trei pagini, cele mai importante aspecte, care să capteze interesul pentru lectura întregului material. Cititorii caută aici informații despre etapa de dezvoltare în care se află afacerea, produsele/serviciile oferite și beneficiile distincte și valoroase pe care le aduc utilizatorilor, piața și concurența înregistrată pe piața respectivă, detalii despre antreprenor și angajații săi importanți, care să demonstreze competența, credibilitatea și implicarea lor, dar și încrederea și hotărârea de a reuși.

Deși este plasat la începutul materialului, rezumatul va fi elaborat după finalizarea planului propriu-zis.

PLANUL PROPRIU–ZIS. Este cea mai importantă parte a documentului. Conținutul său este prezentat în Tabelul I.
Pentru a putea lua decizia de a finanța sau colabora cu antreprenorul sau de a nu o face, cititorii – investitori, sau potențiali parteneri – cântăresc cu atenție următoarele aspecte: competența și credibilitatea antreprenorului și a echipei sale, rentabilitatea investiției, avantajele anticipate în schimbul riscului de finanțare sau de colaborare asumat. De aceea, este indicat ca acestea să reiasă clar din conținutul planului.

ANEXELE. Această parte permite prezentarea unor documente de interes dar care, incluse în corpul propriu-zis al planului, ar îngreuna lectura lui. Ele trebuie bine structurate, numerotate, astfel încât să se poată face trimitere către ele în conținutul planului. Este vorba despre: planuri, schițe sau fotografii ale produselor, organigrame, documente financiare, documente legale, scrisori de apreciere de la clienți sau de la furnizori, curriculum vitae ale membrilor cei mai importanți ai echipei manageriale și personalului-cheie etc. Este la latitudinea antreprenorului să decidă ce documente să anexeze planului.