Adevărul despre „multitasking”. Poate un angajat să facă mai multe lucruri bine în același timp sau nu?

„Multitaskingul este, în opinia mea, un mit. Nu poți cu adevărat să te afli în același timp în același loc, oferind de nota 10 livrabilele diferite mereu”, spune tranșant Lavinia Țânculescu, într-un interviu  Business MAGAZIN. Ea este doctor în psihologie, membru al Asociației de Psihologie Industrială și Organizațională, tutore pentru cursul de diagnoză organizațională, consultant organizațional, lector universitar și psihanalist de formare analitică. Din punctul de vedere al specialistului, posibilitatea de a face mai multe lucruri bine simultan este un mit, lucru demonstrat chiar științific. „Nu este posibil ca creierul uman să genereze mai multe tipuri de acțiuni în același timp cu același grad de eficiență. Poți să le faci, dar le faci pe toate prost sau mediocru. Din motivul acesta este esențial să acorzi timpul și spațiul necesare fiecărei acțiuni în parte”, subliniază ea.

În rândul activităților Laviniei Țânculescu se numără și lucrul cu  angajați din organizații mari în procese de coaching și spune că unul dintre lucrurile pe care le-a observat în lucrul cu manageri, cu șefi de echipă, dar și cu angajați care nu au managementul echipei în responsabilitate este că majoritatea oamenilor nu înțeleg ce înseamnă prioritizarea și nu știu cum să își organizeze ziua. „Eu am fost contestată de câteva ori că sunt împotrivă – fiind și cadru universitar – ca studenții să mănânce în timpul orei; asta nu pentru că ar fi o chestiune de politețe sau de bun simț, ci pentru că organismul lor investește atenție în actul digestiei și nu atenție la ore, la informația schimbată”, subliniază specialistul.
Prin urmare, nici mâncatul în fața laptopului, pe care mulți dintre angajații companiilor constrânși de un volum de muncă din ce în ce mai mare îl adoptă, nu este prielnic angajatului, dar nici organizației în care acesta lucrează. „Dacă vrei să le faci pe amândouă greșit sau într-un mod nepotrivit, poți să le faci.” Totuși, Lavinia Țânculescu, care se autodeclară susținătoarea  timpului și spațiului alocate exclusiv unei sarcini, subliniază: „Garantez că dacă cineva dedică în mod special timp unei sarcini și nu se mai gândește în altă parte, aceeași sarcină iese și mai repede, și mai bine decât dacă ai fi făcut două-trei-patru-cinci-șase lucruri în același timp”.
Specialistul mai amintește că în mod istoric, din vremuri preistorice, femeile au fost mai predispuse la a face multitasking: trebuia să aibă în același timp grijă de copii, de curățenia în casă, de mâncare, iar bărbații aveau un singur scop: să vâneze, să aducă hrana acasă.  „Ei sunt mai degrabă unitasking și istoric vorbind.” Chiar dacă s-au mai schimbat lucrurile și tehnologia ajută, subliniază ea, „creierul uman nu s-a schimbat prea mult de la omul cavernelor până la omul acesta contemporan, se diferențiază cu până la 1% din perspectivă genetică”.
Și totuși, ce să facem ca să ne concentrăm 100% pe ceea ce facem?
„În primul rând trebuie să ai o conștiință a prezentului, a acestui a fi acolo, concept despre care se vorbește acum sub denumirea de mindfulness: a fi aici cu minimum de efort.” Iar când colegii de open space ne întrerup din sarcinile pe care ne concentrăm în acele momente, un refuz politicos este ideal într-o astfel de situație: „Îi poți spune unui coleg: Nu pot, vin în 5 minute – fiecare înțelege că un alt coleg poate fi ocupat; pe de altă parte, evident că și abuzul de o astfel de scuză nu este cel mai potrivit lucru”. Ea le sugerează angajaților să își planifice ziua de lucru într-un mod realist. „Ce spun întotdeauna, mai ales angajaților cu care derulez programe de coaching, este să își planifice maximum 5 ore și jumătate de muncă – 6 ore în agenda zilnică, nu 8 ore.” Ea citează un studiu realizat la nivel mondial din care ar reieși că angajații lucrează efectiv, în medie, 2 ore și 15 minute: „Nu este bine pentru angajator, dar acesta este și un rezultat al faptului că angajații sunt obosiți, nu se pot concentra – când spun efectiv, nu mă refer la momentele de reîntoarcere la sarcina respectivă, ci la munca efectivă – dincolo de faptul că s-ar putea ca în anumite geografii să se lucreze mai puțin”. 
Sfatul principal legat de organizarea timpului este o programare realistă a agendei zilnice: „Dacă vrei să fii eficient cu adevărat, fă-ți programul astfel încât să nu ai mai mult de două sarcini majore pe zi, două proiecte importante la care lucrezi – să nu îți faci planificarea de la oră la oră, să îți lași anumite intervale de timp libere pentru că nu se știe niciodată ce poate interveni – inclusiv faptul că s-ar putea să ai un blocaj, să nu poți să te concentrezi”. Astfel, specialistul sugerează o organizare a întâlnirilor cu cel puțin 15-20 minute pauză între ele, astfel încât să poți măcar să respiri. „Câteodată și ieșirea din cadru, schimbarea perspectivei ajută; atenția unui adult se defocalizează după 40 de minute, ceea ce înseamnă că ar trebui să te ridici, să faci câțiva pași, să te întorci ca să fii eficientă pentru următoarea sarcină.”
