„Callmania a acaparat România”. Noul coșmar al angajatului eficient: WhatsAppul, Zoomul, callul, telefonul, mailurile inutile...

„- Știi ce mă frustrează pe mine cel mai mult? Statul în calluri. Callmania a acaparat România” – îmi spunea o prietenă în urmă cu puțin timp. Nu prea înțelegeam, având în vedere natura liberală a meseriei de jurnalist – noi nu organizăm prea des calluri formale, ședințe prin Zoom etc. Acum însă, mă pune tot mai mult pe gânduri avertizarea legată de timpul petrecut folosind telefonul (peste 4 ore pe zi, în urcare).

Și nu vreau să mă laud, dar ca argument pentru ceea ce vreau să spun, social media folosesc doar în scopul promovării revistei sau în weekend. Practic vorbesc atât de mult la telefon că nici nu mai știu când muncesc; nici nu cred că vreau să calculez – și nici să mă plâng – dar mă întreb care sunt soluțiile, în condițiile în care mulți dintre colegi lucrează la distanță, din diferite departamente – acestora li se adaugă colaboratorii noștri externi, cei pe care îi intervievăm etc… Mă „lăudam” ieri unui prieten cu 18 threaduri de WhatsApp (și îi spuneam că două au fost pentru relaxare) – e mult, puțin? Prefer WhatsAppul fiindcă pare că rezolvăm rapid lucruri acolo – dacă aș adăuga câte două minute de apel cel puțin pentru fiecare discuție, aș ajunge la 36 de minute extra (dar apelurile nu au niciodată doar două minute). Și nu timpul efectiv petrecut cu comunicarea mă îngrijorează, ci impactul mesajelor transmise asupra productivității (și creativității în cazul nostru): e greu să gestionezi gândurile parazitare oricum, dar ce faci încărcându-te constant cu informațiile noi transmise atât de ușor acum? Pare că s-a „demonetizat” comunicarea.

Nu suntem freelanceri, însă munca remote ne-a transformat pe toți într-un soi de freelanceri, responsabili de felul în care ne organizăm timpul – dar și de felul în care ne poziționăm față de colegii noștri. Cred că avem nevoie de un soi de „empatie” profesională pentru a înțelege că cel mai bun moment pentru un call nu este neapărat cel pe care îl simți tu sau că o problemă arzătoare pentru tine nu este la fel de arzătoare pentru colegul care rezolvă o altă situație simultan. Dacă adăugăm discuțiilor profesionale și aspectele personale ale agendei tale zilnice, discuțiile nu se mai termină niciodată. Cu ocazia acestor dileme, pentru care nu am încă un răspuns, mi-am amintit de un articol de copertă scris de colega mea, Adelina Mihai, în vremea în care lucra la Ziarul Financiar.

Pe atunci se mergea la birou (era 2016), open space-ul triumfa, iar mulți dintre angajați simțeau că își pierd timpul cu ședințele. Sub titlul „Coșmarul angajatului eficient: ședința”, Adelina observa că sunt multe situații în care managerii din companiile locale sunt nevoiți să ia parte la ședințe inutile, care nu fac decât să îi oblige să stea peste program, ca să recupereze pierderea de vreme din „meetinguri“. Trecem oare printr-o situație similară, dar în conversații digitale – care sunt și mai ușor de organizat și accesat, fiindcă nu presupun nici măcar deplasarea fizică într-un spațiu de ședință?

Articolul de atunci atrăgea atenția asupra pierderilor pe care le pot aduce companiilor ședințele inutile, respectiv scăderi în materie de concentrare, claritate, motivare, devotament profesional al angajaților și productivitate, și oferea și câteva soluții pentru o mai bună organizare a acestor discuții.

Le-am transpus în reguli noi pentru „ședințele”, callurile, WhatsAppurile remote, iar lista poate să continue, dacă aveți și alte propuneri:

1. Asigurați-vă că există obiective clare ale discuției inițiate și o serie de concluzii așteptate – plan de acțiune;

2. Fiți sigur că cel căruia îi trimiteți mesajul/îl sunați este cel care poate rezolva problema;

3. Asigurați-vă că sunteți pregătit cu informații și argumente când vine vorba de soluționarea unei probleme alături de colegi sau de luarea unei decizii;

4. Nu vă abateți de la tema discuției;

5. Fiți clar și concis în exprimare;

6. Evitați, pe cât posibil, „bășcălia”, dar asta nu înseamnă că trebuie să tratați totul cu încrâncenare;

7. Fiți angajat, dar purtați-vă ca un freelancer. Flexibilitatea dvs. nu ar trebui să îngrădească flexibilitatea colegului dvs.

8. Toți colegii au probleme personale – dar și evenimente fericite – sunt colegii de la birou cei mai potriviți pentru a le împărtăși? Vreți să comunicați mai mult cu colegii dvs., reveniți la birou – acolo puteți să fiți mai conectat la activitatea companiei de care aparțineți.

Din articolul din 2016 reieșea că un angajat petrece în medie 6 ore / săptămână în cadrul ședințelor, iar aproximativ 35% din timp este ineficient folosit. Oare care ar fi rezultatele calculului de acum?

P.S.: În timp ce am scris acest articol (o oră) am răspuns la un apel de 7 minute, am ignorat trei mesaje pe WhatsApp, am forwardat un mesaj legat de o urgență, mi-a rămas în cap o întrebare care m-a bântuit pe parcursul scrierii întregului text.  ■

Ioana Matei este editor Business Magazin