De la hârtie la algoritmi: cum poate tehnologia să transforme afacerile mici

Digitalizare, automatizare, inteligență artificială sunt termeni prezenți obsesiv în discursul despre viitorul afacerilor, dar care, pentru antreprenorii mici, sună adesea abstract sau inaccesibil. Adonis Raul Răduca, cofondator al Afaceri Șnur, explică de ce transformarea digitală nu este rezervată giganților tech și cum poate un business de cartier să devină inteligent – pas cu pas.

Digitalizarea trebuie privită ca fundația unei case – fără ea, tot ce vine după devine imposibil sau ineficient. Automatizarea și inteligența artificială nu pot funcționa fără o bază digitală solidă, ceea ce face digitalizarea un pas esențial pentru eficiența și scalabilitatea unei afaceri. Fără digitalizare, creșterea devine dificilă, iar timpul și resursele sunt irosite în procese manuale ineficiente”, a spus într-un interviu pentru BUSINESS Magazin Raul Răduca, cofondator al companiei Afaceri Șnur.

Transformarea digitală începe, de fapt, cu pași simpli, susține el. Practic, primul pas este trecerea de la pix și hârtie la aplicații și baze de date, apoi procese clare, centralizate și accesibile. „Primele aspecte pe care un business ar trebui să le digitalizeze sunt informațiile și procesele critice, începând cu prezența online, gestionarea datelor esențiale și optimizarea proceselor operaționale centrale.”

După digitalizare, automatizarea devine o continuare firească. Este despre a economisi timp și bani. Dacă o sală de fitness, de exemplu, își automatizează programările, gestiunea abonamentelor și comunicarea cu membrii, poate reduce drastic munca administrativă și îmbunătăți experiența clientului. „Digitalizarea, automatizarea și inteligența artificială sunt etape dintr-un spectru continuu în marșul spre eficiență. Digitalizarea este primul pas, reprezentând mutarea informațiilor și proceselor de pe hârtie în format digital. Automatizarea vine firesc după digitalizare, permițând sistemelor să preia sarcini repetitive și să elimine intervenția umană acolo unde nu este necesară. AI-ul reprezintă eficiența extremă, unde tehnologia nu doar execută sarcini, ci și învață, optimizează și ia decizii, ducând afacerea la un nou nivel de inteligență operațională.”

Soluțiile nu sunt scumpe. Vorbim de câteva sute de euro pentru integrare, nu de zeci de mii. Dar îi costă timp și un pic de efort mental să se gândească cum vor să arate procesul lor.

Roxana Epure, fondatoare și managing partner al NextUp, cumpărată de grupul polonez Symfonia

La fel, în marketing automatizarea începe de la newslettere la reactivarea clienților inactivi, totul poate funcționa pe pilot automat, punctează Raul Răduca. „Automatizarea poate eficientiza atât interacțiunea externă, cât și procesele interne ale unui business. Pe partea externă, un exemplu relevant este automatizarea marketingului și a managementului clienților, acoperind procese precum generarea de leaduri, achiziția, fidelizarea și reactivarea clienților. În interior, automatizarea depinde mult de specificul afacerii. De exemplu, pentru o sală de fitness, un sistem automat de gestiune a claselor, membrilor și abonamentelor poate reduce munca administrativă și îmbunătăți experiența abonaților.”

De asemenea, inteligența artificială (AI-ul) nu e utilă doar marilor corporații. Și o florărie de cartier poate folosi un asistent vocal care preia comenzi, fără ca cineva să mai răspundă la telefon. În prezent, AI-ul eficientizează, nu înlocuiește, însă impactul poate fi „uriaș” în zone precum suportul clienți, generarea de leaduri sau recomandările personalizate. „Inteligența artificială va avea un impact profund în business, iar în timp vom vedea aplicații pe care astăzi nici nu le putem imagina. În prezent, AI-ul nu înlocuiește procesele, ci le eficientizează suplimentar, aducând automatizarea la un nou nivel. Pentru afacerile mici și medii, AI-ul poate contribui semnificativ la generarea de leaduri, oferirea de suport automatizat și gestionarea eficientă a relației cu clienții. De exemplu, sistemele AI pot prelua rezervări telefonice – un proces care anterior necesita intervenție umană.”

