Opinie Cătălin Olteanu, FM România: Am dat mail!

CĂTĂLIN OLTEANU este director general al FM România

Primesc nonstop mailuri, iar unele dintre ele extrem de lungi, cu o grămadă de detalii și de informații. Trebuie să le tipăresc, pentru că nu le pot citi, mă pierd. Am tipărit recent un mesaj de opt pagini. Mi-am amintit că pe vremea studenției, când făceam culegere de text, scriam cam patru pagini pe oră, și eram destul de rapid. Ca să mai și gândești ce compui, să scrii o tonă de cuvinte îți ia cel putin 2 ore pentru 8 pagini.

Aceleași lucruri se pot reproduce verbal în maximum un sfert de oră. După care poate fi trimis un mesaj cu ideile principale, care ar lua mai puțin de scris, și nu s-ar lungi la mai mult de o jumătate de pagină.

Dar ce te faci cu celebra CYAP (cover your ass procedure)? Că dacă ai dat pe mail, ai scris tot ce aveai de scris, și ai pus jumătate din organizație în CC, poți oricând să spui: „Am dat mail!“. Că nu s-a rezolvat poate nicio problemă?  Ba din contră, unii din cei vizați au dat „reply to all“ și au venit cu contraargumente – ca să dea și ei mail, și deja de la prima poveste sunt trei povești separate, încep să fie din ce în ce mai greu de urmărit, lista din CC se mărește, pentru că problema trebuie escaladată la șefi. Iar nervii și încrâncenarea cresc de la un mesaj la altul.

Chiar și cei care nu au nimic de a face cu povestea, dar se află în CC ca martori încep la un moment dat să se înfurie și din cauza spamului ce le omoară inboxul, dar și a disconfortului creat atunci când sunt băgați în treburi ce nu îi privesc, doar așa, de nevoia unor martori. Evident că nu trebuie ratat nici zâmbetul superior al celui care câștigă lupta pe mail în fața atâțior spectatori în CC, cum nu trebuie ignorată nici frustrarea combatanților când se mai trezește câte un șef și le cere să înceteze cu spamul și să dea telefon.

Îmi amintesc de un fost șef care a încercat la un moment dat să stăvilească avalanșa de mesaje pe mail. Omul a declarat că o anumită vineri din lună va fi „no e-mail day“ și că în ziua respectivă oamenii ar trebui să se sune și să vorbească între ei în loc să-și dea mail. A fost atât de categoric, încât a amenințat cu datul afară pe cei care nu se supuneau ordinului.

După stupoarea inițială – cum naiba să lucrăm noi fără mail? – au apărut soluțiile alternative. Au început colegii mei să se plimbe dintr-un birou în altul cu discheta, pe care aveau mesajele de trimis. Alții mai șmecheri au creat niște foldere pe rețea unde își scriau în fișiere share.

Dacă șeful cel mare a vrut să ne încurajeze să vorbim, ei bine, noi nu ne-am lăsat, am preferat să ne scriem. De ce? Pentru că nu avem încredere unii în alții și avem nevoie de un mesaj scris? Pentru că altfel nu îmi explic de ce oameni care stau cu biroul față în față își dau mail în loc să vorbească. Mai nou au apărut și sistemele de chat interne. Că dacă tot vrem să ne scriem, să ne fie facilitată această nevoie. Pe mine personal mă omoară să aud „Dar ți-am dat pe mail“ ca scuză. Mai ales când e o scuză pentru o treabă nefăcută, un exercițiu care n-a fost dus la capăt. Ce mai contează ce ai scris în mesajul ăla dacă nu ai fost în stare să termini treaba? De ce nu ai sunat pe cineva? De ce nu m-ai sunat?

Într-o altă organizație, în care poporul este extrem de împrăștiat geografic, o colegă de la financiar (dintr-un cap de lume) a trimis un mesaj – cerea un raport de la o altă colegă situată în alt cap de lume. A făcut o mică eroare însă, în loc să nimerească la colega care verifica facturile, a nimerit la cea care verifica altceva. Aceasta a răspuns înapoi, spunând că nu poate da raportul pentru că nu e partea ei de compentență. A venit mesajul înapoi cu întrebarea „dar cine?“, la care s-a răspuns politicos cu numele celei responsabile de treaba respectivă. Aparent o discuție civilizată și politicoasă – dar știți că la mail nu se răspunde de obicei instantaneu… așa că pentru raportul care se putea trimite în cinci minute s-a pierdut jum’ate de zi.

Asta pentru că cineva nu a ridicat capul din calculator să spună celei de la masa vecină: „Colega, vezi că la financiar au nevoie de xyz, poți să i-l trimiți, te rog“ sau măcar să trimită mesajul mai departe către colega ei.
Dar cine poate să o acuze de ceva? Că doar ea a dat pe mail! Și dacă ai dat pe mail ai fundul acoperit, se poate demonstra oricând cu mesajul.

Să nu mă credeți un sfânt! Recunosc că mi-ar fi foarte greu uneori fără acele compuneri care îmi salvează fundul. Încerc doar să spun că mi-ar plăcea să nu fie nevoie de ele.

Pe de altă parte, dacă vă amintiți prima poveste, ce ne-am face fără mesajul scris atunci când nu pricepem nimic din ce ni se spune? Dar ce te faci când mesajul scris e la fel de inteligibil ca și cel vorbit?

Am primit odată un mesaj de la o colegă din Germania, care nu se prea descurca în engleză. L-am citit cam toți din echipă încercând să ne dăm seama ce a vrut să spună. Am încercat și varianta în care cineva a citit mesajul cu voce tare iar altcineva a ascultat încercând să-și dea seama de sensul traducerii. Ei bine… rezolvarea a fost că în final am găsit pe cineva care vorbea germana și care a sunat-o pe colega din Germania ca să pricepem ce dorește. Am pierdut vreo două ore cu un mesaj care nici măcar nu ne era adresat…