Eveniment britanic, made in România

Externalizarea a devenit o tendință din ce în ce mai prezentă în rândul companiilor din orice industrie. De ce ar alege însă un business internațional să încredințeze organizarea unui eveniment cu sute de participanți în mâinile unei agenții din România?

Pentru ediția din acest an a evenimentului ELEVATE, organizat în luna octombrie de compania internațională din domeniul IT&C Westcoast Cloud pentru cei peste 150 de parteneri de business, jucătorul a ales o colaborare cu agenția locală de employee experience Exploratist. La eveniment – un mix între parteneri, potențiali parteneri și producători de tehnologie și software – au participat 159 de persoane din Marea Britanie și Irlanda, audiența fiind formată în principal din managing directors, sales directors, specialiști și consultanți IT. „După 18 luni de traininguri online, conferințe, meetinguri, ne-am dorit ca Elevate să fie un eveniment disruptiv, plin de insighturi despre industria IT. De aceea, toate sesiunile au fost construite astfel încât să nu simți că participi la (încă) o conferință online.

Am mers pe un format de tip interviu, nu pe o prezentare clasică în care cineva vorbește și audiența ascultă. Am avut un moderator al sesiunilor, speakeri de renume din industrie și un engagement foarte bun din partea audienței”, descrie succint Veronica Popescu, marketing manager, Westcoast Cloud, desfășurarea evenimentului.

Veronica Popescu, marketing manager, Westcoast Cloud: „România încă este un paradis al costurilor reduse pentru servicii și expertiză. Este mediul ideal pentru a încerca lucruri, pentru a testa idei, pentru a inova. La acest eveniment a contribuit și agenția locală de marketing cu care colaborăm în mod obișnuit. Ambele echipe au reușit să lucreze foarte bine împreună, în ciuda diferențelor de limbă, cultură și stil de lucru. Planificarea evenimentului a durat doar două luni și a fost un maraton de ședințe, decizii, schimbări de ultim moment. Dar, privind în urmă, nu cred că aș schimba ceva, ba chiar pot spune ca îmi lipsește acum starea de alertă de dinaintea evenimentului.”IT&C.”

Potrivit ei, un mare avantaj pentru externalizarea unui proiect de acest tip este resursa umană pe care o ai la îndemână. „La Westcoast Cloud echipa de marketing este mică și supraîncărcată. Nu aș fi putut niciodată să organizez acest eveniment fără ajutor extern. Un eveniment cere mult project management, people management, budget management. Am fost implicată evident în toate aceste aspecte dar la un nivel mult redus decât dacă aș fi fost nevoită să organizez totul cu resurse in-house.”

Printre motivele pentru care compania a ales să colaboreze cu o echipă din România se numără costul rezonabil și planificarea rapidă. O echipă, chiar și internă, în Regatul Unit ar fi costat cel puțin dublu față de externalizarea către o echipă din România, susține Veronica Popescu. „România încă este un paradis al costurilor reduse pentru servicii și expertiză. Este mediul ideal pentru a încerca lucruri, pentru a testa idei, pentru a inova. La acest eveniment a contribuit și agenția locală de marketing cu care colaborăm în mod obișnuit. Ambele echipe au reușit să lucreze foarte bine împreună, în ciuda diferențelor de limbă, cultură și stil de lucru. Planificarea evenimentului a durat doar două luni și a fost un maraton de ședințe, decizii, schimbări de ultim moment. Dar, privind în urmă, nu cred că aș schimba ceva, ba chiar pot spune ca îmi lipsește acum starea de alertă de dinaintea evenimentului.”

Motivul principal pentru care a votat în favoarea Exploratist a fost faptul că „știam deja că este o agenție care poate livra un astfel de eveniment”. Pe Silviu Andrei Petran, managing director, Exploratist, îl cunoscuse în România în urmă cu aproape 10 ani. „Am putut vedea parcursul pe care l-a avut, clienții cu care a lucrat de-a lungul anilor, tipul de evenimente pe care le-a organizat. Așadar, când s-a ivit ocazia de a lucra împreună, încrederea era deja formată, știam cine e în spatele agenției și ce poate echipa să livreze.”