Roxana Epure, fondatoare și managing partner al NextUp, dezvoltator de soluții ERP pentru IMM-uri, consideră că în România antreprenorii au nevoie de ajutor din partea tehnologiei pentru a reuși să își conducă businessurile de la un anumit nivel încolo. „Majoritatea antreprenorilor își încep businessurile dintr-o pasiune, dintr-o convingere, dintr-o lipsă a lor ca și consumatori. Dar cred că businessurile sunt gândite până la un nivel, adică mai mic decât ajung să fie; când ajung la un nivel mai mare decât planul inițial este un punct de turnură, la care ar trebui să fie atenți. Și nu sunt încă atenți la asta. Mă refer la faptul că atunci când ajungi la 1, 2, 3 milioane și tu ai pornit de la zero, ajungi în stadiul în care nu înțelegi că trebuie să faci niște schimbări, trebuie să te uiți altfel la business, nu doar cu pasiune”, explică Roxana Epure.

Ea adaugă că antreprenorii români trebuie să înțeleagă că au nevoie de tehnologie pentru a reuși să treacă la un nivel mai mare, unde sunt necesare date și nu să se mai bazeze pe instinct. „Trebuie să înțeleagă că delegarea este secretul creșterii. Și când zic delegare mă refer și la oameni în echipă dar și la tooluri deștepte – CRM-uri, softuri care să proceseze documente în mod automat. Digitalizarea trebuie să ne devină un partener de la un moment dat încolo. Nu mai pot fără ea, respectiv nu se uită la business în cifre și cifrele nu mit niciodată. Cifrele pot să spună cum stai cu adevărat, nu cum visezi că vei deveni. Sau indicatorii deștepți îți spun care e realitatea, ce vinzi, care este timpul de vânzare, care sunt mișcările din stoc, ce nu vinzi, care sunt produsele pe care tu le ai în stoc și n-ar trebui să le mai comazi, care este furnizorul cel mai potrivit, cel mai profitabil, dincolo de ce preferințe ai tu”, afirmă reprezentanta NextUp. Și tot ea detaliază că unii antreprenori nu își organizează businessurile pe centre de cost. „Cât produc cu asta, cât produc cu cealaltă, care este capitalul de imagine pe care mi-l aduce produsul ăsta, care este furnizorul cu care eu câștig cel mai mult, care este angajatul cu care vând cel mai mult și așa mai departe. Acestea sunt lucruri de bază pe care ei până la un moment dat au dreptate să spună că le simt cu «nasul». Dar de la un moment dat încolo nu mai poți doar cu «nasul», ai nevoie de date.”

Raul Răduca spune că digitalizarea, automatizarea și AI-ul nu sunt noțiuni separate, ci etape firești dintr-un proces de evoluție a unui business, indiferent în ce domeniu este acesta activ. „Pentru afacerile mici, totul trebuie să înceapă cu pași simpli și aplicați. De exemplu, în loc să angajezi pe cineva care răspunde la telefon toată ziua, un sistem automat poate prelua programările sau comenzile. Sau, în loc să trimiți manual e-mailuri clienților, poți folosi un sistem de automatizare a marketingului care face acest lucru la momentul potrivit. Într-o sală de fitness, un software care gestionează abonamentele și clasele poate reduce drastic timpul pierdut cu organizarea și poate oferi membrilor o experiență mai bună. Sunt soluții concrete, ușor de implementat, care eliberează timp și energie pentru lucrurile care contează cu adevărat.”

Digitalizarea, automatizarea și inteligența artificială sunt etape dintr-un spectru continuu în marșul spre eficiență. Digitalizarea este primul pas, reprezentând mutarea informațiilor și proceselor de pe hârtie în format digital. Automatizarea vine firesc după digitalizare, permițând sistemelor să preia sarcini repetitive și să elimine intervenția umană acolo unde nu este necesară. AI-ul reprezintă eficiența extremă, unde tehnologia nu doar execută sarcini, ci și învață, optimizează și ia decizii.

