Costin Baicu, CFO DocProcess: RO e-Factura – un proiect ce poate aduce peste 7 miliarde de euro la bugetul de stat

În octombrie 2021, Comisia Europeană a publicat noua ediție a Indicelui economiei și societății digitale (DESI 2021), iar conform analizei, România ocupă locul 27 din cele 27 state membre ale Uniunii Europene în ceea ce privește indicatorii analizați: capitalul uman, conectivitatea, integrarea tehnologiei digitale și serviciile publice digitale. Un aspect interesant și care ne-a atras atenția din perspectiva activității noastre este legat de faptul că întreprinderile locale nu profită pe deplin de tehnologiile digitale, precum schimbul electronic de informații, platformele de comunicare socială, analiza volumelor mari de date și facilitățile oferite de serviciile și aplicațiile utilizate în cloud. Din punctul de vedere al integrării tehnologiei digitale în cadrul activităților companiilor, România se află pe locul 25 din 27. Prin urmare, majoritatea categoriilor analizate în acest indicator sunt sub media UE, inclusiv cel al facturii electronice, conform căruia în România doar 17% dintre întreprinderi utilizau în 2021 acest tip de factură, cu mult sub media UE de 32 %.

În ceea ce privește factura electronică, guvernul României a demarat în martie 2020 proiectul „E-factura – sistem obligatoriu de facturare electronică”, prin care urmărește eficientizarea colectării impozitelor și taxelor, în special îmbunătățirea și consolidarea gradului de colectare a TVA și prevenirea/combaterea evaziunii fiscale. Modelul pe care România l-a analizat a fost cel din Italia, unde factura electronică este utilizată atât în relația Business to Government (B2G), cât și în relația Business to Business (B2B). În raportul DESI 2021 privind Italia, în 2020, 95% dintre companii utilizau factura electronică, o creștere semnificativă prin comparație cu anul 2018 când doar 42% dintre companii utilizau acest tip de factură. Sistemul de facturare electronică, denumit RO E-Factura, este operațional în România începând cu luna noiembrie 2021. Într-o primă etapă, acesta este opțional și are în vedere doar relația B2G, în domeniul achizițiilor publice. Cu toate acestea, în următoarele luni sistemul va fi extins pentru a acoperi și relația B2B, obiectivul fiind ca începând cu anul 2023 sistemul să devină obligatoriu. În ceea ce privește relația B2B, sistemul este prevăzut să fie folosit pentru început în vânzarea produselor cu risc fiscal ridicat și anume pentru acele produse unde există risc de fraudă și evaziune fiscală. Astfel, sunt vizate companiile care comercializează legume, fructe, apă, alcool, haine, încălțăminte, nisip, pietriș și clădiri noi. Într-o primă fază, sistemul B2B pentru produsele respective va fi opțional în perioada 1 aprilie – 30 iunie 2022 și va deveni obligatoriu de la 1 iulie 2022. Cadrul legal al sistemului de facturare electronică este stabilit prin OUG 120/2021 și printr-o serie de mai multe ordine ale Ministerului Finanțelor și ale ANAF, în special prin Ordinul Fiscal 12/2022 care vizează elementele de avut în vedere de către companii pentru relația B2B.

Factura electronică la nivel global

La nivel global, conform unui raport Billentis, piața facturării electronice era estimată în 2019 la 4,3 miliarde de euro și se preconizează că va ajunge la 18 miliarde de euro până în 2025, datorită numărului tot mai mare de guverne din diverse țări care încep să impună acest tip de factură atât pentru domeniul public cât și cel privat. În Franța, unde avem deschis un birou DocProcess din anul 2019, factura electronică este deja obligatorie de la 1 ianuarie 2020 pentru relația B2G. Începând cu 1 iulie 2024, sistemul va cuprinde și relația B2B, astfel că toate companiile trebuie să fie capabile să recepționeze facturi electronice, iar companiile mari vor fi nevoite să și emită facturi electronice. Planul este ca în următorii ani obligațiile de facturare electronică să fie impuse în diverse etape, obiectivul final fiind ca de la 1 ianuarie 2026, factura electronică să fie obligatorie și pentru întreprinderile mici și mijlocii și micro-întreprinderi. Astfel de măsuri au fost necesare deoarece și Franța are o rată scăzută a utilizării facturii electronice. Conform DESI 2021, în anul 2020, factura electronică era utilizată doar de 23% dintre companii, sub media europeană de 32%.

Prin implementarea facturii electronice, România face un pas major în integrarea tehnologiilor digitale în activitățile companiilor și în direcția alinierii la directivele europene în acest domeniu. Totodată, eliminarea facturilor pe hârtie va conduce către economii de aproximativ 35 de milioane de euro pe an pentru sectorul public din România.

Un alt exemplu de țară în care se lucrează intens la impunerea utilizării facturii electronice este și Germania, unde această metodă de facturare este utilizată de doar 17% dintre companii. În Statele Unite ale Americii, Banca Centrală Americană a anunțat în iunie 2021 lansarea unui proiect pilot în anul 2022, ce are în vedere stabilirea unui sistem standard de facturare electronică pentru relația B2B. Australia și Noua Zeelandă au demarat împreună în anul 2018 un proiect cu privire la implementarea facturării electronice. De la acel moment, Australia a lansat o serie de măsuri prin care să stimuleze companiile publice și private să adopte utilizarea facturii electronice, iar de curând a anunțat că toate agențiile guvernamentale vor fi obligate să utilizeze factura electronică începând cu iulie 2022.  În Orientul Mijlociu, Arabia Saudită a început procesul de adoptare a facturii electronice în decembrie 2021, acesta urmând să se desfășoare în două etape. În prima etapă, companiile vor fi obligate să emită și să stocheze facturile electronice prin utilizarea unui sistem compatibil cu autoritatea fiscală locală (ZATCA). În cea de-a doua etapă, programată să debuteze la 1 ianuarie 2023, companiile vor trebui să integreze soluțiile lor de facturare electronică în sistemul ZATCA pentru a putea trimite facturile pentru verificare și validare în acest portal. Totodată, sunt exemple de țări care au implementat un astfel de sistem de mai mulți ani de zile și care astăzi sunt repere de bună practică în domeniu. Una dintre aceste țări este Brazilia, care a adoptat primul model de factură electronică în anul 2008. Acest model era unul de tip clearance, autoritatea fiscală locală fiind cea care trebuia să primească, verifice și aprobe o factură înainte ca un furnizor să o emită către un beneficiar. De-a lungul anilor sistemul a continuat să fie dezvoltat în mod continuu, Brazilia având astăzi cel mai complex și sănătos sistem de facturare electronică.

