De la vals la arhivare

„Responsabilitatea nu ține de natura activităților pe care le desfășoară o persoană, ci doar de caracterul acesteia“, spune Ștefan Ecxarcu, care la 33 de ani este CEO-ul Global Archive Management. El consideră că lipsa implicării și asumării unei activități săvârșite reprezintă una dintre cele mai mari greșeli pe care le fac oamenii.

Prin urmare, de la ora 8 dimineața, când se trezește, până  la 4 noaptea, când își încheie ziua, el își respectă programul, deopotrivă în ce privește sarcinile oficiale dar și activitățile personale. Ștefan Ecxarcu conduce, de puțin timp, în calitate de director general al Global Archive Management (GAM), una dintre cele mai mari companii de arhivare din țară, cu o cifră de afaceri de peste un milion de euro.

Pentru că specificul acesteia este puțin cunoscut de publicul larg, prezintă, meticulos, activitățile firmei de care este responsabil: „Arhivarea documentelor este alcătuită din trei servicii principale: pregătirea documentelor, arhivarea (păstrarea și conservarea) și arhivarea în format electronic“; un metru liniar de arhivă costă 0,5 euro pe lună. În prezent, GAM depozitează aproximativ un milion de cutii standard sau 300 km liniari de arhivă, în cele trei depozite pe care firma le are în proprietate, arhive pentru 100 de companii active și alte 50 închise. Formatul electronic are un statut aparte, serviciile de prelucrare și arhivare în acest format fiind vândute pe proiect, în funcție de numărul de dosare, de pagini ori documente.

Firma este prezentă pe piață încă din 2001, cei mai longevivi clienți depozitându-și arhivele la Global Archive Management încă de atunci, spune Ștefan Ecxarcu, însă a avut numeroși clienți cu care au colaborat pe o perioadă de 5-7 ani – de pildă multinaționale care după o perioadă au decis să se retragă din România, explică directorul. Altminteri, companiile care le folosesc serviciile, adaugă Ecxarcu, nu aleg un alt furnizor în acest domeniu; cei mai mari clienți sunt companiile de asigurări și băncile.

Reprezentantul firmei de arhivare povestește că în ultimii ani cifra de afaceri a crescut cu 15-30% de la un an la altul, în condițiile în care se arhivează lunar peste 6.000 de metri liniari de documente, atât de la clienții existenți, care generează constant documente noi, cât și de la cei noi. Cu lux de amănunte, directorul explică pașii prin care se realizează un proces de arhivare: primul pas este vizita la locația în care clientul își păstrează arhiva pentru evaluare. „În felul acesta facem o ofertă exact pentru ce are nevoie clientul; eliminăm riscul apariției costurilor suplimentare neprevăzute la finalul proiectului și nici nu îl facturăm prea mult de la început“, spune el. Apoi urmează arhivarea propriu-zisă; echipa este formată din circa 60 de oameni a căror principală abilitate trebuie să fie, indiferent de specificul activității lor, „atenția la detalii“. „Pe lângă personalul administrativ și de vânzări, asigurăm atât manipularea și transportul arhivei, cât și indexarea și arhivarea acesteia. Din acest motiv, avem mulți colegi care au început să lucreze în depozit, la manipularea cutiilor, dar s-au specializat și ocupă posturi de arhivari acreditați“, spune Excarcu.

Cele mai simple solicitări vin de la clienții foarte organizați, care cunosc importanta arhivei pentru companiile lor și care se asigură că toate documentele sunt pregătite în vederea arhivării la puțin timp după ce acestea au fost create, explică reprezentantul Global Archive Management. „Când ajungem la ei, le găsim în condiții ideale: organizate, sortate, inventariate, cu informații clare despre conținutul fiecărui biblioraft/cutie de arhivare.“ Dar există și o categorie de clienți care nu știu ce arhivă are, cât se întinde aceasta, pe unde se găsește „și, de multe ori, ajunge la noi ambalată în saci plini până la refuz cu documente efectiv aruncate în ei“.

Multe firme nu sunt preocupate de păstrarea arhivelor în condiții corespunzătoare, deși există o legislație stufoasă cu tot soiul de prevederi. „Arhivele Naționale, organismul de control acreditat, nu are suficienți angajați pentru a face verificări. Există însă riscul ca, în momentul în care Arhivele Naționale va suplimenta numărul de oameni, controalele să vizeze documentele încă din momentul în care a apărut această lege“, consideră Excarcu, care povestește că este pasionat de dansurile de societate, pe care a început să le practice din clasa a cincea. Și chiar dacă programul său este aglomerat, deopotrivă în plan personal și profesional, dedică timp și acestui hobby.

„Nu există momente dificile, există doar provocări mai solicitante“, spune Ștefan Excarcu, iar pentru compania sa unul dintre acestea a fost asigurarea fondurilor necesare pentru a face față creșterii; pentru fiecare depozit este necesară o investiție care se amortizează în cel puțin 10 ani. „Provocarea a fost să obțin susținerea investitorilor să cheltuiască în continuare în spațiu de depozitare. Am reușit să fac acest lucru printr-un business plan bine pus la punct.“ Pe de altă parte, concurența nu este foarte pronunțată față de alte domenii de activitate, admite Ștefan Ecxarcu, care, înainte de a ajunge la conducerea firmei de arhivare, a lucrat în vânzări.

S-a angajat încă din primul an de facultate, când era student la ASE (acum urmează și cursuri de drept), în companii ca InterPoint, Lasting Systems, Star Storage, Orange și Oracle. „Vânzările mi s-au părut fascinante și din acest motiv am rămas întotdeauna implicat în vânzări“, spune el. Ulterior a trecut în antreprenoriat, unde a înființat împreună cu un asociat o firmă cu activități în domeniul IT, iar mai apoi a fost numit la conducerea firmei de arhivare.

La capitolul investițiilor, șeful Global Archive Management menționează 400.000 de euro pentru un sistem de stingere a incendiului pe bază de gaz inert. În ultimul an, compania a construit, cu 1,4 milioane de euro, un depozit, iar ținta pentru 2016 este să aloce 1,2 milioane de euro pentru un alt spațiu de depozitare. „Vom construi un depozit nou la fiecare 1,5 ani pentru a asigura capacitatea de stocare necesară“, spune directorul general al companiei, care estimează pentru 2016 o cifră de afaceri de 1,4 milioane de euro.