Cele mai inovatoare companii din România: Robotul dezvoltat de KPMG România care poate să îți calculeze salariul

Descrierea inovației:
Soluția este dezvoltată utilizând tehnologia RPA – Robotic Process Automation – și a fost implementată intern de echipa de Payroll Outsourcing a KPMG România începând cu 2018. Consultanții de la KPMG au configurat robotul pentru fiecare dintre clienții de payroll outsourcing, conform specificului procesului de calculul al fiecărui client. În prima etapă, pe baza tipului de fișiere utilizate și a regulilor de verificare a datelor stabilite împreună cu clientul, robotul verifică automat aspecte critice, precum acuratețea și completitudinea datelor sau reconcilierea cu perioadele anterioare (previne înregistrările duble). Situațiile ce fac excepție de la regulile definite în configurarea robotului sunt extrase separat și puse la dispoziția unui consultant pentru procesare manuală. Ulterior validării datelor, robotul efectuează prelucrările necesare și importul datelor în sistemele relevante utilizate de către clienții și consultanții KPMG. După efectuarea calculului salarial, robotul poate asista consultantul în validarea rapidă a corectitudinii calculului și a rapoartelor standard, conform regulilor de validare pe care consultantul le-a definit în configurarea acestuia. De asemenea, robotul pregătește rapoartele specifice fiecărui client, ce nu pot fi automatizate prin intermediul sistemelor software utilizate. Pentru utilizarea HR Virtual Assistant 1.0 în automatizarea procesului salarial pentru o companie nouă este necesară particularizarea modului de funcționare a robotului prin intermediul unui fișier de configurare ce este gestionat de specialistul de salarizare. Pentru aceasta, specialistul de salarizare are nevoie doar de cunoștințe cu privire la procesul de salarizare ce se dorește a fi automatizat și de cunoștințe de utilizare a MS Excel. Rularea roboțelului și interacțiunea specialistului de salarizare cu acesta este ușor de înțeles și ușor de adaptat în cadrul oricărei arhitecturi de sisteme informatice. Echipa de proiect a reunit specialiști din echipele de Payroll Outsourcing (Monica Pascu și Ana-Maria Hoborici), Digital Force (Mari-Alexandru Coman și Tiberiu Faliboga) și Continuous Improvement (Cristian Utale) din cadrul KPMG, sub coordonarea Mădălinei Racovițan, partner, head of People Services.

Elementul de noutate:
Noutatea soluției este dată de exactitatea și viteza de procesare în domeniul inteligent payroll. Robotul interacționează cu sistemele software de HR și salarizare sau cu sistemele contabile în mod autonom și cu o viteză remarcabilă. De asemenea, dat fiind că procesul de verificare a datelor și de pregătire a rapoartelor specifice este acum automatizat, consultanții de la KPMG se pot concentra pe aspecte mai complexe și activități care aduc mai multă valoare clienților noștri.

Efectele inovației:
Ca urmare a utilizării HR Virtual Assistant 1.0, timpul petrecut de către consultanții de la KPMG în activități de procesare și verificare a datelor s-a redus semnificativ, oferindu-le acestora posibilitatea de a oferi mai mult timp și atenție cerințelor mai complexe primite de la clienți, oferind mai multă consultanță și venind în preîntâmpinarea nevoilor clienților KPMG. Pentru clienți mari sau cu procese complexe, activitățile de procesare/verificare manuală a datelor și de pregătire a rapoartelor specifice solicitau inițial implicarea full-time în fiecare lună a mai multor consultanți ai KPMG. Acum, activități care înainte de implementarea HR Virtual Assistant 1.0 se derulau timp de 8 până la 10 ore acum se derulează în 5-10 minute. Pe de altă parte, procese de calculul care înainte necesitau implicarea a 3-4 consultanți pentru 4-5 zile în fiecare lună sunt acum gestionate de doar 1-2 consultanți în maximum 2 zile. Notabil este că numărul erorilor s-a redus semnificativ, iar consultanții se pot concentra pe analize calitative ale datelor și identificarea de soluții noi la cerințele clienților.