Înainte de a decide să lucreze cu Exploratist ea spune că a căutat, totuși, și variante locale, „dar nicio echipă nu am simțit că le poate face pe toate”. Motivele au fost diverse. „Conceptul de Digital Stage este relativ nou în Regatul Unit. Prin implementarea evenimentului pe Digital Stage, Exploratist a adus valoare pe zona tehnologică și de organizare de evenimente hibrid. The Marketing Practice a contribuit la conturarea conceptului pentru eveniment, copywriting și project management. În plus, chiar dacă aș fi dorit organizarea acestui eveniment cu echipe exclusiv locale, există puține companii care oferă conceptul de Digital Stage pe piața din Regatul Unit și, dacă fac asta, o fac la costuri mult mai mari.”

Exploratist a organizat aceast eveniment cu parteneri exclusiv internaționali, inclusiv agenția de marketing a companiei Westcoast Cloud. Agenția de marketing din Marea Britanie s-a ocupat de zona de conținut, iar echipa Exploratist a preluat responsabilitatea deploymentului conceptului pe platforma online Digital Stage, din punct de vedere tehnologie, design, instrumente/tooluri de interacțiune online între participanți. Evenimentul a avut loc în format hibrid și a fost gestionat total remote, din România, de echipa de aici. Agenda nu a abordat eminamente o tematică tehnologică, ci a cuprins teme de business, ancorate în elemente concrete și actuale, determinate de ajustarea continuă a domeniului. Între acestea s-au numărat: user experience (experiența utilizatorului), remote working (telemunca) sau subiecte legate de promovarea businessului în mediul online. Un element cheie a fost interacțiunea sistematizată din platformă: au fost create booth-uri speciale, care conțineau elemente vizuale puternice, componente informative de marketing și conținut video relevant, și în care partenerul de business a putut interacționa cu vendorul.

Corina Ilie, senior partner product design & innovation, Exploratist: „Prin conferința ELEVATE, Exploratist a trecut la următorul nivel. Proiectul ne-a demonstrat că putem coordona foarte bine, din România, un amplu eveniment internațional, bazându-ne pe expertiza acumulată în gestionarea evenimentelor complexe în online și în soluții de design și tehnologies, unde experiența utilizatorilor este pusă pe primul plan. Succesul este și mai important pentru noi, deoarece Westcoast Cloud este  o companie de top din universul IT&C.”

„Prin conferința ELEVATE, Exploratist a trecut la următorul nivel. Proiectul ne-a demonstrat că putem coordona foarte bine, din România, un amplu eveniment internațional, bazându-ne pe expertiza acumulată în gestionarea evenimentelor complexe în online și în soluții de design și tehnologie, unde experiența utilizatorilor este pusă pe primul plan. Succesul este și mai important pentru noi, deoarece Westcoast Cloud este o companie de top din universul IT&C”, spune Corina Ilie, senior partner product design & innovation, Exploratist.

În medie, participanții au petrecut 5 ore pe platforma evenimentului. Ultima sesiune a zilei a fost a unui cunoscut comediant din Marea Britanie, pentru destinderea audienței după sesiuni atât de solicitante.

Legat de provocările aduse de organizarea acestui eveniment în format hibrid, Veronica Popescu spune că acestea nu au fost multe. „În ultimele 18 luni oricum am lucrat cu toții remote, provocările vin mai degrabă din asta decât din diferența de limbă sau stil de lucru. O altă provocare, adaugă ea, ar fi putut veni din multitudinea de stakeholderi implicați în organizarea evenimentului, „dar nici aici n-am simțit că am întâmpinat provocări mari. Am reușit să coordonez toate echipele implicate spre același țel comun: un eveniment de succes”. Potrivit ei, feedbackul a venit imediat după eveniment și a fost extrem de pozitiv.

People First este un proiect dezvoltat de Business Magazin și agenția de employee experience Exploratist. People First își propune să aducă în lumina reflectoarelor organizațiile care pun oamenii pe primul loc și implementează proiecte creative prin care experiența angajaților este dusă la cel mai înalt nivel.

People First este un proiect editorial dezvoltat de Business Magazin și agenția de employee experience Exploratist. People First își propune să aducă în lumina reflectoarele organizațiile care pun oamenii pe primul loc și implementează proiecte creative prin care experiența angajaților este dusă la cel mai înalt nivel. Fondată în 2011, Exploratist este prima agenție de employee experience din România. Serviciile livrate acoperă o arie vastă de nevoi organizaționale, de la comunicare internă, Employer branding și marketing experiențial, până la strategii de HR. Soluțiile au un design unic, inovativ și sunt 100% personalizate.