Liviu Apolozan, Președinte & VP Strategie DocProcess: Despre transformare digitală în România de astăzi

Perioada pe care o traversăm reprezintă, pentru multe companii, un moment de regândire profundă pe mai multe dimensiuni. La nivel de business, digitalizarea este viitorul și abia acum acestea realizează că afacerile lor pot fi îmbunătățite și eficientizate cu ajutorul unor soluții tehnologice potrivite nevoilor lor. Deși ultimii doi ani au pus accentul pe transformarea digitală, poate că ar trebui să ne întrebăm dacă am asistat la o transformare digitală în masă și în ce măsură sunt pregătite companiile să facă acest pas. Pentru început, doresc să clarific o serie de termeni foarte des utilizați în spațiul public și să explic care sunt diferențele între: „digitizare“, „digitalizare“ și „transformare digitală“. Terminologia folosită preponderent în ultimul timp a fost inconsecventă, termenul de transformare digitală fiind utilizat în mod eronat ca sinonim pentru digitalizare sau digitizare. Fiecare termen descrie un proces distinct de adoptare a tehnologiei în cadrul unei companii. Folosirea incorectă, și implicit necunoașterea diferențelor dintre termeni de către conducerea unei organizații, atrage după sine pierderea unor oportunități legate de așteptările clienților și angajaților, evoluția companiei respective, agilitatea acesteia în desfășurarea activității sale, precum și obținerea unui avantaj competitiv.

Digitizarea este primul pas către transformarea digitală

Astfel, digitizarea se referă la procesul de colectare a informațiilor analogice disponibile pe hârtie și transpunerea acestora într-un format digital, astfel încât să poată fi stocate, procesate și transmise digital. Este primul pas pe drumul către transformarea digitală. Acest proces de transformare a mai multor tipuri de documente analogice în format digital mai este cunoscut și ca dematerializare, și este considerat începutul digitalizării. Procesul de digitizare este realizat printr-o serie de acțiuni precum: primirea documentului, sortarea și indexarea acestuia, scanare, OCR – Recunoașterea Optică a Caracterelor (o tehnologie prin care textul scanat este transformat în imagine, care la rândul ei este analizată în mod automat pentru recunoașterea caracterelor), validări fiscale și personalizate, exportul către aplicațiile de business sau arhiva electronică.

Fără renunțarea definitivă la hârtie, nu ar exista o continuitate a datelor electronice, fapt care ar face imposibilă vizibilitatea completă asupra proceselor financiare și operaționale dintr-o companie.

Astăzi suntem în faza unei transformări digitale, să zicem, generalizate, pentru că suntem împinși de mai mulți factori. De declinul demografic, spre exemplu, în România. De pandemie. De alte accidente, care ne determină să găsim soluții.

​

Digitalizarea înseamnă regândirea și optimizarea unor procese interne

Al doilea pas în procesul de transformare digitală este digitalizarea. Este puțin probabil ca digitalizarea să fie realizată fără un proces de digitizare efectuat în prealabil, deoarece, de cele mai multe ori, este necesar accesul la un istoric de documente. Digitalizarea constă în utilizarea de tehnologii și informații digitale pentru automatizarea operațiunilor și proceselor din cadrul unei organizații. Exemple de digitalizare includ implementarea unui ERP (Enterprise Resource Planning), CRM (Customer Relationship Management), adoptarea unei soluții electronice de gestionare a contractelor (Contract Management), automatizarea Procure-to-Pay (de la achiziție la plată) și a fluxurilor Order-to-Cash (de la comandă la încasare). Automatizarea proceselor înseamnă că datele introduse în mediul digital pot fi folosite cu ajutorul unor aplicații, iar mașina ajunge să facă munca repetitivă și verificarea de date, în locul omului. De aceea digitalizarea necesită aproape întotdeauna pregătirea angajaților și regândirea anumitor procese și fluxuri de lucru ce vor conduce la optimizarea activității. Prin digitalizare, companiile își pot crea un ecosistem de afaceri complet automatizat, unde relația cu furnizorii, partenerii și clienții acestora este consolidată, iar vizibilitatea asupra tuturor proceselor sale de-a lungul întregului lanț de aprovizionare este deplină. Digitalizarea crește eficiența, îmbunătățește transparența datelor și reduce costurile, stimulând astfel creșterea afacerii. De cele mai multe ori, digitalizarea este o strategie care înseamnă mai mult decât simpla implementare a tehnologiei, deoarece pentru a avea impact, aceasta implică o schimbare mai profundă a modelului de afaceri și a evoluției muncii. Digitalizarea reprezintă deci, fundația transformării digitale.