De cele mai multe ori, subliniază Țânculescu, pauza de cafea, pauza de țigară, pauza în general este de dorit: „Când spun pauză, mă refer la uz, nu la abuz, pentru că sunt mulți angajatori care se plâng de faptul că există angajați care mai mult stau pe afară decât sunt la birou”.
Tânculescu oferă și exemplul unei cunoștințe care lucra într-o mare companie de consultanță și audit, în care în sezonul ocupat angajații lucrau foarte mult și erau deseori obosiți, dar care nu renunțau niciodată la pauza de prânz: „În mod absolut ritualic aș putea spune și demn de urmat, se ridica la ora 12 de la birou și se întorcea la ora 13. Își ținea întotdeauna pauza de masă. Era una dintre cele mai eficiente angajate, nu avea timpi morți, dar avea această decență în raportarea la sarcini. Este esențial să te raportezi în mod productiv la sarcini, dar ești absolut inconștient să te raportezi în mod abuziv la sarcini”.
Oamenii care au un grad ridicat de conștiință de sine și care iau pauze sau pleacă de la birou atunci când nu se simt bine sunt oamenii bine conectați cu propriul corp și poate și cei mai eficienți. Pe de altă parte, există însă și acele persoane care și abuzează de aceste opțiuni, precum și de anumite beneficii pe care un angajator le pune la dispoziție. „Există într-adevăr și angajați toxici care fac abuz de o serie de beneficii puse în sprijinul lor – multe companii le pun la dispoziția angajaților tot felul de jocuri – sau spații de recreere – pentru recreere de câteva minute, nu de ore în șir.” Acestea însă pot genera efectul opus, o recreere de câteva ore într-un spațiu de relaxare dintr-un birou modern va îngreuna munca angajatului: „Dacă te recreezi în felul acesta timp de o oră, două, trei, nu vei mai reuși să intrii sau vei reintra foarte greu în starea de om al muncii”.
Din acest motiv, ea spune că are o abordare considerată poate neconvențională de unii specialiști din domeniul resurselor umane referitoare la toate mijloacele de relaxare noi puse la dispoziția angajaților de către angajatori: „Întrebam: ce caută hamacele la voi în birou? Hamacul te conduce înspre o stare de plăcere totală a copilului mic care este ținut în brațe. Cui i-ar mai fi ușor să se ridice de acolo? Nu ți-e ușor, te ridici, ești mai degrabă obosit fiindcă îți ieși din ritm. Aceasta consumă energie foarte mare”.
Consideră că este puțin probabil ca un astfel de angajat să fie în continuare productiv, conștient: „Noi vrem angajați conștienți, care își gestionează propria muncă. Putem să folosim metafora balerinei halterofile: ori e balerină, ori e o persoană care ridică haltere”.
Pe de altă parte, angajatorii consideră că ar avea angajați mai relaxați dacă le-ar delimita mai bine atribuțiile: „Un angajat ar fi mai liniștit, mai calm, dacă ar avea sarcini clare de muncă – momente de feedback mai dese, interacțiuni constructive și punctuale, nu ședințe interminabile, de 3-4 ore, de câte 15 participanți, unde nimeni nu mai știe cine participă și toată lumea are în față un laptop și fenomenul acesta al inerției se întâmplă de față cu toți participanții”. Chiar dacă  noi avem sentimentul că suntem productivi fiindcă stăm în ședințe de dimineața până seara, de fapt nu este așa. „A abuza de un anumit tip de interacțiune, cum ar fi ședința, te face să fii neproductiv”.
De asemenea, consideră că pentru a avea angajați mai liniștiți angajatorii trebuie să le ofere posibilitatea să își modeleze sarcinile postului de muncă, să nu aibă același tip de sarcină – acesta fiind de altfel unul dintre motivele prin care se poate ajunge la burnout. „Burnoutul are trei dimensiuni: epuizare psihică, cinism, ineficiență profesională, nu mai este vorba doar despre un anumit nivel de stres – toate acestea conduc la manageri care nu își mai pregătesc angajații, colegi care sunt răi unii cu alții. Pentru că în situația asta suntem – și mulți dintre ei nici nu realizează că trebuie să spună stop sau să ceară un ajutor .”
Ce să facă angajații pentru o viață mai bună la birou? Lavinia Țânculescu răspunde cât se poate de direct: „Să se adapteze sau să plece. A te adapta înseamnă foarte mult înseamnă să fii capabil să îți creezi sau să aderi la o serie de mecanisme de gestiune a factorilor stresori din jur”, concluzionează ea.

Lavinia Țânculescu este doctor în psihologie, membru al Asociației de Psihologie Industrială și Organizațională, tutore pentru cursul de diagnoză organizațională, consultant organizațional, lector universitar și psihanalist de formare analitică.