Angajații care își ascund secretele AI. De ce nu vor să le arate șefilor cum reușesc să lucreze mai repede?

Un medic în vârstă de 31 de ani, care folosește inteligența artificială de mai multe ori pe zi la serviciu, și-a construit propriul model de prompturi pentru DoximityGPT, instrumentul AI compatibil cu cerințele HIPAA și aprobat de organizația în care lucrează. Modelul, spune el, „produce rezultate uimitor de bune”.

Colegii săi folosesc aceeași aplicație, dar nu obțin rezultate la fel de bune. I-au spus chiar că întâmpină dificultăți, iar medicul este convins că șablonul creat de el i-ar putea ajuta. Cu toate acestea, nu l-a împărtășit, scrie o analiză amplă publicată de Harvard Business Review. 

Situația nu este una izolată. Se repetă în organizații din întreaga lume, pe măsură ce angajații descoperă individual metode prin care ChatGPT și alte instrumente AI pot reduce radical timpul necesar anumitor activități.

Un studiu global realizat de KPMG și University of Melbourne, la care au participat peste 48.000 de persoane, arată că 57% dintre angajați recunosc că își ascund utilizarea inteligenței artificiale la serviciu.  Însă folosirea pe ascuns a tehnologiei este doar o parte a problemei. Mai important este ceea ce oamenii fac și învață în particular: secvențele de prompturi pe care le perfecționează, combinațiile de instrumente pe care le testează și procesele de lucru pe care reușesc să le transforme.

Păstrarea cunoștințelor pentru sine a existat întotdeauna în companii. Cercetările privind „tăcerea organizațională” au analizat pe larg motivele pentru care angajații nu comunică informații, preocupări sau idei. Până acum însă, cea mai mare parte a cercetării s-a concentrat pe ascunderea problemelor: vești proaste, riscuri operaționale sau dileme etice.

Inteligența artificială aduce un fenomen diferit: ascunderea soluțiilor.

Atunci când un proces creat de un singur angajat poate reduce o sarcină de la trei ore la 20 de minute, iar metoda poate fi ascunsă cu ușurință, tăcerea capătă consecințe economice pe care companiile nu le-au mai întâlnit în aceeași formă.

Productivitatea nu se mai răspândește automat în organizație

În trecut, creșterile de productivitate erau încorporate în sisteme comune, procese standardizate și instrumente oficiale. Dacă o companie introducea un program informatic mai eficient sau modifica un proces, îmbunătățirea se putea răspândi structural în întreaga organizație.

În cazul inteligenței artificiale, multe dintre cele mai valoroase câștiguri provin din experimentele individuale. Un angajat descoperă o succesiune de prompturi care generează în câteva minute un material aproape pregătit pentru client. Altul construiește o soluție care elimină un blocaj pe care procesul oficial nu a reușit încă să-l rezolve.

Aceste cunoștințe sunt ușor de transferat și de perfecționat, dar sunt la fel de ușor de păstrat pentru sine.

Majoritatea companiilor au răspuns fenomenului denumit „shadow AI” prin reguli suplimentare, liste cu instrumente aprobate și monitorizarea utilizării. Sunt măsuri rezonabile, însă s-ar putea să vizeze doar o parte a problemei.

Cercetarea prezentată de Harvard Business Review sugerează că unul dintre motivele mai puțin vizibile pentru care angajații își ascund cunoștințele despre AI este încrederea în organizație. Mai exact, oamenii se întreabă ce se va întâmpla cu postul, volumul de muncă și statutul lor profesional dacă le permit managerilor să vadă cât de eficient lucrează cu ajutorul tehnologiei.

Atunci când nu au încredere în conducere, angajații păstrează informațiile pentru ei, își consumă energia protejându-se și participă mai puțin la procesele prin care experiența individuală devine o capabilitate colectivă.

AI amplifică miza acestei dinamici. Angajații spun că își ascund utilizarea tehnologiei pentru a-și păstra avantajul față de colegi, pentru că se tem că productivitatea suplimentară va însemna mai multă muncă sau pentru că se gândesc că postul lor ar putea fi eliminat după ce metoda este documentată. Alții se tem că încalcă politica organizației sau nu vor ca abilitățile lor profesionale să fie puse sub semnul întrebării.

Un studiu realizat de Anthropic arată că 69% dintre profesioniști au menționat existența unui stigmat social asociat folosirii AI la serviciu. În același timp, instrumente precum Claude Code și Codex le permit angajaților să construiască independent soluții tot mai valoroase.

În aceste condiții, întrebarea pentru conducerea unei companii nu mai este doar dacă angajații folosesc AI. Întrebarea mai importantă este dacă aceștia se simt suficient de în siguranță și suficient de motivați pentru a împărtăși ceea ce au descoperit.

