Florin Rădulescu, partener, Ascendis: Nu vă mai „sudați” ședințele. Fiecare manager are întâlniri în calendar de la care poate să lipsească fără ca organizația să sufere

„Stau în ședințe pe Zoom de dimineață până seara, indiferent dacă sunt la fabrică sau în deplasare. Când să mă mai ocup de echipă, de oameni?”, mi-a spus, recent, un director de producție de la o companie din domeniul auto. Ședințele dese pun o presiune foarte mare atât pe manageri, cât și pe angajați. Faptul că o mare parte dintre acestea sunt online, unele nu sunt bine pregătite și gestionate sau unii participanți nu și-au făcut „temele” pentru a fi productivi în discuție creează un stres și mai mare, întrucât nimeni nu mai are timp să își îndeplinească, efectiv, sarcinile de lucru. O mare parte dintre angajații din corporații au participat la diverse programe de management al timpului și știu, în teorie, cum trebuie să își prioritizeze sarcinile și că trebuie să își ocupe 30% din timpul de lucru cu intervale „libere” în calendar, care să le permită să se concentreze pe ce au de făcut în ziua respectivă. Cine își planifică la nesfârșit ședințe sudate, consecutive, nu lasă loc pentru imprevizibil și pentru gândire inovativă. Există întotdeauna lucruri în calendar pe care, dacă nu le faci, nu se întâmplă nimic. Trebuie să ai discernământul să prioritizezi și să fii dispus să faci acest sacrificiu de a nu fi peste tot și de a nu ști toate răspunsurile. Să fii perfecționist sau micromanager face, de fapt, mai mult rău organizației decât bine. Iar prioritizarea este una dintre cele mai mari provocări actuale în companii. În ultima perioadă am observat că organizațiile încep să se uite tot mai mult la modul în care interacționează echipele de middle management, cele care gestionează performanța organizației. Mulți angajați funcționează bine în departamentele lor, însă atunci când vine vorba să lucreze împreună cu colegii din alte departamente, apar nemulțumiri. Din acest motiv a crescut cererea pentru workshopurile de strategie, în care așteptările angajaților din departamente diferite – o frecventă sursă de conflict – sunt aliniate. A ști să prioritizezi este o abilitate care nu se poate deprinde într-o suită de ședințe consecutive. Iar schimbarea trebuie să vină în primul rând de la managerul/angajatul afectat de această manie a ședințelor. „Ți-am pus ședință la ora 12:00 pentru că am văzut că e singura oră liberă din calendarul tău” nu înseamnă automat că era ora liberă pentru acel coleg / acea colegă. La fel cum angajații nu trebuie să accepte să mai participe la ședințe la care trebuie să intervină ”în caz de ceva”, pentru că în acel moment ei fac multitasking și, după cum ne arată practica, multitaskingul este un mare consumator de energie. Cu alte cuvinte, ieși foarte obosit dintr-o ședință în care ai fost doar spectator și nu știi de ce. O soluție ar putea fi ca angajatul să își blocheze în calendar ora respectivă fără să intre în ședință, iar dacă este cu adevărat nevoie de el, să poată interveni doar atunci când îl cheamă colegii.

Până la urmă, rezultatele businessului vor dicta strategia fiecărui angajat în materie de organizare a agendei. Iar schimbările încep deja să se vadă. De exemplu, oamenii de HR sunt evaluați și în funcție de numărul de angajați instruiți în domeniile de business, dar și de rentabilitatea investiției în programele de dezvoltare, iar aceasta sunt, de fapt, un rezultat al deciziilor de prioritizare strategică.

Cinci sfaturi pentru creșterea eficienței în ședințe:

♦Œ Asigurați-vă că întâlnirea este absolut necesară și că subiectele nu puteau fi discutate într-un e-mail;

♦ Nu chemați în ședințe decât persoane care au un cuvânt de spus în legătură cu subiectele de discuție;

Ž♦ Asigurați-vă, înainte de ședință, că fiecare participant s-a pregătit pentru discuția respectivă;

♦ Formați-vă obiceiul de a crea o agendă pentru fiecare ședință și de a scrie, pe scurt, un e-mail cu to-do list pentru participanți (dacă e cazul) la sfârșitul fiecărei întâlniri;

♦ Nu programați ședințe mai lungi de 2 ore și asigurați-vă că există 10 minute de pauză la fiecare oră.