Arhivă electronică direct corelată cu platforma Lagermax

Pentru a fluidiza și controla mai bine fluxul de documente în cadrul firmei de logistică și din dorința de a economisi hârtie, în cadrul Lagermax s-a conturat ideea unei arhive electronice, corelată direct cu platforma Lagermax de TMS și WMS.

ELEMENTUL DE NOUTATE:
Arhiva electronică, corelată direct cu platforma Lagermax. Orice document intră în companie este acum etichetat cu un cod de bare, iar prin scanarea acestuia, cei din departamentul IT au reușit să „lege” documentul de lotul de marfă sau cursa în urma căreia a fost generat.

EFECTELE INOVAȚIEI:

Timpul alocat de coordonatorii de trafic pentru facturare, transmiterea dovezilor de livrare, copierea documentelor a scăzut cu mai bine de 50%.  „Impactul asupra cantității de hârtie folosită este extraordinar; dacă înainte foloseam lunar 75 de topuri de hârtie lunar doar în filiala din Arad, care a fost pilot pentru proiectul de scanare a documentelor, acum folosim 40 de topuri de hârtie lunar”, spune Rareș Măcinică, director general al Lagermax România.

Tot el spune că impactul asupra cantității de hârtie folosită putea să fie mult mai mare, dar din pricina birocrației și a cerințelor instituțiilor financiare de control, sunt foarte multe documente pe care firma este încă obligată să le păstreze și să le transmită clienților din România pe suport de hârtie. Ca impact financiar, în filiala Lagermax Arad, costul cu hârtia a scăzut de la 800 de lei plus TVA la 420 de lei plus TVA, nefiind luate în calcul costul cu alte consumabile implicate în proces (copiatoare, toner).

DESCRIEREA INOVAȚIEI:

Rareș Măcinică spune că una din cele mai importante preocupări în lumea businessului, la nivel global, este inovarea. Într-o lume în continuă schimbare, într-o acută nevoie de a folosi resursele existente cât mai eficient, inovarea este obligatorie. „În cadrul Lagermax AED România suntem cu toții conștienți de aceste aspecte, iar mediul de lucru și ierarhia simplificată în cadrul companiei dau posibilitatea oricărui angajat să-și facă auzite ideile, pentru a le pune în practică împreună cu colegii.”
În opinia șefului Lagermax România, inovațiile se nasc în urma anumitor nevoi, iar în cazul firmei de logistică, nevoile identificate au fost de a fluidiza și controla mai bine fluxul de documente în cadrul companiei și dorința de a economisi hârtie. Discutând cu toți cei implicati în munca de zi cu zi, s-a conturat ideea unei arhive electronice, dar noutatea a constat în faptul că aceasta a fost gândită în așa fel încât să fie corelată direct cu platforma Lagermax de TMS și WMS.

„Avem astfel posibilitatea acum de a accesa informații și documente într-un timp mult mai scurt, de a oferi clienților și partenerilor acces direct la documentele de care au nevoie despre transporturile efectuate pentru aceștia.”
Odată cristalizată ideea, lucrurile au decurs foarte rapid, povestește Rareș Măcinică: prima foaie a fost scanată la o lună după decizie. Peste încă o lună, departamentul IT împreună cu cei care folosesc platforma TMS au pus la punct detaliile și procedurile pentru ca orice document să fie salvat corect și exact acolo unde trebuie.

Singura investiție necesară a fost achiziția unui scanner, care a costat 600 de euro. „Dacă luăm în considerare doar economiile cu hârtia, acest scanner va fi amortizat în aproximativ jumătate de an. Desigur, nu putem calcula exact costul și profitul în urma acestei inovații, dar așa cum spunea Napoleon Hill, «O idee bună nu are un preț fix».”