Când experimentarea este tratată ca o încălcare a regulilor

Ascunderea cunoștințelor despre AI persistă și pentru că organizațiile confundă două tipuri diferite de eșec.

Amy Edmondson, profesor la Harvard Business School, face distincția între abaterea culpabilă — situația în care oamenii ignoră regulile sau recurg la scurtături care afectează organizația — și experimentarea exploratorie, în care oamenii testează limitele cunoașterii și produc inclusiv eșecuri din care organizația poate învăța.

Atunci când companiile confundă experimentarea cu abaterea disciplinară, ele sancționează tocmai comportamentul pe care ar trebui să-l încurajeze.

Angajații folosesc deja AI pentru a testa sarcini noi, pentru a îmbunătăți prompturi și pentru a construi procese adaptate propriilor nevoi, indiferent dacă organizația are sau nu o politică formală ori o listă de instrumente aprobate. Decizia de a păstra sau nu rezultatele pentru sine depinde în mare măsură de încrederea pe care o au în companie.

Un studiu Stanford Digital Economy Lab, care a analizat 51 de implementări de AI în companii, a constatat că 77% dintre cele mai dificile probleme întâmpinate în procesul de adopție nu aveau legătură cu tehnologia propriu-zisă. Printre obstacolele identificate se afla și dificultatea de a câștiga încrederea echipelor sceptice.

Angajații cu cea mai redusă încredere ascund de aproape patru ori mai frecvent ceea ce știu

Pentru a înțelege legătura dintre încredere și utilizarea ascunsă a AI, autorii cercetării au chestionat 604 angajați din Statele Unite. Toți declaraseră că folosesc inteligența artificială la serviciu zilnic sau de mai multe ori pe zi. Cercetătorii au discutat, de asemenea, cu profesioniști aflați la niveluri diferite, de la analiști până la directori executivi.

Aproape unul din trei respondenți, respectiv 30,3%, a spus că a ascuns intenționat de colegi sau de angajator cunoștințe, procese ori tehnici legate de AI. Procentul este mai redus decât cel rezultat din studiul KPMG–University of Melbourne, dar reprezintă în continuare o minoritate semnificativă.

În același timp, angajații înțeleg beneficiul colectiv al împărtășirii acestor informații. Aproape patru din cinci au fost de acord că distribuirea cunoștințelor despre AI ar îmbunătăți activitatea zilnică a echipei, i-ar ajuta pe colegi să rezolve probleme și ar crește productivitatea.

Unul dintre cei mai puternici predictori ai ascunderii cunoștințelor a fost nivelul de încredere în organizație. Angajații situați în sfertul inferior al clasamentului privind încrederea aveau o probabilitate de aproape patru ori mai mare să fi ascuns informații despre AI decât cei din sfertul superior: 47%, comparativ cu 14%.

O diferență asemănătoare a fost observată în cazul siguranței psihologice: 45% față de 17%.

Nesiguranța locului de muncă și caracterul competitiv al companiei au contat, de asemenea. Totuși, încrederea în organizație a rămas un indicator puternic chiar și după ce cercetătorii au luat în calcul acești factori, alături de percepția asupra corectitudinii, capacitatea de inovare a companiei, vârsta, genul, industria, poziția, vechimea și existența unei politici oficiale privind AI.

Cu alte cuvinte, teama de concediere și concurența internă explică o parte a fenomenului, însă încrederea explică ceva ce acestea nu pot surprinde.

Relația dintre încredere și ascunderea cunoștințelor s-a diminuat considerabil după introducerea în analiză a siguranței psihologice. O posibilă explicație este că încrederea reduce secretomania deoarece creează un mediu în care oamenii se simt în siguranță să vorbească despre modul în care lucrează, să experimenteze în mod deschis și să discute despre AI fără teama că vor fi judecați sau sancționați.

Încrederea a contat și mai mult în organizațiile care le ofereau angajaților acces la un set comun de instrumente aprobate. În aceste companii, angajații care aveau încredere în organizație erau mult mai puțin predispuși să-și ascundă metodele.

Interpretarea autorilor este că încrederea creează disponibilitatea de a împărtăși, iar instrumentele comune creează posibilitatea practică. Angajații au puține motive să consume timp documentând procese, prompturi și tehnici pe care colegii lor nu le pot accesa sau utiliza.

Totuși, simpla existență a unei politici AI sau oferirea unor instrumente aprobate nu a putut prezice dacă angajații își vor ascunde cunoștințele. Infrastructura formală nu este suficientă pentru a rezolva problema.

