Care este viitorul gestionării datelor fiscale?

Gestionarea datelor joacă un rol tot mai important în cadrul departamentelor de taxe din companii. Motivul principal este că datele reprezintă în prezent pentru fiscalitate ceea ce inima este pentru corp. Cu alte cuvinte, ele pompează și alimentează fiecare aspect al soluțiilor digitale, fiecare proces fiscal efectuat și fiecare obligație de conformitate îndeplinită. În aceeași idee, dacă inima nu funcționează corect sau chiar se oprește din funcționare, capacitatea de a îndeplini obligațiile corect și în mod credibil este afectată în mod fundamental.

Recent, în timpul unei discuții despre gestionarea informațiilor fiscale necesare, unul dintre clienții noștri a afirmat: „Fiscalitatea se află într-un moment de răscruce în ceea ce privește o criză a informațiilor necesare. Compania noastră se confruntă în prezent cu mari provocări în a identifica informațiile necesare îndeplinirii noilor cerințe de raportare fiscală. În multe cazuri, sistemul ERP (planificarea resurselor întreprinderii) nu poate să genereze aceste informații solicitate”. Probabil, clientul ar fi trebuit să adauge: „De asemenea, informațiile necesare nu se află doar în ERP, ci și în alte sisteme” și astfel, nu toate datele trec prin „inimă”. Acest sentiment l-am întâlnit în cadrul mai multor discuții recente cu clienții noștri. Autoritățile fiscale din diferite țări se îndreaptă rapid către obiectivul de a gestiona contribuabili cu o activitate fiscală transparentă. Astfel, obstacolul principal identificat de clienții noștri nu constă în complexitatea tehnică a spețelor sau dificultatea de raportare a informațiilor, cât în obținerea informațiilor și a datelor necesare raportării, în primul rând. Aceasta este o temă la care ne vom reîntoarce de mai multe ori.

Provocările de a raporta informații cu care se confruntă companiile provin, de exemplu, din cerințele locale de raportare care pot fi recente (precum cerințele SAF-T), din modificările formatelor declarațiilor fiscale utilizate sau în urma cerințelor de raportare de la nivel global, cum ar fi viitoarele cerințe de raportare conform standardelor OCDE BEPS 2.0. Haideți să aruncăm o privire la introducerea procedurii de raportare SAF-T în România: pentru a îndeplini noile cerințe de raportare către ANAF, care solicită agregarea de informații cuprinzătoare și foarte detaliate, companiile trebuie să deruleze procese interne pregătitoare solicitante implicând diverse departamente interne, întrucât informațiile necesare a fi raportate nu sunt strict informații financiare sau fiscale și pot de asemenea fi stocate în alte sisteme decât ERP.

Autoritățile fiscale din diferite țări se îndreaptă rapid către obiectivul de a gestiona contribuabili cu o activitate fiscală transparentă. Astfel, obstacolul principal identificat de clienții noștri nu constă în complexitatea tehnică a spețelor sau dificultatea de raportare a informațiilor, cât în obținerea informațiilor și a datelor necesare raportării, în primul rând.

Odată ce compania identifică datele necesare pentru raportare, trebuie să se asigure că formatul acestora este cel solicitat de către autoritatea fiscală și că sunt raportate în mod corect. Acest lucru implică o imensă utilizare a resurselor umane în cadrul companiei cât și a celor digitale, având în vedere că informațiile se raportează online. În final, tot procesul de raportare trebuie să se desfășoare corect, altfel pot exista riscuri de neconformitate care să fie înregistrate în sistemele autorităților fiscale.

Conformitatea fiscală tradițională, un proces pe cale de dispariție

Pe lângă raportarea SAF-T, există alte provocări pentru departamentele financiare și fiscale în cadrul unei companii, în ceea ce privește gestionarea datelor fiscale și cerintele de transparență fiscală. Spre exemplu, o inspecție fiscală poate fi desfășurată fără ca dumneavoastră să știți. Amintiți-vă de perioada în care autoritățile fiscale alegeau o companie pentru a o audita, trimiteau notificare pentru inspecția fiscală care urma să se desfășoare, ofereau un interval de timp de aproximativ o lună pentru a aduna toate informațiile necesare și apoi programau o primă întâlnire de discuții, înainte de inspecția propriu-zisă. Cred că zilele în care se desfășoară inspecțiile fiscale în acest mod sunt numărate.

Reprezentații fiscali ai autorităților – probabil nu vor mai fi numiți „inspectori”, vor folosi datele pe care le au deja în sisteme pentru a identifica tranzacțiile sau evenimentele cu un profil de risc ridicat și vor analiza acele date pentru a identifica companiile care vor fi supuse unei inspecții fiscale. În plus, odată cu apariția raportării în timp real (ex. E-Factura, case de marcat, chiar și SAF-T într-o anumită măsură) și a altor inițiative similare, autoritățile fiscale pot obține deja informații suplimentare cu privire la anumite tranzacții, fără a fi nevoie să vă contacteze.

