Din offline în online, fără compromisuri

Restricțiile apărute pe fondul pandemiei de COVID-19 au stat la baza unei migrări masive către online, iar evenimentele majore de business nu au făcut excepție. Provocarea întâmpinată de companii a fost însă găsirea celor mai eficiente platforme unde să își susțină conferințele, astfel încât cei care iau parte la ele să rămână antrenați până la final.

Un exemplu este Bitdefender, care a ales să susțină o conferință internațională cu 450 de participanți pe platforma Digital Stage, lansată de Exploratist. Care au fost avantajele?

„Pandemia a fost și o oportunitate. În martie 2020, ne-am reinventat inclusiv pe zona evenimentelor corporate. Am adus în România o platformă de evenimente digitale, Digital Stage, bine-cunoscută în Statele Unite, care permite consumul de conținut creativ într-un mix de formate: prezentări business, workshopuri experiențiale, elemente de entertainment”, spune Silviu Andrei Petran, managing director Exploratist, companie specializată în furnizarea de servicii și soluții dedicate angajaților unei organizații. Digital Stage este o suită completă de soluții pentru evenimentele corporate digitale, lansată în ianuarie 2020, chiar înainte de pandemie, cu o investiție de 100.000 de euro, fonduri direcționate în tehnologie și design. Platforma online asigură managementul integrat al unui eveniment corporate în mediul virtual, prin tehnologie de ultimă generație și insighturi UX pentru amplificarea engagementului. Focusul său este pe experiența utilizatorului. Soluția celor de la Exploratist integrează elemente vizuale, de gamification sau interactive. Securitatea evenimentului virtual este garantată de instrumente precum: parole puternice, whitelisting si integritate referențială.

De asemenea, platforma include un modul de raportare avansat cu statistici pentru evaluarea succesului evenimentului virtual. Potrivit reprezentanților Exploratist, prin transferul evenimentelor din mediul offline în online se reduc costurile specifice (logistice, cazare, deplasare) cu 35-40%. De la lansare până în prezent, Exploratist a organizat pe Digital Stage peste 25 de evenimente corporate online, la care au participat peste 8.000 de persoane pe durata
a peste 200 de ore de live streaming.

Silviu Andrei Petran, managing director, Exploratist: „În martie 2020, ne-am reinventat inclusiv pe zona evenimentelor corporate. Am adus în România o platformă de evenimente digitale, Digital Stage, bine-cunoscută în Statele Unite, care permite consumul de conținut creativ într-un mix de formate: prezentări business, workshopuri experiențiale, elemente de entertainment.”

Un eveniment pentru care Bitdefender a ales să folosească platforma Digital Stage a fost conferința „New World. New Opportunities”, organizată exclusiv online în ianuarie 2021. Aceasta s-a întins pe durata a trei zile, în care 45 de speakeri s-au adresat celor peste 450 de participanți aflați pe cinci continente. „Dacă până în 2020 evenimentele internaționale organizate de noi erau în format hibrid, odată cu pandemia, cea mai dificilă provocare a fost limitarea și eliminarea interacțiunii live între colegi, precum și cu partenerii și clienții noștri. Toate emoțiile și energia unui grup, care se creează într-un mediu fizic, au fost automat restrânse la un ecran”, descrie Liana Cheagă, integrated marketing campaign manager la Bitdefender, provocările aduse de noua criză sanitară în zona de evenimente din cadrul companiei.

Ea spune că în noul context este din ce în ce mai greu să găsești soluții astfel încât să reușești să menții audiența antrenată. De aceea, având în vedere amploarea acestui eveniment în varianta fizică, atât din punct de vedere al duratei, cât și din perspectiva diversității conținutului și a activităților, reprezentanții Bitdefender au căutat o platformă care să le permită o transpunere cât mai completă în mediul online. Potrivit Lianei Cheagă, printre criteriile principale de selecție s-au numărat posibilitatea de a susține sesiuni de business însoțite de elemente de gamification, flexibilitatea în opțiunile de branding, precum și interfața user-friendly. „Și încă un criteriu, la fel de relevant: o echipă de implementare și suport cu multă inițiativă.”

Provocarea cea mai mare pe care compania a întâmpinat-o în organizarea conferinței a fost realizarea unui eveniment în totalitate virtual, care să sincronizeze din punct de vedere geografic (fus orar) sesiuni live adresate colegilor din toată lumea – România, Statele Unite, Canada, Europa, Australia și Orientul Mijlociu. „A fost o schimbare de setup și de vibe, dar și de resurse, căci ne bazăm pe conexiunea de internet din fiecare colț al lumii.”

La platforma Digital Stage, ea spune că a apreciat în mod special flexibilitatea oferită prin opțiunile de personalizare a designului și a conținutului, dar și prin capacitatea de a extrage la final detalii relevante despre sesiuni și interacțiunile din cadrul acestora. „Dacă nu luăm în calcul lipsa interacțiunii fizice și a valorii adăugate pe care o întâlnire între colegi, în timpul unui coffee break, o poate aduce în mediul de business, desfășurarea evenimentului a mers lin și am reușit să implementăm un format care să fie ușor de parcurs.”

Liana Cheagă spune că atunci când vorbim despre trecerea de la un eveniment fizic cu sute de angajați din toate colțurile lumii, către unul virtual, există în primul rând beneficii clare în ceea ce privește o reducere a costurilor de organizare. „Specific legat de platforma Digital Stage, beneficiile pe care noi le-am resimțit cel mai puternic au fost legate de echipa Exploratist și cum ne-a ajutat să integrăm conținutul dorit într-o manieră cât mai prietenoasă în această platformă, atât din punct de vedere back end, în gestionarea tehnică a speakerilor, precum și front end în relația cu audiența.”

Principalele funcționalități ale platformei de care Bitdefender s-a folosit în timpul conferinței au fost distribuirea sesiunilor în săli de conferințe dedicate, sesiuni susținute în paralel, pre-înregistrarea participanților, opțiunile de chat, Q&A, dar și integrarea cu o platformă externă de gamification, precum și cu un landing page (pagină de destinație) dedicat conferinței. Instrumentele de interactivitate au fost accesate, pe parcursul celor trei zile ale conferinței, de 40% dintre participanți.

În opinia reprezentantei Bitdefender, Digital Stage este o soluție versatilă. „Ne-am bucurat de flexibilitatea și ușurința cu care am reușit să construim această experiență conform dorințelor noastre, fără să fim constrânși de module predefinite.”

Pe viitor, Liana Cheagă ia în calcul folosirea platformei și pentru alte evenimente. „Deși cu toții ne dorim să ne întoarcem cât mai curând la evenimentele fizice, până când acest lucru va fi posibil, cu siguranță Digital Stage va fi o opțiune pe care să o analizăm de fiecare dată când vom avea în plan un eveniment de acest fel. De altfel, consider că majoritatea evenimentelor globale se vor desfășura de acum înainte în format hibrid pe termen nedeterminat.”

People First este un proiect editorial dezvoltat de Business Magazin și agenția de employee experience Exploratist. People First își propune să aducă în lumina reflectoarele organizațiile care pun oamenii pe primul loc și implementează proiecte creative prin care experiența angajaților este dusă la cel mai înalt nivel. Fondată în 2011, Exploratist este prima agenție de employee experience din România. Serviciile livrate acoperă o arie vastă de nevoi organizaționale, de la comunicare internă, Employer branding și marketing experiențial, până la strategii de HR. Soluțiile au un design unic, inovativ și sunt 100% personalizate.