Raul Răduca, cofondator, Afaceri Șnur

Una dintre cele mai mari provocări în adoptarea noilor tehnologii este lipsa familiarizării cu acestea, în special în rândul antreprenorilor mici. Iar acest lucru duce fie la ezitare, fie la alegeri greșite care nu aduc valoare reală businessului. „Pentru a trece de la teorie la implementare, antreprenorii ar trebui să adopte o abordare graduală. Să înceapă cu epicentrul afacerii, identificând procesele cheie și căutând soluții concrete de optimizare. Treptat, pot extinde eficientizarea spre alte zone ale businessului. Dar este important să aibă aproape un consultant care înțelege ansamblul – marketing, business și tehnologie – pentru a-i ghida și a preveni greșelile costisitoare”, afirmp Raul Răduca.

Pe de altă parte, problema nu este lipsa tehnologiei, ci lipsa de încredere. Mulți antreprenori mici privesc aceste soluții cu scepticism sau le consideră scumpe și inaccesibile. Astfel, antreprenorii trebuie să știe că AI-ul este accesibil. Practic, nu mai este nevoie de bugete uriașe sau echipe de programatori, pentru că pe piață există soluții care pot fi integrate rapid și eficient în activitatea zilnică a unui business. De exemplu, un sistem vocal bazat pe AI poate răspunde la apeluri, poate colecta informații sau poate redirecționa cererile – o funcționalitate care, până nu de mult, părea SF pentru o mică firmă. „Costurile depind de mixul de soluții implementate și de complexitatea proceselor. Dar este esențial să se înceapă cu un buget mic, iar pe măsură ce beneficiile devin vizibile, să fie alocate resurse suplimentare. De exemplu, pentru o sală de fitness, un sistem de gestiune a claselor, membrilor și abonamentelor poate avea un cost inițial între 1.500 și 2.500 de euro, în funcție de complexitate. Iar pentru un site web, optimizat pentru conversie și integrare cu alte sisteme, investiția începe de la 500 de euro, în funcție de necesități”, exemplifică Raul Răduca.

Cu toate că soluțiile tehnologice sunt accesibile financiar, barierele țin mai degrabă de mentalitate și de efortul necesar pentru reorganizarea proceselor interne, a mai spus Roxana Epure. „Soluțiile nu sunt scumpe. Vorbim de câteva sute de euro pentru integrare, nu de zeci de mii. Dar îi costă timp și un pic de efort mental să se gândească cum vor să arate procesul lor. În retail, de exemplu, clienții folosesc softul nostru pentru stocuri, dar nu fac pasul următor – integrarea cu site-ul, cu vânzarea online. Aici e o muncă de educație pe care o facem constant.“

Pentru ca un antreprenor să înțeleagă valoarea reală a tehnologiei, e nevoie de aplicare directă, nu din teorie, nu din webinarii, punctează și Raul Răduca. Un proiect pilot, un mic succes, o problemă clară rezolvată rapid – acestea sunt lucrurile care schimbă percepții. Așa lucrează și echipa Afaceri Șnur: nu livrează produse izolate, ci construiesc sisteme care leagă toate procesele unui business. Un site, în viziunea lor, nu este un scop în sine, ci doar o piesă dintr-un mecanism mai mare – unul care generează leaduri, atrage clienți, îi convertește și îi păstrează.

„Percepția asupra digitalizării și noilor tehnologii a fost dintotdeauna polarizată. Vedem două extreme: afacerile mici sunt adesea sceptice, fie din lipsă de informații, fie de teama unor costuri mari. Pe de altă parte, companiile mari tind să fie exagerat de optimiste, investind uneori în soluții fără o strategie clară de implementare. Multe afaceri mici încă nu înțeleg cât de accesibilă a devenit tehnologia și nu văd beneficiile imediate. De asemenea, consideră tehnologia un cost, nu o investiție care le poate aduce clienți și crește profitabilitatea.”

Când vine vorba de deschiderea spre digitalizare, companiile mari sunt în avantaj. Nu doar pentru că au început mai devreme, ci și pentru că au acces la forță de muncă specializată. În schimb, afacerile mici sunt adesea blocate de lipsa expertizei și de teamă. Iar aici intervine rolul unui consultant, care înțelege nu doar tehnologia, ci și afacerea ca întreg. „Digitalizarea companiilor mari a început încă din anii ‘60, când au fost adoptate primele sisteme informatice. Operarea la scară globală ar fi fost imposibilă fără digitalizare, ceea ce a determinat marile companii să adopte rapid tehnologia. Ulterior, acest trend a fost urmat de companiile medii, iar în final, de cele mici. Pe acest raționament, companiile mari sunt mult mai deschise la tehnologie, datorită presiunilor exercitate de complexitatea lor operațională”, a mai explicat Raul Răduca.