„Nu am încredere în șeful meu și trebuie să-mi păstrez avantajul”

Răspunsurile deschise primite în cadrul cercetării arată cât de puternic este instinctul de autoprotecție.

„Nu am încredere în șeful meu și trebuie să-mi păstrez avantajul”, a scris unul dintre participanți.

Altul și-a descris conducerea drept una care „face spume la gură încercând să găsească modalități de a folosi AI pentru a-i concedia pe toți”. Respondentul a spus că refuză să împărtășească ceea ce știe deoarece nu vrea să le ofere superiorilor muniție împotriva angajaților.

O meta-analiză a 104 studii, care a acoperit aproximativ 31.800 de angajați, confirmă modelul general observat de cercetători. Siguranța psihologică este asociată puternic cu un nivel mai redus al ascunderii cunoștințelor. În schimb, conducerea abuzivă, tratamentul incorect și nesiguranța locului de muncă se numără printre cei mai puternici factori care îi determină pe oameni să păstreze informațiile pentru ei.

Studiile despre stresul tehnologic arată, de asemenea, că presiunea asociată tehnologiei sporește tendința de a ascunde cunoștințe. Efectul este mai redus în echipele conduse de manageri care le oferă sprijin angajaților și mai puternic în culturile organizaționale foarte competitive.

Cele trei motive pentru care angajații păstrează tăcerea

Interviurile realizate de autori sugerează că angajații fac un calcul rațional al costurilor pe care le-ar presupune dezvăluirea propriilor metode de lucru cu AI.

Primul cost este reputațional. O consultantă aflată la începutul carierei a spus că și colegii săi foloseau AI în același mod, dar evitau să vorbească despre asta deoarece se temeau că vor părea mai puțin competenți.

Într-o companie de consultanță în sănătate, o analistă a povestit cazul unei colege care descoperise o funcție utilă de luare a notițelor cu AI și o prezentase echipei. Un membru cu mai multă experiență a discreditat însă rezultatul pentru că fusese realizat de „un computer”.

Mesajul primit de angajați este contradictoriu: compania declară că își dorește inovare cu AI, dar normele locale sancționează utilizarea vizibilă a tehnologiei.

Al doilea cost este volumul de muncă. În multe organizații, câștigurile de eficiență nu sunt tratate ca un beneficiu care poate fi reinvestit într-o muncă mai bună, ci drept capacitate liberă care trebuie ocupată imediat.

Un consultant de management a explicat direct această teamă: „Dacă automatizez sarcinile A și B, nu mă vor lăsa pur și simplu să mă concentrez asupra sarcinii C. Mă vor pune să fac și D, E și F.”

Când munca mai rapidă este recompensată cu mai multă muncă, nu cu activități mai bune sau cu un beneficiu pentru angajat, oamenii au un motiv rațional să-și păstreze cele mai eficiente metode pentru ei.

Al treilea cost este riscul de a deveni ușor de înlocuit. Sistemele AI pentru companii pot înregistra prompturile, procesele și modelele de comunicare, construind o hartă detaliată a modului în care lucrează un angajat. Ulterior, metoda poate fi transferată altei persoane sau automatizată complet.

Matthew Call, profesor la facultatea de business a Texas A&M University, observa într-un articol publicat de The Wall Street Journal că informațiile acumulate anterior în ani de experiență pot fi acum extrase, stocate și transferate unui înlocuitor. Recomandarea sa pentru angajați era să folosească instrumente AI personale pentru activitățile cele mai valoroase, astfel încât ceea ce învață să rămână cu ei când părăsesc organizația.

Când ascunderea informațiilor față de propriul angajator devine o strategie profesională prudentă, compania a pierdut deja lupta pentru încredere.

În spatele tuturor acestor preocupări se află aceeași întrebare: „Ce mi se va întâmpla dacă las organizația să vadă cum lucrez?”

Ce pot face managerii

Concluzia cercetării este incomodă pentru conducerea companiilor. Temerile angajaților nu sunt iraționale sau exagerate. Ele se bazează pe felul în care organizațiile au tratat, de-a lungul timpului, creșterile de productivitate obținute de salariați.

Dacă managerii își doresc transparență, trebuie să propună în mod credibil un acord diferit: ceea ce împărtășesc angajații trebuie să le consolideze poziția, nu să o submineze.

Sursă: traducere și adaptare pentru publicare după articolul „Why Employees Aren’t Transparent About Their AI Usage”, semnat de Eric Anicich și Jeslyn Brouwers și publicat de Harvard Business Review a 10 iunie 2026. Datele globale citate provin din studiul realizat de KPMG și University of Melbourne pe un eșantion de peste 48.000 de persoane din 47 de țări.