Connections: Tudor, Contabot – asistent virtual pentru contabilitate

Asistentul virtual pentru contabilitate –  contabotul Tudor – a fost conceput pentru a îndeplini sarcinile unui angajat junior într-un departament de contabilitate.

Descrierea inovației:

Tudor a fost conceput pentru a prelua taskurile repetitive ale unui birou de contabilitate. Astfel, specialiștii în contabilitate se vor ocupa de alte activități în timpul câștigat. Concret, Tudor procesează pontajele, generează statele de salarii și le trimite pe e-mail, generează OP-urile pentru taxele și impozitele pe veniturile salariale, generează declarațiile 112, depune/semnează/primește recipise pentru declarațiile fiscale, importă facturile emise de firma de contabilitate în contul firmelor clienților, introduce facturile pe baza informațiilor anterioare din Excel, printează documentele lunare și generează rapoarte la sfârșitul lunii, printre altele.

Construit cu tehnologie UiPath, Tudor ajută contabilii să câștige timp și precizie. „Este colegul ideal, poate munci peste program, nu cere concediu și nici pauză de cafea. Este dornic să învețe lucruri noi, este flexibil și acceptă cu inima deschisă sarcini noi în fișa postului”, îl descriu reprezentanții businessului. În plus, Tudor, este GDPR compliant, nu prezintă niciun risc de securitate sau încălcare a confidențialității datelor și funcționează pe bază de subscripție. MVP (minimum viable product) a fost dezvoltat în șase luni de echipa RPA din Connections, iar investiția a depășit deja 70.000 de euro. Ulterior, Connections a continuat îmbunătățirea produsului pe baza feedbackului primit de la clienții care testau robotul.

Călătoria spre obținerea prototipului a fost modelată folosind metodologia „design thinking”. Tudor poate lucra oricând și nu trebuie să fie supravegheat. Cu ajutorul său eroarea umană este îndepărtată. Inovația este compatibilă cu programe de contabilitate precum SAGA, CIEL, NAVISION sau CHARISMA și poate fi adaptată la nevoile companiilor care vor să-l folosească. Pe lângă cele câteva sute de birouri de contabilitate, compania se adresează și firmelor care au departamente financiar-contabile cu operațiuni de volume mari și în care automatizarea proceselor de afaceri aduce eficiență sporită, precizie și degrevarea de activități de rutină.

Elementul de noutate:

Ideea specializării botsilor nu este, în sine, neaparat nouă. Sunt multe variante de chatbots – roboți capabili să întrețină o conversație – dar până acum nu a fost abordat domeniul activităților financiar-contabile. Un astfel de concept beneficiază, pe de o parte, de reglementările uniforme generate de legea contabilității, ceea ce înlesnește standardizarea proceselor executate de Contabot. Pe de altă parte, modalitățile particulare de operare a acestor procese – specifice birourilor de contabilitate și departamentelor financiare din companii – ridică probleme de armonizare a acestor fluxuri, în așa fel încât execuția pașilor utilizând contabotul să ducă la rezultatele dorite fără a genera perturbări ale variantelor „AS IS”. Această fază de „process engineering” a reprezentat cu adevărat provocarea în construcția prototipului contabot, spun reprezentanții companiei.

Efectele inovației:

Reducerea efortului uman și randamente de peste 100 ore/om lunar pentru un birou de contabilitate cu 3-5 angajați, eliminarea erorilor și rapiditatea în execuție sunt câteva din efectele adopției robotului virtual de contabilitate. În numai câteva zile de la lansarea conceptului „contabot”, peste 50 de firme au fost deja interesate să înceapă integrarea lui în fluxurile de activități interne. Acest răspuns al pieței validează utilitatea sa, precum și nevoia pe care o au companiile de specialitate sau departamentele financiar-contabile pentru un astfel de asistent virtual. Potrivit reprezentanților businessului, Connections oferă posibilitatea companiilor interesate să-l testeze pe Tudor gratuit, timp de o lună.