Departamentele fiscale eficiente sunt cele care trebuie să fie pregatite să își asume responsabilitatea pentru informații și nu să fie doar utilizatori pasivi a acestora. Dintre toate provocările menționate, aceasta este probabil cea mai importantă în contextul transformării organizaționale necesare în cadrul UNEI COMPANII.

Cu alte cuvinte, inspecția fiscală deja a început, chiar înainte de a fi notificat. Acest lucru este cu atât mai important în cazul României, întrucât, în PNRR se menționează faptul că ANAF are în plan ca pentru perioada 2022-2024 nu doar să crească numărul inspecțiilor fiscale cu 10%, ci și să intensifice verificările documentare la distanță efectuate de către Direcția Antifraudă ca pondere în totalul inspecțiilor fiscale desfășurate. Procentul țintit pentru 2022 este de 30%, urmând ca acesta să atingă 60% în 2025. Mai mult, la finalul anului 2021, ANAF a demarat un proces de recrutare masivă (peste 300 de noi poziții pentru specialiști în statistică, IT, econometrie și analiști de date), lucru care schimbă trendul din ultimii ani (fără noi recrutări din anul 2016 și o scădere constantă a personalului). Conformitatea fiscală tradițională este un proces pe cale de dispariție, care va fi înlocuită de o gestionare proactivă a datelor. Puteți anticipa faptul că, așa cum este cunoscut astăzi, procesul de conformitate fiscală se va schimba. Nu va mai fi un eveniment „post-factum”, ci se va transforma într-o activitate în timp real sau chiar preventivă, dar, pe măsură ce acest proces are loc, va necesita cel mai probabil o nouă gamă de abilități necesare in cadrul companiei pentru a susține aceste noi activități. Ca rezultat, experții în gestionarea datelor, designerii de sisteme și procese și operatorii de date vor prevala ca importanță și vor deveni noii lideri în această profesie. Un produs secundar interesant al acestei transformări este așteptarea ca toate tipurile de taxe și impozite să fie interconectate la un anumit nivel – de exemplu, departamentul de contabilitate va fi mai strâns legat de cel care gestioneaza taxele indirecte, care la rândul lui va avea conexiuni cu contabilitatea statutară și respectiv impozitul pe profit.

Legătura pe care o au toate acestea este reprezentată de administrarea datelor și în mod specific, în particular, de generarea de date și de informații spre a fi utilizate între toate aceste departamente. Departamentele fiscale eficiente sunt cele care trebuie să fie pregătite să își asume responsabilitatea pentru informații și nu să fie doar utilizatori pasivi a acestora. Dintre toate provocările menționate, aceasta este probabil cea mai importantă în contextul transformării organizaționale necesare în cadrul unei companii. Timp de mulți ani, departamentele fiscale au fost utilizatori pasivi ai datelor în cadrul organizațiilor, „generatorii” de date fiind, cel mai adesea, departamentele financiare sau alte echipe în cadrul organizației. Noi sisteme ERP pot fi implementate, fără a implica un reprezentant activ din partea departamentului fiscal. Deloc surprinzător, acest lucru a creat provocări în obținerea informațiilor relevante necesare în cadrul departamentului de taxe și a dus la utilizarea excesivă a foilor de calcul individuale. Astfel, informațiile nu au putut fi reconciliate în cadrul mai multor sisteme de operare și așa au luat naștere procesele de reconciliere lunară, incluzând calcule fiscale detaliate (un lucru foarte evident în prezent, odată cu pregătirea implementării SAF-T în România). Această abordare trebuie schimbată.

Ce este Administrația Fiscală 3.0 și unde suntem raportat la aceasta?

În decembrie 2020, OCDE a lansat „Administrația Fiscală 3.0”, un proiect care are în vedere o nouă viziune a administrării din punct de vedere fiscal, în care procesele fiscale sunt implementate din ce în ce mai mult în sistemele din business, în care impozitarea reflectă cât mai îndeaproape evenimentele impozabile și în care taxele si impozitele sunt elemente care fac parte din viața de zi cu zi și business ca și când ar reprezenta evenimente naturale firești. Mai precis, ceea ce face posibil acest lucru este capacitatea de a putea utiliza în mod relevant datele fiscale. Presupunând că majoritatea companiilor erau deja conforme cu raportările fiscale anterioare, noile cerințe de raportare nu le vor influența baza fiscală și nici nu le vor îmbunătăți măsurile de conformitate, însă vor implica timp și costuri suplimentare de conformitate și transparentă fiscală, în condițiile în care informațiile de raportat sunt foarte detaliate. Chiar și tranzacțiile raportate de terți în timp real ar putea declanșa o inspecție fiscală, verificare de care poate nici nu ați fi informați că are loc. Prin urmare, contribuabilii trebuie să fie pregătiți pentru această nouă normalitate, trebuie să dețină un bun control și o cunoaștere îndeaproape a datelor care sunt raportate în acest nou mod de gestionare și raportare a datelor fiscale și să fie pregatiți să utilizeze soluții tehnologice relevante. Nu în ultimul rând, trebuie să aibă o atitudine proactivă și să încerce să fie mereu cu un pas în fața autorităților fiscale.