Transformarea digitală, pentru cei care vor și pot să evolueze

În continuare – pentru antreprenorii care vor și pot să evolueze – vorbim de etapa transformării digitale, care presupune mai degrabă o evoluție organizațională, care să le permită oamenilor să lucreze în așa fel încât să profite cât mai mult de pe urma digitalizării. Transformarea digitală reprezintă mai mult o chestiune operațională decât una tehnologică. Aceasta nu este despre mașini, ci despre oameni. În procesul de transformare digitală este necesară adoptarea la o scară largă a schimbărilor culturale pentru a beneficia pe deplin de utilizarea tehnologiilor digitale. Asta înseamnă schimbări organizaționale orientate spre client, susținute de conducerea companiei și aplicate de angajați motivați. Spunem adesea că trebuie să evoluăm ca să ținem pasul cu tehnologia, însă pentru automatizarea proceselor de business, tehnologie există de zeci de ani. Nu evoluția rapidă a tehnologiei este cea care ne împinge spre transformarea digitală generalizată pe care încercăm să o facem astăzi. Motorul este, de fapt, nevoia noastră de a atinge anumite rezultate la care n-avem acces decât dacă trecem mai întâi printr-un proces de digitizare, apoi printr-unul de digitalizare și, în cele din urmă, printr-o întreagă transformare digitală. Astăzi suntem în faza unei transformări digitale, să zicem, generalizate, pentru că suntem împinși de mai mulți factori. De declinul demografic, spre exemplu, în România. De pandemie. De alte accidente, care ne determină să găsim soluții. Altfel, totul funcționează în general pe principiul inerției: dacă nu e nimic care să te miște, îți păstrezi traiectoria.

Unde se situează România în comparație cu alte state UE?

Deși se bucură de un sector IT puternic și de o bună reputație a companiilor din domeniul tehnologiei, România este încă deficitară în comparație cu alte state membre ale UE la adoptarea digitalizării atât în sectorul privat, cât și în cel public. România se situează pe locul 27 din cele 27 de state membre ale UE în ediția din 2021 a Indicelui economiei și societății digitale (DESI). Întreprinderile românești nu profită pe deplin de tehnologiile digitale (schimbul electronic de informații, platformele de comunicare socială, volumele mari de date în cloud), cu excepția inteligenței artificiale. În ceea ce privește serviciile publice digitale, România se clasează pe ultimul loc în ceea ce privește indicatorii-cheie, cum ar fi serviciile publice digitale pentru cetățeni și întreprinderi, utilizatorii de servicii de e-guvernare și formularele precompletate.

România se situează pe locul 25 în UE în ceea ce privește integrarea tehnologiei digitale în activitățile întreprinderilor. Majoritatea indicatorilor din această dimensiune se situează cu mult sub media UE. Doar 33 % dintre IMM-uri au cel puțin un nivel de bază de intensitate digitală,
în comparație cu media UE de
60 %. De asemenea, doar 17 % dintre întreprinderi emit facturi electronice, cu mult sub media UE de 32 %. Aproximativ 8 % dintre întreprinderi utilizează platformele de comunicare socială (nivel scăzut în comparație cu media UE de 23 %), 13 % utilizează servicii de tip cloud (media UE: 26 %) și numai 5 % dintre acestea analizează volume mari de date. În același timp, 31 % dintre întreprinderi utilizează inteligența artificială, cu mult peste media UE de 25 %.

Rezultatele studiului, deși alarmante, nu vin ca o surpriză pentru antreprenorii români din domeniul tehnologiei. Majoritatea companiilor de IT dezvoltă produse pentru piețele externe sau vizează societăți multinaționale care înțeleg valoarea adăugată a soluțiilor tehnologice avansate. Este un paradox faptul că în România, care este renumită de altfel pentru experții în domeniul IT, majoritatea IMM-urilor locale privesc cu rezerve transformarea digitală. Adoptarea digitalizării ar trebui considerată o investiție și nu o cheltuială, iar în unele cazuri este vorba pur și simplu despre utilizarea de servicii digitale. Este adevărat că folosirea acestor servicii necesită uneori transformări organizaționale interne de adaptare la procesele automatizate, care pot fi considerate investiții. Însă experiența noastră, dobândită în urma colaborării cu firme de toate dimensiunile, ne-a arătat că o companie poate recupera în mai puțin de un an investiția în reorganizarea internă necesară pentru utilizarea unei platforme de facturare digitală.

Procesele ineficiente prezente în interiorul companiilor și înaintea declanșării pandemiei de COVID-19, au condus întotdeauna la blocaje în desfășurarea activității de zi cu zi. Astfel, a fost nevoie de o pandemie pentru ca întreprinderile să realizeze că pentru a putea funcționa indiferent de circumstanțe, nu numai că trebuie să aibă acces la toate documentele de la distanță, dar, de asemenea, trebuie să aibă fluxuri logice și procese care să poată fi complet automatizate, evitând astfel erorile umane.