Opinie Mihai Bandraburu, Centrul tău de consultanță: Primul pas spre stabilizarea personalului: orientarea pe funcție

70% din noii angajați își părăsesc jobul pe termen scurt și mediu din cauza slabei adaptări la locul de muncă. Unele statistici vorbesc chiar de un nivel mai înalt: 80% dintre noii angajați. Adaptarea la locul de muncă se realizează fie accidental – omul reușește să se integreze singur în noul mediu profesional, fie organizat – atunci când compania / instituția dezvoltă programe structurate de aclimatizare și integrare a noilor angajați. Acest proces este numit „orientare pe funcție“ (job orientation).

O vorbă populară românească spune că „este bine să fii orientat în viață!“. Deși nu se referă la același lucru, din punct de vedere organizațional este bine să fii „orientat“, adică să fi parcurs un astfel de program de adaptare și integrare organizat de firmă. Programele de orientare pe funcție sunt personalizate pe specificul poziției din companie, se derulează pe o perioadă de cel puțin o lună de zile, înglobează discuția despre sarcinile din fișa de post și abordează global întreaga structură organizatorică a companiei în care a intrat noul angajat. Acestea mai sunt denumite, în termeni organizaționali, și programe de inducție.

Din păcate, în unele companii românești programele de orientare pe funcție lipsesc. Situații în care angajatul nou venit este trimis la treabă fără ca nimeni să-i prezinte compania, structura interioară a firmei, colegii, birourile, facilitățile efective ale clădirii sau ce are de făcut, sunt larg răspândite. Mai există și varianta în care șeful îi dă sarcină unui angajat să ocupe de noul venit, „să-i mai zică câte ceva“.

Ce face angajatul în această situație?! Fie învață și se adaptează foarte repede, fie se descurajează și pleacă. Sau înțelege parțial și greșit tot ce are de făcut, iar mai târziu, patronul descoperă cu stupoare că angajatul a făcut exact invers față de ce trebuia să facă, sau că nu a avut nicio reacție.
Un program de orientare pe funcție trebuie să dureze minimum o lună; ideal însă, ar trebui să se deruleze pe toată perioada de probă.

În România, perioada de probă durează trei luni, dar în vest perioada de probă ajunge și la șase luni. Cred că abia după șase luni de probă, după ce angajatul a trecut prin tot felul de situații, poți vedea dacă mergi mai departe cu el, sau poate el înțelege că nu i se potrivește noul job și pleacă, scutindu-vă de alte neplăceri pe viitor. Codul muncii nu obligă angajatorii să realizeze aceste tipuri de programe, însă beneficiile lor depășesc cu mult efortul de a le construi.

Un program de orientare pe funcție conține elemente precum: informații despre istoricul, viziunea și misiunea companiei; structura organizatorică și ierarhică a companiei; standardele și cerințele de calitate cerute de firmă; proceduri de lucru; prezentarea noului angajat tuturor colegilor; cunoașterea departamentelor și a funcțiilor fiecărui departament – tururi de familiarizare; explicarea cerințelor legate de fișa postului; informații despre cum se face evaluarea performanței; prezentarea normelor de grup, introducere în cultura organizațională; limitele de competență; norme de securitate a muncii și PSI; familiarizarea cu documente / politici / regulamente interne. Programul este complex și trebuie construit în mod minuțios: pe zile, ore, sarcini, responsabili, rezultate măsurabile.

La derularea programului de orientare pe funcție își aduc aportul toate structurile companiei care, fiecare în dreptul ei, informează și pregătesc noul coleg. Responsabilă de întreaga derulare a programului este o singură persoană de obicei este un angajat cu experiență, cu abilități de formare profesională. Acesta devine mentorul noului venit și este principala călăuză a acestuia pe toată perioada de orientare pe funcție.

Un program de orientare de orientare pe funcție se finalizează întotdeauna cu o evaluare a modului în care s-a derulat acest program, prilej cu care se verifică dacă angajatul are întrebări, neclarități privitor la etapele pe care le parcurs. Dacă evaluarea este pozitivă și nu mai sunt chestiuni de completat sau clarificat, programul de orientare pe funcție se consideră a fi încheiat.

Existența unui program de orientare pe funcție reduce la minimum riscurile ca un angajat să plece de la locul de muncă abia ocupat sau să facă greșeli din slaba cunoaștere a regulilor și normelor companiei. Mai mult, un angajat care se simte bine primit în companie este un angajat care va performa.