E-Factura în România și beneficiile aduse de un astfel de sistem

Prin implementarea facturii electronice, România face un pas major în integrarea tehnologiilor digitale în activitățile companiilor și în direcția alinierii la directivele europene în acest domeniu. Totodată, eliminarea facturilor pe hârtie va conduce către economii de aproximativ 35 de milioane de euro pe an pentru sectorul public din România. De asemenea, cel mai important beneficiu adus de implementarea unui astfel de sistem, va fi scăderea deficitului de încasare a TVA. În ultimul raport publicat de Comisia Europeană în 2021 cu privire la deficitul de încasare a TVA în Uniunea Europeană, România se află pe ultimul loc, având înregistrat cel mai mare deficit de încasare a TVA – 34,9% la nivelul anului 2019, în creștere față de 2018 – 32,7%. Acest procent înseamnă pierderea a 7,4 miliarde de euro din contribuțiile TVA necolectate.

În ceea ce privește mediul privat, din experiența noastră, companiile locale încep să se intereseze din ce în ce mai mult de beneficiile conformării la un sistem de facturare electronică. În anii 2020 și 2021 am observat o creștere a solicitărilor în această direcție cu 25%, companiile dorind să fie sprijinite în externalizarea acestui serviciu și adoptarea noilor norme. Ne așteptăm ca odată cu lansarea acestui sistem și cu impunerea obligativității pentru utilizarea facturii electronice, solicitările pentru soluții de acest tip să crească cu cel puțin 80% în 2022. În cadrul companiei am dezvoltat soluții compatibile și conforme cu sistemul național privind facturarea electronică, prin intermediul cărora companiile își pot desfășura activitatea în conformitate cu cerințele acestuia și, de asemenea, au la dispoziție instant metode rapide de validare, aprobare și verificare automată a facturilor. Platforma DocProcess va transmite factura corectă și structurată către sistemul e-Factura, după ce a efectuat verificările de conformitate necesare, a aplicat  reguli de control și a corelat factura cu alte documente solicitate.

În continuare, cel mai mare obstacol în procesul de digitalizare  în România este îngrijorarea că investiția în transformarea digitală nu va fi recuperată. Și totuși, clienții DocProcess, de la mic la mare, se bucură de beneficiile automatizării și recunosc valoarea acesteia.

De asemenea, platforma intermediază relația cu partenerul comercial, permițând notificări în timp real cu privire la starea facturii și trimițând factura conformă și validată (de către e-Factura). Acest lucru  facilitează economiile de timp și de bani, asigurând în același timp  respectarea conformității cu regulile impuse prin RO_CIUS. Conectarea la sistemul național e-Factura, prin intermediul platformei DocProcess, aduce o serie de avantaje: de la posibilitatea de a primi și emite facturi în câteva secunde, în siguranță și în orice format utilizat de partenerii de afaceri (hârtie, PDF, EDI, XML etc.) datorită capabilităților de conectare cu orice sistem ERP care poate exporta sau expune documente electronice în format structurat și alte softuri de contabilitate, și până la reducerea riscului de penalități legate de nerespectarea reglementărilor și asigurarea conformității fiscale prin verificări și calcule avansate. Toate documentele sunt protejate prin măsuri extinse de securitate și un proces de back-up pe niveluri multiple, cu protocoale de transfer sigure. În plus, factura electronică are și o componentă importantă de sustenabilitate, deoarece reduce semnificativ amprenta emisiilor de carbon prin eliminarea utilizării hârtiei și reducerea tăierilor de copaci, dar și prin scăderea cantității combustibilului dedicat expedierii acestor tipuri de documente în format fizic.

În continuare, cel mai mare obstacol în procesul de digitalizare în România este îngrijorarea că investiția în transformarea digitală nu va fi recuperată. Și totuși, clienții DocProcess, de la mic la mare, se bucură de beneficiile automatizării și recunosc valoarea acesteia. Studiul de caz pe care l-am realizat asupra clientului nostru, Cora România, a arătat că retailerul a economisit 150.000 de euro în 18 luni prin migrarea a 93% dintre furnizorii săi în platforma DocProcess care le-a înlesnit posibilitatea de a emite și primi facturi electronice. În afară de suma economisită, trecerea la factura electronică a rezultat în facturi 100% corecte, reducând astfel sarcinile de rutină ale personalului din departamentul financiar, plata mai rapidă către furnizori, acces în timp real la informații despre situația financiară, precum și raportări legale mai precise și un proces mult mai rapid de rambursare a TVA-ului de către autorități. Poate că cel mai important aspect pe care trebuie să îl înțelegem atunci când pornim pe drumul automatizării este că va fi nevoie de o evoluție în înțelegerea și reorganizarea proceselor de business, dar și de capacitatea de a inova în procesele de business. Iar inovația este accesibilă tuturor celor care au know-how, dar și dorința de a schimba și de a construi.