Pe de altă parte, angajații din cadrul companiilor mari sunt și ei mai pregătiți pentru a utiliza noile tehnologii, adaugă reprezentantul Afaceri Șnur. „Și în această privință, marile companii au un avantaj clar. Angajații lor sunt mai pregătiți pentru integrarea noilor tehnologii, în principal pentru că aceste companii atrag forță de muncă mai calificată, oferind beneficii mai mari și oportunități de dezvoltare profesională. În schimb, afacerile mici au un dezavantaj semnificativ, deoarece accesul la expertiză tehnologică este mult mai limitat. Acest lucru face ca tranziția către noile tehnologii să fie mai dificilă și mai lentă.”

Motivația din spatele companiei Afaceri Șnur vine din nevoia de a gândi businessul în ansamblu. Raul Răduca și echipa sa au observat o ruptură între soluțiile de marketing și cele operaționale. Agențiile oferă pagini web și campanii, dar nu văd ce se întâmplă în interiorul afacerii. Companiile de software implementează sisteme, dar fără a înțelege nevoile reale ale clientului sau contextul de business. Firma creată de antreprenor încearcă să le unească. „Am creat Afaceri Șnur din dorința de a aborda un business în ansamblul lui. Scopul nostru este să oferim soluții complete, care acoperă tot, de la marketing și strategie de business, până la tehnologie – practic, aplicarea reală a tehnologiei în dezvoltarea unei afaceri. În plus, am vrut să oferim afacerilor mici soluțiile de care au nevoie. Acest lucru nu este posibil când lucrezi cu companii mari, care favorizează specializarea strictă pe un singur domeniu, în locul unei perspective de ansamblu.”

Clienții ideali nu sunt cei care vin dintr-un anumit domeniu, ci cei care vin cu mintea deschisă. Sunt antreprenorii care înțeleg că, indiferent cât de bine au mers lucrurile până acum, mereu este loc de mai bine și sunt dispuși să încerce, afirmă Raul Răduca. „Clienții noștri ideali sunt afacerile mici care își doresc să evolueze și să se reinventeze. Practic, elementul cheie nu este domeniul de activitate, ci deschiderea spre nou și dorința de a adopta soluții mai eficiente.” Raul Răduca crede că viitorul aparține celor care știu să combine inovația cu pragmatismul. Nu e vorba de a fi „în trend”, ci de a construi ceva solid, adaptat realității. Tehnologia nu este un moft, ci un instrument. Iar în mâinile potrivite, poate face diferența între stagnare și creștere.

„În piață există două direcții majore: agențiile care oferă site-uri și marketing, izolate de restul afacerii, și companiile de software care implementează soluții operaționale la cheie, dar fără o viziune de ansamblu. Această separare face imposibilă o abordare sistemică, iar aici intervine Afaceri Șnur. Noi optimizăm digital un business în ansamblul lui, nu pe bucăți, oferind soluții complete care acoperă toate nevoile unei afaceri mici.”

Compania NextUp, recent achiziționată de grupul polonez Symfonia – unul dintre cei mai mari furnizori de soluții software pentru afaceri din Europa Centrală și de Est, are experiență în implementarea soluțiilor digitale prin fonduri europene, iar interesul companiilor din producție și servicii continuă să crească. „Avem un proces simplu de implementare. Documentația pe care trebuie să o dăm ca furnizor este pregătită, știm exact ce trebuie să se întâmple. Sunt 2-3-5 companii pe lună care vin cu dosarele aprobate. Anul acesta sunt circa 30 de companii care implementează cu fonduri europene, cele mai multe din producție și servicii. Producția este pentru noi cea mai profitabilă industrie, tocmai pentru că au fluxuri complexe“, explică Roxana Epure.

În acest context, reprezentanta NextUp este optimistă că România va face pași „uriași” spre digitalizare în următorii doi – trei ani. „Digitalizarea este în continuare în centrul atenției. Sunt optimistă că România nu va face pași mărunți în următorii 2-3 ani, ci salturi, tocmai pentru că suntem în urmă, pentru că există această presiune a Europei, pentru că ne-am apucat de acest proces și trebuie să-l ducem până la capăt într-un fel, probabil, mai bun”, conchide Roxana Epure.